13

Megaguía: Macros y VBA

A grandes rasgos, VBA es un lenguaje de programación orientado a objetos con el que puedes crear automatizaciones de tareas.

vba

Se trata de una versión de Visual Basic, instalada por defecto en las aplicaciones de Office y que permite programar objetos para modificar su aspecto y las acciones que pueden realizar con ellos.

La diferencia más notable entre VBA y VB es que con VB es posible crear aplicaciones ejecutables y VBA solamente se puede utilizar dentro del entorno de Office.

¿Qué es una macro?

Se puede definir como un bloque de instrucciones ejecutable y que se almacena en un módulo. Al ejecutar una macro, se interpretan las líneas de código que contiene y se desencadenan las acciones escritas.

Puedes utilizar una macro para acelerar las tareas frecuentes con Excel y ampliar su utilidad, creando, por ejemplo, nuevas funciones para resolver cálculos que de otra forma sería imposible realizar.

Existen tres formas de crear una macro:

  • Con la grabadora de macros.
  • Con el editor de VBA.
  • Con una combinación de las anteriores.

La forma más rápida de crear una macro es utilizar la grabadora, ya que no es necesario saber VBA.

Lo que hace la grabadora de macros es guardar todas y cada una de las acciones que vas realizando. Estas acciones se graban paso a paso hasta que se detiene la grabación. Mientras vas realizando acciones, la grabadora las convierte en lenguaje VBA.

grabadora-de-macros

El uso de la grabadora de macros es muy sencillo para crear macros fáciles, pero cuando quieres crear algo más complejo, tienes que utilizar el lenguaje de programación.

Programación orientada a objetos

Más arriba he hablado de este concepto pero, ¿sabes qué significa?

Un libro de Excel está lleno de objetos que se organizan mediante una jerarquía. La programación orientada a objetos se basa en la modificación de las propiedades y los métodos de estos objetos para que realicen las acciones que quieras.

En el mundo real, un objeto es algo tangible, como puede ser un coche o un gato y se identifica porque tiene propiedades y métodos. Se considera que las propiedades son las características y los métodos son las acciones que puede realizar. En un coche, una propiedad sería el color y un método sería la posibilidad de girar el volante hacia la izquierda.

Excel cuenta con más de 200 objetos. Cada elemento de Excel es un objeto. Un libro (Workbook), una hoja (Worksheet), un gráfico (Chart) o una tabla dinámica (PivotTable) son algunos ejemplos de objetos dentro del modelo de Excel.

Muchos de los objetos se agrupan en colecciones. En el caso del objeto coche, una colección representaría todos los coches del mundo. En cuanto a Excel, la colección Workbooks haría referencia a todos los libros de Excel abiertos.

Como te digo, los objetos del modelo de Excel están organizados por jerarquías, que significa que unos objetos pueden contener a otros objetos.

El ejemplo más descriptivo para que entiendas este concepto es el siguiente:

Cuando abres el programa Excel, en realidad estás abriendo el objeto Application y al mismo tiempo estás abriendo un libro en blanco representado por el objeto Workbook. Este libro contiene una hoja activa, representado por el objeto Worksheet, que a su vez contiene un conjunto de celdas, representado por el objeto Range.

ejemplo-jerarquia-vba-excel

Gracias a esta organización puedes hacer referencia a cualquiera de los objetos siguiendo la posición jerárquica que ocupa dentro del modelo de objetos.

Por ejemplo, para hacer referencia al libro “Ventas anuales.xlsx” habría que hacerlo de la siguiente forma:

Application.Workbooks (“Ventas anuales.xlsx”)

Si quisieras seleccionar la celda B2 de la hoja “Totales” del libro “Ventas anuales.xlsx”, tendrías que hacerlo siguiendo toda la jerarquía:

Application.Workbooks(“Ventas anuales.xlsx”). _
Worksheets(“Totales”).Range(“B2”).Select

La instrucción anterior se puede simplificar en la mayoría de los casos omitiendo el objeto Application. Esto es posible porque la instrucción está creada dentro de Excel (Application).

Workbooks(“Ventas anuales.xlsx”). _
Worksheets(“Totales”).Range(“B2”).Select

Como ves, si el objeto de mayor rango es el objeto activo, puedes omitirlo de la referencia. Si tienes activo el libro “Ventas anuales.xlsx”, podrías seleccionar la celda B2 de la siguiente forma:

Worksheets(“Totales”).Range(“B2”).Select

Bajando un poco más por la jerarquía, si la hoja activa fuese “Totales”, podrías seleccionar la celda B2 así:

Range(“B2”).Select

Como he dicho antes, todos los objetos del mismo tipo forman una colección. Las colecciones permiten trabajar con un grupo de objetos como si de un solo objeto se tratara. Normalmente, el nombre de una colección es el objeto en plural de los objetos que contiene.

Por ejemplo, Worksheets es el nombre de la colección que reúne todos los objetos Worksheet.

colecciones1

Debes entender que una colección es siempre dinámica, ya que se pueden agregar o eliminar objetos, como en el caso de las hojas de un libro.

Para hacer referencia a un objeto dentro de una colección, puedes utilizar los siguientes métodos:

Coleccion!Objeto
Coleccion![Objeto]
Coleccion(“Objeto”)
Coleccion(var)
Coleccion(index)

Var es una variable del tipo String que contiene el nombre del objeto. Index es el número de la posición que ocupa el objeto dentro de la colección.

Propiedades, métodos y eventos de los objetos de Excel

Al principio comenté que la programación orientada a objetos se basaba en la modificación de las propiedades y métodos de los objetos.

objetos-propiedades-metodos

Las propiedades son las características propias del objeto, que hace que se distinga de otros objetos (nombre, tamaño, color, ubicación en la pantalla…)

Por ejemplo, propiedades del objeto Range pueden ser Name (nombre), Value (valor) y Column (columna), entre muchos otros.

