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La mejor manera de ingresar datos para luego encontrar coincidencias


vitocoperu

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publicado

Se llevó a cabo una capacitación para un personal, el curso se dividio en 4 fechas, asi el personal tuvo que asistir minimante a 3 fechas para ser considerado como aprobado, pero ésta capacitación duro 30 días (del 13 de febrero al 13 de marzo) dado el número de participantes, aproximadamente 1400.

Tengo las listas manuscritas donde se consigna dni, nombre y empresa donde labora la persona, estas listas corresponden a los 30 días, el problema es que no necesariamente la persona capacitada tuvo que asistir 4 fechas consecutivas y el objetivo es ubicar si en las diferentes listas la misma persona aparece 2,3 ó 4 veces para considerla aprobada o desaprobada.

Yo he estado tipeando las listas en orden cronológico (adjunto archivo) y dandome cuenta de las coincidencias cuando al tipear aparece el nombre ya tipeado anteriormente, pero este proceso es muy agotador y lento.

Quisiera que me aconsejen cual sería la mejor manera de realizar este proceso.

Agradesco su atención

ASISTENCIA(1).xls

Invitado Cacho R
publicado

Hola! vitocoperu.

Puedes utilizar un formulario de ingreso como el que adjunto.

A posteriori pasarás la información a tu propio archivo y aplicarás un CONTARA para determinar la cantidad de asistencias de cada persona.

¿Te sirve la idea?...

Saludos, Cacho R.

Formulario de ingreso de datos.rar

publicado

Muchas gracias por la ayuda, entonces cuando el nombre aparezca en el autofiltro ¿igual tengo que buscarlo en la lista manualmente? o me puede indicar en que ubicación se encuentra y luego de eso solo ingresaría la nueva fecha de asistencia ya que es un dato importante saber que días asistieron.

Ya que no se repetirian los nombres de los asistentes ¿ seguiría siendo útil aplicar un contara?

Pido disculpas por la ignorancia en el manejo de Excell y si no me dejo entender claramente, espero seguir contando con su valiosa ayuda.

Invitado Cacho R
publicado

Un ejemplo práctico sobre la base del archivo mostrado:

- Quieres colocarle la fecha a un tal URIOL Valeriano.

- Seleccionas la celda B1

- Escribes URIOL, y ves filtrado al único URIOL que tiene la lista en la fila 86, ¿Verdad?...

- Seleccionas la celda D86 (para escribir la primera fecha)

- Escribes la fecha correspondiente

y así sucesivamente.

El CONTARA (suponiendo que lo aplicaras en el archivo que estamos analizando) podría ir en la celda H3. Por ejemplo:

= CONTARA(D3:G3)

y lo copias hacia abajo.

¿Adviertes que te estaría contando la cantidad de fechas asociadas a cada persona?...

Invitado Cacho R
publicado

En verdad: ¡No comprendo para que muestras este archivo!

De hecho pensé que te había quedado claro que:

-> O utilizas el archivo que te he mostrado;

-> O adaptas el código de la macro a tu estructura de datos

En fin: ¡No entiendo que quieres significar mostrando esta información pues nada nuevo agrega a lo ya visto!

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En verdad: ¡No comprendo para que muestras este archivo!

De hecho pensé que te había quedado claro que:

-> O utilizas el archivo que te he mostrado;

-> O adaptas el código de la macro a tu estructura de datos

En fin: ¡No entiendo que quieres significar mostrando esta información pues nada nuevo agrega a lo ya visto!

