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Cómo crear una encuesta con Excel

Hace unos días envié un correo electrónico a la lista de suscriptores de Ayuda Excel con una encuesta con la que he conseguido averiguar si la forma de trabajar que he adoptado desde hace unos meses gusta o no.

Después del envío del correo me llegaron varios e-mails preguntando la forma de hacerlo, así que creo que merece la pena dedicarle un artículo:

En primer lugar, debes crearte una cuenta en OneDrive para guardar online los resultados de la encuesta.

Una vez creada tu cuenta, debes hacer clic en Crear y después en Encuesta de Excel.

 

Onedrive excel

 

A continuación se creará un nuevo libro de Excel llamado Encuesta 1 (más tarde podrás modificar el nombre) y en una capa superior se abrirá un cuadro para comenzar a escribir las preguntas:

 

encuesta_3

 

En la configuración de la pregunta encontrarás varios campos:

  • Pregunta: Aquí debes introducir la pregunta de la encuesta
  • Subtitulo de la pregunta: Introduce una breve descripción que sirva como ayuda al usuario para rellenar el campo.
  • Tipo de respuesta: ¿qué tipo de dato debe introducir el usuario? Puedes elegir entre varias opciones:
    • Texto
    • Texto de párrafo
    • Número
    • Fecha
    • Hora
    • Sí/No
    • Opción
  • Valor predeterminado: Es la respuesta que se muestra por defecto en el espacio para introducir la respuesta.

Dependiendo del tipo de respuesta elegida, se desplegarán las opciones correspondientes al tipo a modo de Validación de datos para prevenir respuestas no deseadas.

Agrega tantas preguntas como necesites.

Una vez una vez creadas todas las preguntas de la encuesta, puedes compartir ésta inmediatamente o puedes guardarla para ver el aspecto que tendrá.

En caso de que pulses en Guardar, volverás a los archivos de OneDrive donde podrás modificar el nombre de la encuesta por otro más descriptivo.

 

 

encuesta_5

 

En el menú superior podrás ver una opción para modificar la encuesta, verla o compartirla con los usuarios que desees que la rellenen.

 

encuesta_6

El vínculo ofrecido por la opción Compartir encuesta, puedes acortarlo para incluirlo en Twitter o en otras redes sociales.

¿Has creado ya alguna encuesta? Por favor, coméntame tu experiencia.

 

 

 

 

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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Juan

He hecho una prueba y ¡funciona!. Gracias por enseñar,
febrero59

Responder
Juan Rodriguez Sabina

Hola Sergio; antes de nada Felicitarte por tu excelente trabajo,y animarte a que sigas asi .
El tema de mi pregunta no es de este tema,espero que me disculpes por ello.
Veras, tengo una hoja de calculo, hecha para llevar un campeonato de futbol, y todo lo tengo claro, pero cuando realizo las formulas, lo tengo que hacer una a una. Mi pregunta es la siguiente. Existe alguma manera o forma donde “copiar” las formulas ya hechas en unas celdas distinta aotras y que esta formula se adapte a las nuevas celdas,???
lo he intentado con copiar y pegar especial (pegar formulas) pero no me vale .
Muchisimas Gracias
Atentamente
Juan R. Sabina

Responder
    Sergio

    Juan, si las referencias de las celdas no cambian puede ser porque las celdas originales no se encuentren en las mismas posiciones que las celdas donde escribes las fórmulas o porque puede que estés utilizando referencias absolutas en vez de relativas.

    No obstante, para solucionar esta duda o cualquier otra te envito a que te des de alta en el Foro de Ayuda Excel donde seguro que obtienes varias respuestas.

    Responder
Jorge Doig

Hola Sergio… muchas gracias por tus aportes…
Aprovecho para solicitarte por favor tu guía y apoyo en lo siguiente… cuando utilizo la opción combinación de correspondencia se me presentan problemas cuando de fechas se trata y opto por simplemente escribir las fechas para superar el impasse, por favor me puedes ayudar con este problema, pues tengo un número significativo de contratos de trabajo por renovar.
Muchas gracias por la deferencia…

Responder
    Sergio

    Jorge, ¿qué tipo de problemas tienes con las fechas? ¿No corresponde la fecha con el resto de campos? ¿Te da error el campo?

    Por favor, entra en el foro de la web y plantea ahí tu problema. Estaré atento para responderte.