El uso de las diferentes propiedades te permitirá modificar las características del objeto. Por ejemplo, puedes utilizar la propiedad Value para modificar el valor que se muestra en una celda. También es posible utilizar las propiedades para modificar el aspecto de un objeto. Por ejemplo, la propiedad Borders permite cambiar el borde de la celda.

Algunas propiedades pueden ser a su vez objetos. Por ejemplo, si quieres cambiarle el tipo de fuente al objeto Range debes utilizar la propiedad Font. Como las fuentes tienen diferentes nombres, tamaños o estilos, existen otras propiedades que califican a la propiedad Font.

Por ejemplo, si quieres cambiarle el tamaño de fuente a la celda B2, debes escribir lo siguiente:

Range(“B2”).Font.Size = 25

Por su parte, se denominan métodos a las acciones que puedes hacer con un objeto. Se puede decir que son órdenes que se le dan a los objetos para que haga algo sobre sí mismo. De esta forma, el objeto Range tiene los métodos Activate (activar) y Clear (borrar), entre muchos otros.

La implementación de un método en el objeto es muy sencilla. Esta es la sintaxis:

Objeto.Método

De esta forma, si quieres seleccionar la celda B2 de la hoja activa, tendrías que utilizar la siguiente instrucción:

Range(“A2”).Select

Este es un ejemplo sencillo. Algunos otros métodos admiten argumentos, que son parámetros que permiten especificar mejor las opciones de la acción que debe realizar el objeto. Por ejemplo, si quieres guardar el libro actual con el nombre “Ventas 2016” tienes que utilizar la siguiente instrucción:

ThisWorkbook.SaveAs Filename:=”Ventas 2016.xlsm”

Además de las propiedades y los métodos, algunos de los objetos también pueden reaccionar ante eventos.

Un evento se da cuando sucede una determinada situación. Por ejemplo, abrir un libro, imprimir o cerrar una ventana son eventos.

Con VBA es posible programar acciones cuando se produce un evento.

Imagina que cada vez que abras un libro, quieres que aparezca un mensaje de bienvenida. Para ello se debe trabajar dentro del evento Open del objeto Workbook de la siguiente manera:

Private Sub Workbook_Open()
MsgBox “¡Bienvenido!”
End Sub

Aunque esto es algo complejo de entender, con un poco de práctica conseguirás dominarlo.

La ficha Desarrollador

¿No encuentras la ficha Desarrollador en la cinta de opciones? Eso es porque al instalar Excel, se encuentra oculta. Obviamente debes mostrarla antes de comenzar a trabajar con ella.

Para mostrar la ficha te recomiendo que hagas clic con el botón derecho en cualquier parte de la cinta de opciones y selecciones Personalizar la cinta de opciones. A continuación activa la casilla de verificación correspondiente en la parte de la derecha del cuadro de diálogo.

En la ficha Desarrollador (o Programador, según la versión de Excel que utilices) se encuentran los comandos que utilizarás para gestionar los complementos y los controles.

08-ficha-desarrollador

Si vas a programar macros te recomiendo que la tengas siempre visible en la pantalla.

Formato de archivo para macros

La potencia que tienen las macros y el lenguaje VBA en general, hacen que un Libro de Excel sea la puerta perfecta para que nuestros equipos se infecten con virus.

Microsoft tomó medidas hace ya varios años para prevenir este uso indebido de Excel, creando un formato de archivo especial para guardar los libros que contienen macros. Además, incluyó varios niveles de seguridad.

La extensión .xlsm fue la elegida para designar a los archivos con macros. En las versiones anteriores a Excel 2007 era imperceptible a menos que tuvieras habilitados los niveles de seguridad que respectan a las macros.

libro-con-macros

Ahora, con sólo comprobar la extensión del libro podrás determinar si contiene alguna macro y así decidir si quieres abrirlo o no, en función de la confianza que te genere.

Siempre que abras un libro que contenga VBA, se mostrará de forma predeterminada y debajo de la cinta de opciones un mensaje en el que se indica que se han deshabilitado las macros.

Hace unos años se pusieron de moda los virus dentro de macros. Estos virus se aprovechaban de archivos aparentemente inofensivos para hacer varios tipos de ataque.

Para poder trabajar con archivos que contienen macros, debes configurar las restricciones de seguridad de Excel desde el Centro de Confianza. Para ver qué configuración tiene Excel en el momento, pulsa en el botón Seguridad de macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Desarrollador.

El editor de VBA

El editor de Visual Basic for Applications es el lugar donde se desarrollan, prueban y modifican las macros. Se ejecuta en una ventana diferente a la de Excel y se accede a ella de estas tres formas:

  • Haciendo clic en el botón Visual Basic de la ficha Desarrollador.
  • Cuando ya existe la macro, pulsando el botón Modificar del cuadro de diálogo Macros, que aparece al pulsar el botón Macros de la ficha Desarrollador.
  • Pulsando Alt + F11.

editor-vba

La ventana del editor muestra todo lo necesario para comenzar a crear una macro.

  • La barra de menús: Desde aquí se accede a la mayoría de funciones de VBE para desarrollar, comprobar y guardar las macros.
  • La barra de herramientas estándar: Contiene los botones con los comandos más utilizados.
  • La barra de herramientas de Edición: Aquí se encuentran los comandos más útiles cuando se está escribiendo el código.
  • El explorador de proyectos: Se muestra un árbol con todos los archivos que se encuentran abiertos, que contienen los componentes de los proyectos.
  • Ventana de código: Es la que se emplea para escribir todo el código VBA. Cada elemento de un proyecto tiene asignada su propia ventana de código.
  • La ventana propiedades: permite cambiar las propiedades del objeto seleccionado, mientras estás en Modo Diseño.
  • La ventana Inmediato: Permite probar una instrucción estando en Modo Diseño. No se muestra por defecto pero puedes visualizarla pulsando Ctrl + G.
  • La ventana Locales: Permite comprobar el valor de una variable en cualquier momento de la ejecución de la macro. Para mostrar esta ventana, debes pulsar el botón Ventana Locales del menú Ver.
  • La ventana Inspección: Permite agregar objetos para ver el valor actual de una variable cuando estás en Modo Interrupción. Para mostrarla, pulsa el botón correspondiente del menú Ver.
  • El Examinador de objetos: Es de gran ayuda para encontrar los objetos, sus propiedades y métodos asociados. Para mostrarlo pulsa F2.