Que tal don Cacho! pues pensastes mal jeje... saludos mi estimado y que bueno verte de nuevo por aqui, a ver si nuestro amigo intenta adaptar/usar tu aporte

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    • Vale mil gracias, en vdd se agradece todo el apoyo y comentarios
    • Hola nuevamente. Por eso la importancia de lo que mencionas tú como "ruta relativa". Tal cual comentas, y aún sin llegar a algunos detalles importantes para ayudarte, en realidad tal cual te comenté le día miércoles, pues sí podías hacer como comentabas, era cosa de obtener los Id de Windows (como tú los llamas) y la ruta de OneDrive en casa usuario y eso sí se puede obtener con VBA y luego pasarlo a PQ, pero medio que te cerraste en que "PQ no puede trabajar con rutas relativas", cosa cierta pero siempre hay formas. Si SAP puede o no guardar en OneDrive o SharePoint, pues si está mapeado en la PC ¡claro que se puede! Pero bueno, creo que si te es útil tu propia propuesta ¡avanza con eso!
    • Perdona @Abraham Valencia pero he estado liado estos días. En realidad todo el problema se reduce a estos dos problemas: Problema 1: El script que "fabrica" SAP y que luego "pego" en la macro, no es capaz de  guardar archivos en SharePoint. He estado buscando, y en realidad muchas personas tienen ese problema (no poder guardar un Excel en SAP a través de VBA). Eso muy probablemente sean problemas de permisos, que no puedo cambiar (no soy administrador de nada). Como no puedo solucionarlo así, paso al plan B, que es guardar en Excel que me genera SAP en el ordenador de cada usuario que ejecute la plantilla (y que sí está guardada en SharePoint), para después con PowerQuery llamar a ese Excel (el export). Para ello, pretendo guardar el export, en la ruta relativa "C:\..\..\..\OneDrive - NombreEmpresa\Documentos\SAP\SAP GUI" donde los \..\..\..\ saltan las rutas personales de cada usuario (tipo C:\users\IDusuario\). Eso lo hace bien, y el archivo se guarda en la ruta de cada usuario que lo usa, pero surge el problema 2 Problema 2: PowerQuery no trabaja con rutas relativas del tipo  "C:\..\..\..\OneDrive - NombreEmpresa\Documentos\SAP\SAP GUI" necesita que sea del tipo fija "C:\users\IDusuario\OneDrive - NombreEmpresa\Documentos\SAP\SAP GUI" pero claro, IDusuario es diferente para cada usuario.   Pero escribiendo todo esto, creo que he dado con una posible solución, no grabar el export en una ruta de usuario, sino en una en la raiz de C:, que siempre será igual para todos los usuarios, del tipo C:\Sap\export.xlsx que seria igual en todos los ordenadores. Asi sí podría decirle a PowerQuery que vaya siempre a la ruta C:\Sap\ que existirá en todos los ordenadores. Mañana intentaré hacer pruebas, aunque mi solución ideal seria que se pudiera guardar en el SharePoint. Saludos.
    • Hola La opción brindada por @torquemada es correcta, funciona, pero hay algunos inconvenientes que (desde mi punto de vista) no la convierten en mi primera elección. Los inconvenientes son: Tendrías que ir columna por columna haciendo los reemplazos, claro que no se harían a mano sino que utilizarías la opción reemplazar o la opción texto en columnas, aun asi demorará un poquito y será trabajoso. Cada vez que descargues otro listado, tendrás que volver a realizar los reemplazos. Me parece una mejor propuesta lo siguiente: Descarga los movimientos a un archivo de Excel Desde tu control de pagos (otro archivo) cargas los movimientos del archivo descargado mediante Power Query Power Query hará los reemplazos y reconocerá todo correctamente (sin que tengas que hacer nada especial) Cuando descargues los movimientos un día posterior, solamente tendrás que hacer clic en "Actualizar" y todo funcionará en automático
    • Hola a todos, Efectivamente, me temo que tal como trabajan las funciones =HOY() y/o =AHORA() (volátiles), sólo con macros puedes obtener soluciones. Un recurso pedestre podría ser, cada vez que quieras que se fije un dato, te sitúes en esa celda y pulses F2, F9 e INTRO.  Pero claro, puede ser un inconveniente si hay que hacerlo repetitivamente en muchas ocasiones,.............. en fin, lo comento sólo como posibilidad. Saludos,
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