Control de pagos de clientes en una constructora.

EnriqueNegreteLopez · el 17 de noviembre

Hola, estoy buscando una formula para hacer lo siguiente:

1. Llevo una base de datos de material sacado por cliente (Cliente, Transportista, Chofer, Placas, Material, Cantidad Sacada, Unidad de Medida, Precio Unitario y Planta donde se saco el material)
2. Otra base de datos de todo lo que paga cada cliente, ya sea en efectivo, transferencia o cualquier tipo de pago.

Lo que quiero es que al momento de llenar la base de datos de "Pagos", automaticamente en la base de clientes, aparezca "PAGADO", en que factura se pago, y que tipo de pago fue...

Llevo rato quebrandome la cabeza con esto, ojala alguien pueda ayudarme. Anexo ARCHIVO de ejemplo.... Mil gracias Compañeros!

PAGOS DE CLIENTES.xlsx

Abraham Valencia · el 18 de noviembre

Hola

Si deseas recibir ayuda, trata de explicar mucho mejor lo que tienes, lo que necesitas y aclarar mejor todo eso con lo que tienes en el archivo. No olvides algún ejemplo de cómo se supone que se ve antes de que se ¿pague? ¿cambie el pago? Etc.

EnriqueNegreteLopez · el 19 de noviembre

Hola Abraham, muchas gracias por el consejo!

Tratare de explicarlo mejor.

Llevo dos "BASES DE DATOS"
1era base, *La primera es del material que saca cada cliente. (Arena, Grava etc). Esta la voy llenando dia a dia con aproximadamente 500 notas de remision que me llegan de las diferentes tiendas que tenemos. Donde cada nota especifica a que cliente se le vendio, que material se llevo, de que planta la sacó, el precio unitario, la cantidad que se llevo, chofer etc. En esta base no tengo problemas, practicamente registrar lo que me llega para llevar control.

2da base *La segunda son los pagos que realiza cada cliente. Seria la base de datos de los pagos que recibimos. Por ejemplo, si un cliente pagó 500 metros de arena, yo registro fecha de pago, cliente, que material esta pagando, cantidad que se lleva, precio unitario, de que tienda se lo lleva, etc. Es mi base de los pagos de los clientes.

Lo que yo estoy haciendo es que cuando me paga cada cliente, aparte de registarlo en la 2da base, que es la de pagos, tambien registro de manera manual en la 1ra base, que notas se alcanzan a cubrir con la cantidad pagada.

Estoy tratando de buscar una formula o alguna manera de que al momento de llenar la 2da base con los pagos que reciba, automaticamente en la 1ra base, en la columna "STATUS DE PAGO", me aparezca "PAGADA" o "PENDIENTE".

Espero haberme explicado bien, llevo rato con este problema y no he podido resolverlo... anexare un ejemplo de la base de datos 1 y 2.
MUCHISIMAS GRACIAS!!!

Base 1 y 2 EJEMPLO.xlsx

Victor7 · el 19 de noviembre

Hola a ambos,

@EnriqueNegreteLopez, creo que te faltan [bastantes] explicaciones, o bien vas persiguiendo un escollo de laberíntico planteamiento.

Vamos a intentar restringir las causas y los efectos. Te vuelvo a subir tu archivo, pero esta vez filtrado con un cliente al azar (he escogido Construcciones Báez). Bien, veo que en la hoja 2 tiene 2 pagos de importe $15.000 y $25.000, respectivamente, y 300 + 500 m³,... mientras que en la hoja 1 aparecen 14 registros, todos y cada uno de ellos con un un importe unitario de $600 y una cantidad de 12 m³.

Ahora te toca explicar cómo pretendes casar las partidas. Dicho de otro modo, el total de 'material' asciende a $8.400, y ha pagado $15.000 + $25.000. Lo mismo hay que decir de los volúmenes: no veo forma de conciliar importes.

La pelota está en tu tejado...