Como en la mayoría de aplicaciones, puedes modificar a tu gusto  todos los elementos de la ventana del editor. Puedes hacer estas modificaciones pulsando en el botón Opciones del menú Herramientas.

Es posible modificar los siguientes aspectos:

  • La tipografía de cada tipo de instrucción (palabras clave, instrucciones, comentarios…).
  • La introducción del código.
  • El acople de las ventanas.
  • La gestión de errores.

Artículos relacionados:

Los procedimientos en VBA

Como te mostré antes, la ventana del Explorador de Proyectos muestra todos los objetos que pueden contener código VBA (los objetos Hojas, ThisWorkbook, Módulos, Userforms). Dentro de estos objetos se ubican los procedimientos. En Excel existen tres tipos de procedimiento:

  • Sub
  • Function
  • Property

procedimientos

De forma predeterminada, los procedimientos son públicos (Public), en todos los módulos. Esto significa que se los puede llamar desde cualquier parte del proyecto.

Si estableces el procedimiento como Private, sólo podrá ser llamado desde otros procedimientos que se encuentren en el mismo módulo.

El procedimiento Sub

Se puede decir que un procedimiento Sub es un conjunto de instrucciones que realizan una serie de acciones específicas.

Hay dos tipos de procedimientos Sub:

  • Procedimientos generales: Son los que se declaran dentro de un módulo.
  • Procedimientos de evento: Se ejecuta automáticamente cuando se produce una determinada situación o contexto.

Todos los procedimientos Sub comienzan con la palabra Sub seguida del nombre que le quieras dar, y finalizan con la instrucción End Sub.

La instrucción Sub también puede ir precedida de otras palabras que determinan el ámbito, y puede contener una lista de argumentos para que el procedimiento pueda usarlos de manera interna.

Artículos relacionados

 

El procedimiento Function

Ya sabes que Excel cuenta con muchas funciones de hoja predefinidas como SUMA, BUSCARV o SUMAR.SI. Pero a veces es necesario realizar cálculos más complejos para los que no existe una función.

Gracias a los procedimientos Function, puedes crear nuevas funciones, ampliando así las que ya existen. Al igual que los procedimientos Sub, los Function también admiten argumentos que permiten realizar los cálculos más eficazmente.

Como diferencia de los procedimientos Sub, los procedimientos Function pueden devolver un valor o resultado, por eso, al declarar la función, es necesario especificar qué tipo de variable será el valor que va a devolver el procedimiento.

El procedimiento Property

Este tipo de procedimiento se utiliza para crear y personalizar las propiedades de los objetos de Excel. Se declaran automáticamente como públicos aunque es posible hacerlo como privados.

Variables, constantes y otros datos interesantes

Variables

En muchas ocasiones necesitarás guardar datos de forma temporal para utilizarlos más adelante en otros cálculos. Por ejemplo, puedes almacenar los valores de venta de un producto cada mes para luego utilizarlo para hallar el total anual.

En general, una variable es una pequeña región de la memoria que se utiliza para guardar valores o información que luego se usará en la ejecución del programa.

Toda la información que se maneja necesita utilizar la memoria RAM del ordenador, por eso es una buena práctica reservar un lugar para guardar una variable antes de utilizarla. Esto se conoce como declaración de la variable y, aunque no es totalmente necesario, te ayudará a entender mejor el código una vez escrito.

Puedes declarar una variable de dos formas diferentes:

  • Forma implícita: La variable se declara en el momento en el que se va a utilizar. Se hace mediante la asignación de un valor al nombre.
X = 13
Mes3 = “Marzo”
Total_anual = 32000
  • Forma explícita: Es necesario definir previamente el nombre de la variable antes de utilizarla.
    Para declarar una variable de esta forma debes escribir la palabra Dim seguida del nombre de la variable. Dim Empleado.

Existe una forma de obligarte a declarar las variables y es introducir la instrucción Option Explicit al comienzo del módulo, fuera de cualquier procedimiento. Esto hará que cada vez que VBA encuentre una variable sin declarar, te informe de que debes declararla antes de utilizarla.

Artículos relacionados

 

Constantes

Las constantes, como lo indica su nombre, son valores que nunca cambian, que mantienen su valor durante toda la ejecución de la macro. Normalmente se utilizan para almacenar valores difíciles de recordar y que representan constantes (por ejemplo, la velocidad de la luz, que son 299 792 458 m/s, o el número pi, que es 3.1415926535897932384626433832795028841971…)

Declarar una constante se hace de la misma forma que lo harías con una variable.

Operadores

Una operación simple puede ser 4+5=9. En esta expresión, el 4 y el 5 son los operandos y el signo + el operador. Este es el ejemplo más simple que se me ocurre. Se utilizan para modificar un valor o para crear uno nuevo.

VBA cuenta con varios tipos de operadores:

  • Aritméticos: Son utilizados para hacer operaciones matemáticas, como sumar, restar, multiplicar o dividir.
  • De comparación: Se utilizan para comparar expresiones devolviendo VERDADERO o FALSO.
  • Lógicos: Con estos operadores es posible evaluar varias expresiones a la vez, devolviendo VERDADERO o FALSO.

Arrays

Un array, llamado también arreglo, es una estructura que almacena varios datos del mismo tipo ordenados de forma lineal, bajo el mismo nombre.

Un array se caracteriza por:

  • Almacena los datos en posiciones de memoria contigua.
  • Tiene un solo nombre de variable que representa a varios elementos. Los elementos se diferencian mediante un número de índice.
  • Es posible acceder a cualquier elemento del array a través de su índice.