    Responder
      Jorge Doig

      Hola Sergio…muchas gracias por tu pronta respuesta…el problema que se genera es que en mi base de datos en excel registro las fechas en un formato, por ejemplo “15 de octubre 2015” y en el documento de word aparece “10/15/15″…
      Gracias por tu tiempo…

      Responder
AbraPetit

Hola Sergio, esta muy bien el procedimento que planteas y creo funciona calbalmente para pequeñas encuestas. Sin embargo cuando la encuesta es algo grande, digamos tiene mas de 50 preguntas y algunas de ellas sea de selección múltiple con digamos 100 opciones de respuesta cada una, la hoja de cálculo se volverá compleja e inoperante, las tablas dinámicas de Excel no ayudarán mucho y el análisis y la creación de indices, tablas y gráficos se convertirá en un proceso engorroso y super lento. Por otro lado, cómo le haces si quieres que esa encuesta sea capturada en tablets offline? como le haces si quieres también tenerla en papel y usarla en una encuesta telefónica, pues te metes en un paquete de complejidades y carpinteria, lo que demora tiempo en la obtención de datos accionables para la toma de decisiones. Yo trabajo en una empresa que desarrolla un software especifico para encuestas, el cual puedes revisar para ver si te conviene o no, hay una versión gratuita limitada que podria servirte para estos pequeños estudios: Revisa en: http//rotatorsurvey.com

Suerte!

Responder
    Sergio

    Hola, AbraPeti, te agradezco el comentario.

    El objetivo del artículo era mostrar el funcionamiento de la herramienta para encuestas que tiene Excel.

    Está a la vista que esta herramienta no es muy potente, pero en la mayoría de los casos es suficiente para satisfacer a los usuarios.

    Imagino que aquellos usuarios que deseen crear encuestas más complejas no elegirán Excel para ello.

    Saludos

    Responder
Ignacio

Hola Sergio,

Muchas gracias por el articulo. Muy útil, pero se me plantean tres dudas:
1) En el campo valor por defecto, ¿es posible poner una formula?. En concreto tengo un campo que es fecha, y quiero que por defecto se ponga la fecha actual. He probado poniendo “=Ahora()”, pero no me lo coge. ¿Hay algún modo de hacerlo?

2) ¿En los campos que son “opción”, es posible que la lista de opciones la coja de una columna que tenga en el excel, en lugar de tener que poner el listado ahí? Sería como usar la validación de datos de tipo lista, pero en la encuesta.

3) Tengo dos campos que son un dos combos y quiero que el segundo combo coja una serie de valores u otros en función del valor del primer combo. Se que en la validación de datos del excel se puede hacer, pero no sé si es posible hacerlo en las encuestas, y si es posible, cómo hacerlo.

Muchas gracias.

Responder
    Sergio

    Ignacio, tengo malas noticias: En el formulario de introducción de datos no se puede hacer ninguna modificación. La hoja de respuestas es una hoja de cálculo normal y corriente, así que podrás utilizarla como tal. Recuerda que en la versión web algunas funcionalidades no están disponibles.

    Responder
Jaime

Hola Sergio, qué bueno que nos das esta info, muchas gracias. Una pregunta, ¿sabes si la aplicación de la encuesta puede hacerse mientras el dispositivo está sin conexión a Internet? La cuestión es que quiero aplicar los cuestionario de manera presencial pero registrando en una tablet o iPad sin conexión.

Gracias!

Responder
    Sergio

    ¡Hola, Jaime! Siento decirte que no se puede trabajar con estos formularios offline porque se conectan directamente a la web. Para poder trabajar sin conexión, tendrías que crear la encuesta dentro del propio libro y almacenar ahí las respuestas. Por favor, admitimos más sugerencias.

    Responder
DULCE

Hola Sergio, una consulta, sabes si existe la manera de que cada que la encuesta sea respondida te pueda llegar un correo de notificación, de que ya fue respondida?

Responder
    Sergio

    Hola, Dulce. Con las herramientas propias de la encuesta no es posible recibir notificaciones.

    Te recomiendo que pruebes a utilizar herramientas de automatización externas como Zapier o IFTTT, con las que puedes hacer lo que buscas.

    Responder
Alejandra

Buen día. eh realizado mi encuesta, pero cuando me arroja los resultados no me aparece el nombre de quien la contesto, en su defecto me aparece anonymus, me podrías orientar al respecto?

Responder
    Sergio

    Alejandra, no sé cuál puede ser el motivo. Trata de convertir ese campo en obligatorio para que no se pueda dejar en blanco… infórmame de si ha funcionado!!

    Responder
Victoria

Hola, muchas gracias es la primera encuesta que realizo.

Y me encantó!!!

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