Base 1 y 2 EJEMPLO (2).xlsx

EnriqueNegreteLopez · el 19 de noviembre

8 hours ago, Victor7 said:

Hola a ambos,

@EnriqueNegreteLopez, creo que te faltan [bastantes] explicaciones, o bien vas persiguiendo un escollo de laberíntico planteamiento.

Vamos a intentar restringir las causas y los efectos. Te vuelvo a subir tu archivo, pero esta vez filtrado con un cliente al azar (he escogido Construcciones Báez). Bien, veo que en la hoja 2 tiene 2 pagos de importe $15.000 y $25.000, respectivamente, y 300 + 500 m³,... mientras que en la hoja 1 aparecen 14 registros, todos y cada uno de ellos con un un importe unitario de $600 y una cantidad de 12 m³.

Ahora te toca explicar cómo pretendes casar las partidas. Dicho de otro modo, el total de 'material' asciende a $8.400, y ha pagado $15.000 + $25.000. Lo mismo hay que decir de los volúmenes: no veo forma de conciliar importes.

La pelota está en tu tejado...

Base 1 y 2 EJEMPLO (2).xlsx 39.17 kB · 1 download

Muchas gracias por tomarte el tiempo de contestar!

Perfecto, me parece bien con "construcciones baez". En este caso en particular, ha pagado mas de lo sacado y tiene m³ a favor de material "Granito". (Muchos clientes pagan por adelantado).

Entonces yo de forma manual, en la base1material, columna "status de pago" y "No. Factura", voy capturando que notas se cubren con la cantidad de metros que pagaron. En este caso, han pagado 300 m³ con la factura F/29159, y solo han sacado 168 m³, esto significa que tienen 132 m³ a favor todavia (solo de esa factura), cuando terminen de sacar los 300 m³, tienen otros 500 m³ mas a favor de la factura F/29318.

Lo que quiero encontrar es alguna formula para que esas columnas (Status de Pago y No. Factura) se llenen automaticamente con su pago correspondiente al momento de ir capturando datos.

No concilio con el importe, concilio con la cantidad de metros, cliente, material, precio unitario , unidad y banco origen. (esto debido a que hay muchas opciones de cada uno).

Anexo el archivo de excel con las columnas (Status de Pago y No. Factura) llenas con la informacion requerida.

ufff!! ? perdon por tantas variantes, !!!! ?

Base 1 y 2 EJEMPLO (3).xlsx

Victor7 · el 20 de noviembre

......sigue habiendo interrogantes. Veamos este ejemplo concreto:

Las columnas D:E son tu hoja 'Pagos': $300 y $500, con 2 números de factura asociados.

Ahora supongamos que en la hoja 'Material' tenemos 3 partidas: 100, 250 y 70, respectivamente. Parece claro que los primeros 100 pueden asociarse a la primera factura, la 29.159, pero.......... ¿qué ocurre con los siguientes 250? ¿A qué factura los asignarías tú?

EnriqueNegreteLopez · el 23 de noviembre

Perdon por la demora de contestar...

Siguiendo con con tu ejemplo, los clientes al momento de comprar material, lo maximo que pueden llevarse por NOTA o TICKET es 30 m³, esto porque no existen camiones mas grandes para llevar material. 30 metros para abajo....

Ahora, teniendo claro esto. En el ejemplo de Construcciones Baez, el se lleva solo 12 metros de material por viaje. Puede estar sacando material hasta que se le termine su credito. En este caso 300 de la FACTURA F/29159 y 500 de la F/29318. TOTAL 800 METROS A FAVOR...

LO QUE REQUIERO ES QUE LA COLUMNA STATUS DE PAGO Y NO FACTURA SE LLENEN AUTOMATICAMENTE AL MOMENTO DE LLENAR LA BASE DE DATOS "PAGOS".
QUE CADA NOTA DE APAREZCA PAGADA...

SE QUE DEBE DE EXISTIR LA MANERA DE LLENARLAS AUTOMATICAMENTE O TAL VEZ ESTOY COMPLICANDOME LA VIDA Y EXISTA OTRA MANERA DE INTERPRETAR EL PROBLEMA.