Según su dimensión o su tamaño un array puede ser:

  • De una dimensión. También llamados vectores. Los datos se guardan de forma lineal.
  • De dos dimensiones. También llamados matrices. Disponen los datos en forma de tabla.
  • Multidimensional. Son los que tienen 3 o más índices.
  • Estáticos. Mantienen siempre el mismo número de elementos. Se utiliza cuando se sabe de antemano el númro exacto de elementos que va a contener.
  • Dinámicos. Su tamaño puede cambiar en cualquier momento.

Funciones integradas de VBA

Las funciones son uno de los elementos básicos de la programación. Además de las funciones de hoja que proporciona Excel, es posible crear funciones gracias a los procedimientos Function. Además, VBA tiene funciones integradas que puedes utilizar dentro de los procedimientos.

La función InputBox

Es una función que permite interactuar con el usuario solicitándole información mientras se ejecuta una macro. Esto se hace mediante un cuadro de diálogo.

cuadro inputbox

Esta función devuelve los datos introducidos en forma de cadena de caracteres cuando el usuario pulsa el botón Aceptar o la tecla Intro. Si pulsa el botón Cancelar o cierra el cuadro desde la X devuelve una cadena de longitud cero (“”).

La función MsgBox

Es la función más utilizada en VBA. Se emplea para obtener una respuesta simple como o No  del usuario y para mostrar mensajes breves como errores y algún dato relevante para la ejecución de la macro.

La función MsgBox hace dos cosas: Muestra un cuadro de diálogo para darle información al usuario y devuelve un valor del tipo Integer dependiendo del botón pulsado. Si quieres conocer el botón que se ha pulsado debes guardar el valor generado en una variable.

Las funciones de conversión de tipo

Ya sabes que las variables pueden almacenar diferentes tipos de datos. El tipo de datos determina la naturaleza de los valores que toma la variable.

Algunas veces puede que necesites utilizar estos tipos de datos de forma diferente al tipo de dato predeterminado. Para esto se utilizan las funciones de conversión de tipo.

Ten en cuenta que no todos los tipos de datos pueden convertirse a cualquier otro formato. Cuando utilizas una función de conversión de tipo, ésta devuelve el valor del dato convertido pero no cambia el valor almacenado.

Estas son las funciones de conversión:

  • Cbool: Convierte un número en un valor boolean.
  • Cbyte: Convierte un número en byte.
  • Ccur: Convierte un número en moneda.
  • Cdate: Convierte un número en fecha.
  • Cdbl: Convierte un número a double.
  • Cdec: Convierte un número a Decimal.
  • Cint: Convierte un número a Integer.
  • CLng: Convierte un número a un entero largo.
  • Csng: Convierte un número a Single.
  • CStr: Convierte una variable de cualquier tipo a una de tipo String.
  • Cvar: Convierte cualquier variable a una de tipo Variant.
  • Val: Convierte una cadena de texto en un número.

Las funciones de comprobación

Este tipo de funciones ayudan al usuario a comprobar el tipo de dato que contiene una expresión o variable. Estas son las funciones de comprobación:

  • IsDate: Comprueba si una expresión se puede convertir en una fecha.
  • IsNumeric: Comprueba si una expresión contiene un valor que se pueda interpretar como un número.
  • IsNull: Comprueba si una expresión contiene un valor nulo.
  • IsEmpty: Comprueba si una expresión contiene algún valor o todavía no se han iniciado.
  • IsObject: Comprueba si una variable representa una variable de tipo Object.

Las funciones matemáticas

VBA también cuenta con funciones matemáticas propias para realizar operaciones matemáticas y que se pueden emplear en los procedimientos. Casi todas ellas coinciden con alguna de las funciones de hoja. Te muestro algunas de ellas:

  • Abs: Devuelve el valor absoluto de un número.
  • Int: Devuelve la parte entera de un número decimal.
  • Rnd: Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
  • Sqr: Devuelve la raíz cuadrada de una expresión numérica.

Las funciones de cadena

VBA también te ofrece muchas funciones que te permitirán trabajar con variables de cadena. Estas son algunas de las variables de cadena más utilizadas:

  • Asc: Devuelve un número enero de 0  255 que representa el valor ASCII de un carácter.
  • Chr: Es la función inversa de Asc. Devuelve el carácter correspondiente al código ASCII introducido.
  • Len: Devuelve el número de caracteres de una cadena.
  • Left: Devuelve un número de caracteres determinado desde la parte izquierda de la cadena.
  • Right: Devuelve un número de caracteres determinado desde la parte derecha de la cadena.
  • Mid: Devuelve los n caracteres de una cadena especificada, situados a partir de una determinada posición.
  • Ltrim: Elimina los espacios iniciales de una cadena.
  • Rtrim: Elimina los espacios finales de una cadena.
  • Trim: Quita los espacios iniciales y finales de una cadena.
  • Ucase: Convierte los caracteres de la cadena en letras mayúsculas.
  • Lcase: Convierte los caracteres de la caden en letras minúsculas.
  • InStr: Devuelve la posición de una subcadena dentro de una cadena.
  • Replace: Sustituye una cadena por otra.

Las funciones de fecha y hora

Con VBA también puedes realizar operaciones relacionadas con fechas y horas. Estas son las funciones más utilizadas:

  • Date: Devuelve la fecha actual del equipo.
  • Now: Devuelve la fecha y la hora actuales del equipo.
  • Time: Devuelve la hora actual del equipo.
  • DateDiff: Devuelve la diferencia entre dos fechas.

Estructuras de programación

Las estructuras de programación te permiten controlar el flujo de la ejecución de la macro, desviándolo según acciones del usuario o repitiendo ciertas instrucciones. Estas estructuras existen en todos los lenguajes de programación y funcionan casi de la misma forma.

Las estructuras condicionales

Este tipo de estructuras se utilizan para tomar decisiones. En ellas se evalúa una expresión y, dependiendo del resultado obtenido, se realizan diferentes acciones. Es posible evaluar expresiones tanto numéricas como de texto.

Las estructuras condicionales o de decisión son las siguientes:

  • If – Then
  • If – Then – Else
  • IIf
  • Select Case

La estructura If – Then

if-then-excel

En muchas ocasiones necesitarás que se ejecuten una o varias instrucciones sólo si se cumple una condición. Si la condición no se cumple, el flujo del código continúa normalmente. Este es el contexto perfecto para utilizar la instrucción If – Then. Su sintaxis es la siguiente:

If condición Then
Instrucciones
End If
  • Condición: Suele ser una comparación, pero puede ser cualquier expresión numérica que dé como resultado un valor de tipo numérico. VBA interpreta este valor como Verdadero o Falso. Cualquier número diferente a 0 lo considera Verdadero. Los valores 0 o null, los considera Falso.
  • Instrucciones: El conjunto de órdenes a realizar.

Cuando VBA encuentra una instrucción If – Then, evalúa si la expresión lógica es Verdadera (True) o Falsa (False). En caso afirmativo, ejecuta las instrucciones que se encuentran detrás de Then. En caso contrario, no hace nada y continúa ejecutando las instrucciones encuentra en la siguiente línea detrás de End If.

La estructura If – Then – Else

La estructura anterior es un poco limitada. Sólo ejecuta código cuando se cumple la condición.

if-then-else-excel

Normalmente necesitarás ejecutar unas instrucciones si se cumple la condición y otras si no se cumple. Para hacer esto, VBA cuenta con la estructura If – Then – Else. Observa la sintaxis:

If condición Then
Unas instrucciones
Else
Otras instrucciones
End If

Esta estructura permite que el flujo de ejecución se bifurque por dos caminos distintos según si la condición se cumple o no. Si la condición es True, se ejecutan una serie de instrucciones. Si es False, se ejecutan otras distintas desde la instrucción Else hasta End If.

La estructura If – Then – ElseIf

Esta estructura es una variación de If – Then – Else, que se utiliza cuando es necesario evaluar más de una condición. Observa la sintaxis:

If condición_1 Then
Instrucción_1
Instrucción_2
……
ElseIf condición_2 Then
Instrucción_3
Instrucción_4
……
ElseIf condición_3 Then
Instrucción_5
Instrucción_6
……
……
Else
Instrucción_7
Instrucción_8
……
End If

En este tipo de estructura, se examina en primer lugar la condición_1. Si se evalúa como True, se ejecuta el bloque de instrucciones correspondiente. Si por el contrario, la condición es falsa, se evalúa la condición_2. Si es verdadera, se ejecuta el bloque siguiente,  y así sucesivamente. Si ninguna de las condiciones de cumple, se ejecutará el código que encuentra entre Else y End If.

Estructuras If – Then anidadas

Como has visto, es posible introducir una instrucción If – Then dentro de otra. A esto se le llama “anidación” y se da frecuentemente cuando necesitas construir decisiones con alternativas, cuando unas condiciones se basan en otras.

Select Case

Cuando tienes muchas condiciones para evaluar, puede resultar complicado utilizar instrucciones If anidadas. Por eso VBA te ofrece la estructura Select Case como alternativa.

Con esta estructura se evalúa una condición que puede dar como resultado un número indeterminado de valores, y realizar acciones según este resultado. Observa la sintaxis:

Select Case expresión
Case Valor1
Instrucción_1
Instrucción_2
……
Case Valor2
Instrucción_1
Instrucción_2
……
Case Valor3
Instrucción_1
Instrucción_2
……
……
Case Else
Instrucción_1
Instrucción_2
……
End Select

Select Case evalúa una única condición al principio de la estructura. A continuación compara el resultado con los valores de cada Case de la estructura y, si coincide, ejecuta las instrucciones asociadas a ese Case.

La estructura With – End With

La mayoría de los objetos  cuentan con muchas propiedades. A veces es necesario modificar varias propiedades sobre un mismo objeto, por lo que se debería repetir el nombre del objeto tantas veces como propiedades se vayan a modificar.

Para evitar repetir muchas veces el mismo objeto se utiliza la estructura With – End With. El objeto se nombra una sola vez pero se pueden modificar las propiedades que sean necesarias.. Su sintaxis es la siguiente:

With objeto
[instrucciones]
End With

Observa el siguiente ejemplo. En él te muestro cómo poner una fila entera en negrita, con una fuente Comic Sans de color verde y con tamaño 14:

Sub ejemplo_with()
With Range(“1:1”).Font
.Bold = True
.Name = “Comic Sans MS”
.Size = 14
.ColorIndex = 4
End With
End Sub

Las estructuras de bucle

Gracias a este tipo de estructura es posible repetir uno o varios bloques de código, un número de veces determinado por una condición. Mientras se siga cumpliendo esta condición, el bloque se seguirá ejecutando.

Un ejemplo típico se da cuando un usuario intenta acceder a un archivo con su contraseña. Si la contraseña coincide con la que la aplicación tiene guardada en su base de datos, el bucle terminará, permitiéndole el acceso. En caso contrario, se le pedirá la contraseña una y otra vez hasta que introduzca el dato correcto.

Entre las estructuras de bucle se pueden encontrar:

  • For – Next
  • For Each – Next
  • Do – Loop

For – Next

Se utiliza cuando es necesario repetir un bloque de código un número determinado de veces que ya se sabe de antemano. Esta estructura utiliza una variable llamada contador que incrementa o reduce su valor en cada repetición del bucle. Su sintaxis es la siguiente:

For contador = inicio To final [Step incremento]
Bloque de instrucciones
Next

 

  • Contador: es la variable que se utiliza para contar las “pasadas” que hace el bucle y debe ser de tipo numérico. Esta variable aumenta o disminuye de forma constante.
  • Inicio: es el valor numérico desde el que el bucle comienza a contar.
  • Final: es el valor numérico hasta el que el contador debe llegar.
  • Incremento: Opcional. Se trata de una expresión numérica positiva o negativa. Si es positiva, inicio deberá ser menor o igual que final. Si es negativa, inicio tendrá que ser mayor o igual que final. Si omites este parámetro, VBA incrementará la variable de 1 en 1.
  • Bloque de instrucciones: son las instrucciones que se ejecutarán repetidamente.
  • Next: es la palabra clave que indica a VBA dónde finaliza el bucle. Cuando el flujo de ejecución llega a esta línea regresa a la linea donde se encuentra For.