PERO LO QUE REQUIERO ES ESO, LLENAR LAS COLUMNAS MENSIONADAS DE MANERA AUTOMATICA. MANEJO MUCHOS CLIENTES Y ME QUITA VALIOSO TIEMPO ANDAR LLENANDO DE MANERA MANUAL CADA TICKET DE CADA CLIENTE...

Victor7 · el 24 de noviembre

Parece que, o me explico muy mal, o no me quieres entender....

Me sigo ciñendo al ejemplo concreto que te he pasado:

Por favor, imaginemos que un cliente ha hecho 2 pagos: uno de 300 m³ (fra. 29.159), y otro de 500m³ (fra. 29.318).

Por favor, imaginemos ahora que hace una primera retirada de 100 m³, a continuación otra de 250 m³ y más tarde otra de 70 m³.

Por favor, dime qué núm. de factura ha de rellenarse "automáticamente" en la celda B4.

Por favor, no vuelvas a explicarme lo mismo que en el post anterior a éste; ya lo había entendido la primera vez, de tu post del sábado 20:45h. Todo eso ya me quedó claro.

Por favor, dime únicamente qué factura hay que asignar a la segunda retirada de 250 m³. Sólo eso.

Estoy intentando poner en claro qué ocurre cuando las cantidades retiradas no corresponden a una suma EXACTA de las cantidades facturadas.

Saludos,

EnriqueNegreteLopez · el 25 de noviembre

Gracias Victor, disculpa tanto revoltijo de mi parte.

Contestando tu pregunta "Por favor, dime qué núm. de factura ha de rellenarse automáticamente en la celda B4." Aunque es extremadamente raro que eso ocurra, se ha dado el caso con dos que tres clientes. Yo lo he resuelto de varias maneras diferentes:

1. Dejo pendiente la columna "No Factura" y solo lleno la de "Status de Pago" (le pongo "PAGADA") y cuando el cliente haga otra compra que me de exactamente con los metros de la factura, la agrego aseguramendome que los metros coincidan con la factura.

2. Trato de aproximar lo mas que se pueda la cantidad de metros sacados por el cliente, con la cantidad de metros pagados en cada factura... (En este caso me ha variado +- 1 o 2 metros como maximo) Ya que por Ticket de venta, cada cliente puede sacar maximo 30 metros de cantidad. No tanto como tu ejemplo de 100, 250 y70.

Son las unicas maneras que se me ha ocurrido. Aunqe repito que es muy raro que eso pase...

Victor7 · el 25 de noviembre

Bien, por concluir el tema, te dejo un archivo muy simplificado con el modelo que yo seguiría para un caso así. Creo que lo más práctico es abrir un frente con sencillos cálculos auxiliares que ayuden al producto final. Un detalle del funcionamiento:

Las columnas A, B, G, H e I son los orígenes básicos de que disponemos (retiradas de material de cada cliente, y pagos por cliente con su respectiva factura).

Los datos del rango Q:S se obtienen con UNA ÚNICA fórmula en R4. Sirven para reordenar los pagos por orden de cliente, de forma que se facilite su búsqueda y correlación con número de factura (veo que dispones de M365, así que no tendrás problemas).

La columna T la construimos para ir conociendo los acumulados por cliente. La [elemental] fórmula de T4 la puedes copiar en vertical hasta donde sea necesario.

Ya tenemos construido el armazón para obtener el dato final: está en la columna D; es una fórmula algo más compleja, pero tampoco reviste especial dificultad. Introducida en D4, también podemos copiarla verticalmente hasta donde sea necesario.

Así queda mostrado el esqueleto conceptual del modelo; puedes adaptarlo sin dificultad a la especificidad concreta de tu archivo, añadiendo los vínculos necesarios en las fórmulas (ya que están en diferentes hojas).

Aunque hay que tener presente que en el momento en que las retiradas y/o pagos no sean múltiplos o divisores exactos unos de otros,......... habrá problemas. Eso es lo que desde buen principio he intentado aflorar en mis anteriores comentarios. Ahí la solución más lógica que veo es recurrir al auxilio de las Macros.

Saludos,

Base 1 y 2 (B).xlsx