For Each – Next

Este tipo de bucle es exclusivo de Excel y te permite recorrer todos los elementos de una colección o matriz. Observa la sintaxis:

For Each elemento In grupo
[Instrucciones]
[Exit For]
[Instrucciones]
Next [elemento]

 

  • Elemento: es la variable que se utiliza para recorrer la colección o la matriz. Si es una colección, esta variable puede ser de objeto o tipo Variant. Si se trata de una matriz, sólo podrá ser Variant.
  • Grupo: es el nombre del conjunto de objetos o la matriz.
  • Instrucciones: representa el grupo de instrucciones para realizar.
  • Next: indica el final del bucle.

Cómo salir de las estructuras For – Next y For Each – Next

Algunas veces no es necesario ejecutar todas las repeticiones del bucle que tenías previstas en un principio. Para esta operación existe una instrucción muy útil: Exit For.

En el siguiente ejemplo te muestro el uso práctico de Exit For. Se trata del ejemplo que he puesto más arriba sobre la introducción de la contraseña para acceder al archivo:

Sub ejemplo_For_Next_Exit()
Dim contrasenia As String
Dim i As Integer
For i = 1 To 5
contrasenia = InputBox(“Ingrese contraseña”)
If contrasenia = “123” Then
mensaje = 1
Exit For
Else
mensaje = 2
End If
Next
If mensaje = 1 Then
MsgBox “Bienvenido al sistema”
Else
MsgBox “Ha olvidado su contraseña, “ & _
“comuníquese con el administrador”, _
vbOKOnly + vbCritical
End If
End Sub

Las estructuras Do – Loop

Las estructuras For – Next son perfectas cuando se sabe de antemano el número de veces que se debe ejecutar un código. Pero ¿qué ocurre cuando no hay un número concreto?.

Los bucles Do – Loop cubren esta necesidad ya que permiten ejecutar un bloque de código de forma indefinida hasta que se cumple una condición. Este tipo de bucle hace posible evaluar la condición al principio o al final de la estructura. También puedes especificar si el bucle se repite mientras (While) la condición se siga cumpliendo o hasta (Until) que la condición se cumpla. Así que, según esto, existen dos tipos de bucle Do – Loop:

  • Do – Loop While: Se ejecuta mientras la condición se cumpla.
  • Do – Loop Until: Se ejecuta hasta que se cumpla la condición.

En los dos tipos de bucle, primero se ejecutan las instrucciones y luego se evalúa la condición.

 

También es posible hacer que primero se evalúe la condición y, si se cumple, se ejecute el código mientras se cumpla o hasta que lo haga.

  • Do While – Loop: Se ejecuta mientras la condición se cumpla.
  • Do Until – Loop: Se ejecuta hasta que se cumple la condición.

Ejemplos con el bucle Do – Loop While y Until (primero se hace la comprobación y luego se ejecutan las instrucciones).

Al igual que con los bucles For, también es posible salir antes de tiempo de un bucle Do – Loop. Para ello está la instrucción Exit Do.

Cuando VBA encuentra la instrucción Exit Do, el flujo de ejecución del código pasa directamente a la siguiente instrucción tras el bucle.

Los objetos de Excel

Como te expliqué al principio de la guía, VBA es un lenguaje orientado a objetos. El modelo de objetos de Excel contiene más de 200 elementos ordenados de forma jerárquica, aunque hay cuatro de ellos que seguramente sean los que más utilices:

  • Application: Hace referencia a la aplicación (Excel).
  • Workbook: Hace referencia al libro de trabajo.
  • Worksheet: Hace referencia a una hoja de cálculo.
  • Range: Hace referencia a un rango de celdas.

jerarquia vba excel

Te los muestro con más detalle a continuación.

El objeto Application

Es el objeto con mayor rango en el modelo de objetos. Hace referencia a la aplicación (en este caso, Excel).

Brinda acceso a las opciones y configuraciones a nivel de aplicación, como por ejemplo a la cinta de opciones, a la impresión o al tamaño por la fuente por defecto, entre otras.

Hacer modificaciones en este nivel supone cambios que se van a reflejar en la interfaz de Excel y en sus diferentes herramientas.

Propiedades de Application

Application es uno de los objetos más importantes de VBA, por eso cuenta con muchas propiedades. Algunas de ellas definen el ambiente donde se ejecuta Excel, tras controlan la presentación de la interfaz y otras devuelven objetos.

Algunas propiedades de las más importantes son:

  • Caption: Devuelve el nombre que aparece en la barra de titulo.Path: Devuelve la ruta de instalación de Microsoft Excel.
  • DefaultFilePath: Determina el directorio por defecto donde guardar los libros de Excel.
  • StatusBar: Sirve para mostrar mensajes en la barra de estado.
  • DisplayFormulaBar: Muestra u oculta la barra de fórmulas.
  • DisplayAlerts: Determina si se muestran o no los cuadros de diálogo de alerta.
  • DisplayFullScreen: Determina si Excel se ejecuta en pantalla completa.

Métodos de Application

Como mencioné más arriba, los métodos son el conjunto de acciones que puede realizar un objeto. Te muestro alguno de ellos:

  • OnTime: Permite programar los procedimientos para que se ejecuten en un momento determinado.
  • OnKey: Permite programar los procedimientos para que se ejecuten cuando se pulsa una tecla o un método abreviado.
  • Wait: Realiza una pausa por un tiempo especificado.
  • Quit: Permite salir de Excel.

Workbooks y Workbook

El objeto Workbooks se encuentra por debajo de Application. Workbook forma parte de la colección Workbooks. Lo devuelven las siguientes propiedades del objeto Application:

  • Application.Workbooks: Devuelve la colección Workbooks.
  • Application.ActiveWorkbook: Devuelve el libro activo.
  • Application.Thisworkbook: Devuelve el libro que contiene la macro ejecutada.

Propiedades de Workbooks y Workbook

Debes tener en cuenta, a la hora de trabajar con objetos y colecciones, que muchas colecciones comparten propiedades con los elementos que representan. Dependiendo del objeto, los parámetros necesarios o disponibles podrían no ser los mismos. Este es el caso de Workbooks y Workbook:

  • Item: Hace referencia a un elemento en concreto de la colección.
  • Name: Devuelve el nombre de un libro.
  • FullName: Devuelve el nombre y la ruta del libro.
  • Saved: Se utiliza para saber si un libro ha sido guardado o no. Devuelve False si todavía no se ha guardado o tras el guardado se han seguido haciendo cambios. Devuelve True cuando la última acción que se ha realizado ha sido guardarlo.

Métodos de los objetos Workbooks y Workbook

Estos son los métodos más importantes de estos objetos:

  • Add: Permite crear un nuevo libro.
  • SaveAs: Equivale al comando Guardar como.
  • Save: Guarda los cambios hechos en un libro desde la última vez que se guardó.
  • Close: Cierra el libro.
  • Open: Abre un libro. Cada vez que se abre un libro se agrega un nuevo elemento a la colección Workbooks.

Worksheets y Worksheet

Como ya sabes, un libro de Excel puede contener una o varias hojas de cálculo que se pueden insertar, eliminar o mover a cualquier lugar. También es posible realizar otras acciones como renombrarlas, seleccionarlas y editarlas en conjunto.

En VBA una hoja de trabajo recibe el nombre de Worksheet y la colección de todas las hojas del libro es Worksheets.

Propiedades de Worksheets y Worksheet

Estas son las propiedades más utilizadas:

  • Item: Sirve para hacer referencia a un objeto de la colección. Puedes hacerlo a través de su número de índice o de su nombre.
  • Name: Permite establecer el nombre de la hoja.
  • CodeName: Devuelve el nombre interno de la hoja.
  • Visible: Permite mostrar u ocultar una hoja de cálculo.
  • Count: Es una propiedad de la colección Worksheets. Devuelve el número de hojas del libro.
  • UsedRange: Para conocer el rango utilizado en la hoja.

Métodos de Worksheets y Worksheet

  • Add: Agrega una hoja de cualquier tipo al libro.
  • Move: Permite organizar las hojas dentro de un libro.
  • Copy: Copia una hoja de cálculo en otra ubicación.
  • Delete: Elimina una hoja.

El objeto Range

El objeto Range identifica a una celda o conjunto de ellas, ya sean contiguas o no.

Propiedades de Range

Este objeto es de los que más propiedades tiene. Te muestro las más importantes:

  • ActiveCell: Devuelve la celda activa de la ventana activa.
  • Range: Devuelve un objeto Range que representa un rango de celdas.
  • Cells: Otra forma de hacer referencia a las celdas.
  • Rows: Devuelve un objeto Range que representa una fila de la hoja.
  • Columns: Devuelve un objeto Range que representa una columna de la hoja.
  • Offset: Devuelve un objeto Range desplazado de una referencia un número de filas y de columnas determinado.
  • Value: Establece el valor que tiene una celda o rango de ellas.
  • FormulaLocal: Permite introducir fórmulas y funciones en tu propio idioma, como si lo hicieses directamente en la hoja.
  • End: Desplaza la celda activa a la última celda de la fila o la columna.
  • Font: Establece el tipo de fuente.
  • Interior: Permite modificar el fondo de la celda.
  • Border: Permite modificar los bordes de la celda.

Métodos de Range

Estos son algunos de los métodos de Range más utilizados:

  • Select: Permite seleccionar una celda o conjunto de ellas.
  • DataSeries: Permite introducir una serie de datos en un rango de celdas.
  • Copy: Copia un rango de celdas en otra parte de la cuadrícula.
  • ClearContents: Borra el contenido de las celdas manteniendo su formato.

Los formularios

Gracias a los formularios es posible manejar datos en Excel de forma más intuitiva y eficiente, ya que, además de acelerar el proceso, consigue evitar los temidos errores de introducción de datos.

Los formularios están llenos de controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.) programables para responder a determinadas acciones (clics, selección de datos, etc.).

Para agregar un formulario a Excel desde el editor de VBA, primero debes crearlo a través del menú Insertar – UserForm. Además de crearse el nuevo formulario, en el explorador de proyectos también se crea la carpeta Formularios donde irán alojados todos los que crees para ese proyecto.

En la ventana también aparecerá un cuadro flotante donde se muestran muchos controles para que comiences a agregarlos al formulario.

Un formulario es un objeto UserForm, que tiene sus propiedades, métodos y eventos propios con los que modificar su apariencia y comportamiento.

Propiedades de los formularios

El primer paso para diseñar un formulario consiste en establecer las propiedades iniciales. Si no aparece la ventana Propiedades en la parte izquierda, pulsa F4 para mostrarla.

La ventana Propiedades está dividida verticalmente. En la parte izquierda se muestra el nombre de la propiedad y en la parte derecha, el valor correspondiente. Modificar una propiedad es muy fácil. Sólo debes introducir el nuevo valor en la parte derecha.

Estas son las propiedades más utilizadas:

  • Name: Permite establecer el nombre del formulario.
  • Caption: Permite personalizar la barra de título del formulario.
  • Height: Establece la altura del formulario.
  • Width: Establece el ancho del formulario.
  • BackColor: Permite elegir el color de fondo.
  • BorderStyle: Permite establecer un tipo de borde.
  • BorderColor: Define el color del borde.
  • StartUpPosition: Establece la ubicación exacta del formulario en la pantalla.
  • Picture: Permite seleccionar una imagen de fondo para el formulario.
  • PictureAlignment: Permite alinear la imagen dentro del formulario.
  • PictureSizeMode: Permite ajustar el tamaño de la imagen.

Métodos de los formularios

Además de modificar las características también puedes cambiar los comportamientos:

Estos son los métodos más utilizados:

  • Show: Muestra el formulario en pantalla. Si el formulario no está cargado en la memoria, primero lo carga y luego lo muestra.
  • Load: Carga un formulario en la pantalla pero no lo hace visible.
  • Hide: Oculta el formulario sin descargarlo de la memoria.
  • Unload: Descarga el formulario de la memoria.

Eventos de los formularios

Los formularios también responden a eventos. Estos son los más importantes:

  • Initialize: Se produce cuando se carga por primera vez el formulario con Show o Load.
  • Activate: Se produce cuando el formulario recibe el foco y se convierte en activo.

Controles de los formularios

La gran mayoría de formularios que crees, servirán para introducir y seleccionar datos más fácilmente. Para ello necesitas insertar controles.

Excel tiene muchos tipos de controles diferentes que puedes encontrar en el Cuadro de herramientas (la barra de herramientas flotante). Para insertar cualquiera de ellos sólo tienes que arrastrarlo hasta el formulario o hacer clic sobre él y dibujarlo en la ubicación que desees:

  • Etiqueta (Label): Se utiliza para mostrar información que los usuario no puedan modificar y para identificar los demás controles.
  • Cuadro de texto (TextBox): Se suele utilizar para mostrar información o para introducir datos . El contenido puede ser editado.
  • Cuadro de lista (ListBox): Se muestra una lista de elementos para que el usuario seleccione uno o varios de ellos.
  • Cuadro combinado (ComboBox): Es un cuadro de lista desplegable. El usuario puede seleccionar uno de los elementos que contiene.
  • Botón de comando (CommandButton): La mayoría de formularios cuenta como mínimo con uno de estos botones. Se suele utilizar para realizar una acción.
  • Marco (Frame): Se utiliza como contenedor de otros controles. Se suele utilizar para agrupar varios grupos de botones de opción.
  • Casilla de verificación (CheckBox): Se utiliza para que el usuario dé una respuesta del tipo booleano (Sí/No, Verdadero/Falso).
  • Botón de opción (OptionButton): Se emplea cuando el usuario debe seleccionar una sola opción de un grupo de opciones.
  • Imagen (Image): Inserta una imagen en el formulario.
  • Página múltiple (MultiPage): Este control contiene diferentes ficha, cada una de las cuales es una nueva página que puede albergar otros controles.
  • Barra de desplazamiento (ScrollBar): Permite desplazamientos rápidos a lo largo de una lista de elementos.
  • Botón de número (SpinButton): Permite al usuario seleccionar un número haciendo clic en una de las dos flechas que lo componen.

Resumiendo…

Si has conseguido seguir la guía completa, ¡enhorabuena! VBA no es mucho más que todo esto que te he resumido en 7.000 palabras.

Si no has llegado a entender algo, escríbelo en los comentarios y te echaré una mano para que logres comprenderlo.

Como ves, aprender a programar macros con VBA significa conocer la metodología de la programación (común en casi todos los lenguajes orientados a objetos) y el vocabulario necesario como para “traducir” una necesidad con Excel en una pequeña pero potente aplicación.

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

Haz clic aquí para dejar un comentario 13 comentarios
JESUS MIGUEL MARTINEZ PLANTAROSA - 25/10/2016

Gracias, una guía así es justo lo que necesitaba y hace falta saludos desde Sucre-Bolivia
Un abrazo
Jesús

Responder
Gabriel Loza Sanchez - 30/10/2016

Excelente guia de VBA bien explicado y detallado, con un lenguaje sencillo, deberias hacer una guia mas detallada y grabarla en video con ejemplos cotidianos, gracias por la información .Saludos

Responder
jcpiraces - 30/10/2016

Muchas gracias Sergio, muy buena la guía

Responder
Luis - 31/10/2016

gracias, excelente descripcion

Responder
Miguel - 31/10/2016

Muchas gracias

Responder
Hugo - 31/10/2016

Fenómeno reporte, interesantísimo.
Un saludo Sergio

Responder
Jose - 08/12/2016

Gracias, me lo he puesto en un PDF para tenerlo a mano.

Responder
    Sergio - 08/12/2016

    José, la Megaguía no ha finalizado todavía. Cuando agrego un artículo sobre macros, pego un enlace en ella.

    Estate atento los próximos días.

    Responder
Ricardo - 02/01/2017

Sergio,
gracias por la guía, se ha dicho a practicarlo.
Feliz Año !!

Responder
Moises Guzman - 07/01/2017

Muy bueno y didáctico
Lo Maximo

Gracias

Moise Peru

Responder
Jordi - 12/01/2017

Gracias Sergio,

Ojalá hubiera tenido esta guía cuando empecé con las macros.

Aprendí mucho a base de grabar mis propias macros con el comando Grabar Macro. jejeje

Está genial Gracias,

PD: lo comparto en las redes. Seguro que a mis lectores les gustará 😉

Responder
    Guillermo West - 23/07/2017

    Que excelente instruccion Sergio es muy profesional tu explicion de los temas sobre VBA es muy comprensible, para los que estamos tratando de aprender sobre las caracteristicas de este sistema y su interrelacion con la automatizacion de nuestra actividades basicas de nuestras labores administrativas y operativas que nos ayudaran a salir de la rutina, Gracias Sergio que Dios te permita seguir copn tu loable labor.

    Responder
      Sergio - 24/07/2017

      Gracias por tu comentario, Guillermo. Me alegra saber que los contenidos que publico en la web son útiles.

      Responder

Escribe una respuesta: