9 expertos opinan sobre los nuevos complementos de análisis de datos de Excel

Llevamos ya varios años inmersos en la década de la información. Todo se mide, todo se registra, todo se controla, todo se compara… El objetivo principal es adelantarse a lo que pasará en el tiempo para estar preparados. Un ejemplo sencillo se puede encontrar en una estación meteorológica en la que se mide la temperatura cada minuto, la velocidad y dirección del viento cada hora o la humedad y la presión. Esto ayuda a predecir el tiempo con varios días de margen.

Microsoft dispone ya de sus propias herramientas para analizar el Big Data. Además de esto, ha creado diversos complementos para Excel, que facilitan el tratamiento de datos.

Hoy cuento en la web con 9 auténticos expertos en Excel en habla hispana, a los que he preguntado por esta nueva tendencia del tratamiento de la información y los nuevos complementos que han ido incorporando poco a poco a la hoja de cálculo. Han sido tres cuestiones:

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?
• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

He aquí sus respuestas:

Quique Arranz (España)

http://www.excelyvba.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Microsoft ha hecho un gran esfuerzo por transformar Excel a través de sus complementos y convertirlo en una potentísima herramienta. Creo que todavía les falta camino por recorrer y sobre todo un montón de trabajo por hacer para mejorar la interfaz con el usuario de estas herramientas para llegar a un público más general y no sólo a los locos de Excel como yo.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

Claro que los utilizo, ¡son la caña! Especialmente uso PowerPivot en mi trabajo profesional de vez en cuando. He conseguido ahorrar toneladas de horas con este complemento: desde dejar de usar BUSCARV para anidar información hasta analizar bases de datos con un tamaño relativamente importante.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Como decía, me parece que todavía tienen que mejorar dos aspectos clave: la interfaz de usuario haciéndola más atractiva e intuitiva y la documentación. Sé que todo lleva tiempo y nuestra labor en este sentido es fundamental pero creo que la clave es hacerlo llegar al usuario intermedio para que no tenga dificultades en su uso.

Otto Javier González (El Salvador)

https://www.youtube.com/ottojaviergonzalez

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

No creo que a los complementos se les esté dando la promoción que merecen, ya que hay muchas personas que desconocen, qué son los complementos y lo práctico que pueden llegar a ser en un momento determinado.

Si bien es cierto, un buen número de personas saben qué es un Add-in… sí…  esta palabra como tal, sin traducción, pero la asocian específicamente con VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y muchos creen que solo a través de ese medio se pueden llegar a desarrollar.

Además, muy pocos saben que existe una tienda a la cual pueden acceder a través de Excel, mediante el botón Complementos de la pestaña Desarrollador, en donde se pueden encontrar muchos de forma gratuita y también de paga.

Me atrevería a asegurar, que muchos desconocen, que estos complementos están desarrollados a través de Visual Studio mediante los diferentes lenguajes de programación que nos ofrece la plataforma, como puede ser Visual Basic , C# , C++ entre otros.

Lo fabuloso de todo esto, es que nosotros mismos podemos crear complementos y ponerlos a la venta en la tienda de Office dedicada para los Add-ins. Es un excelente medio para explotar nuestros conocimientos de desarrollador y de esta forma ayudar a otras personas en tereas específicas y de paso obtener ingresos con ello.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

Yo, como desarrollador de Add-ins, utilizo mis propios complementos, los cuales están enfocados en la gestión y análisis de inventarios. Sin embargo, me he visto ante la necesidad de comprar alguno para hacer implementaciones prácticas, como puede ser un complemento que me facilite el agregar fechas en las celdas de una forma práctica y sencilla. Ya que, en las últimas versiones de la suite ofimática, ya no tenemos disponible el control ActiveX conocido como MonthView, por lo que ya hay desarrolladores que nos están brindando alternativas al respecto, y contar siempre con esa funcionalidad que para mí es muy importante.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

En mi caso muy particular y para ser sincero, estas herramientas las he utilizado con muy poca frecuencia. Yo sé que son herramientas con mucho potencial y nos ayudan en gran medida a la hora de analizar datos de gran volumen.

Lo que sí me gustaría, es que PowerPivot viniera integrado de forma nativa cuando instalamos la Suite Ofimática. Muchos de mis seguidores me preguntan e incluso, unos me han asegurado que PowerPivot ya no está disponible en Excel 2016, sin embargo, yo les digo que ahí está y que tienen que agregarlo como complemento, ya que no es una integración nativa de la aplicación.

Por otra parte, PowerQuery, en la versión 2016 de Excel, ya vienen las herramientas integradas de forma nativa, lo cual podemos encontrar en la pestaña DATOS, en el grupo “Obtener y transformar”.  En donde contamos con muchas fuentes para conectar con nuestros datos, como puede ser Microsoft Azure, SharePoint, Access, SQLServer entre muchas otras fuentes. Con esta integración de forma nativa, tenemos una conectividad de forma práctica y sencilla, obteniendo resultados con mayor eficiencia.

Mario Ochoa (Colombia)

http://www.aprendizdefinanzas.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Dando un vistazo por las oficinas y lugares de trabajo con Excel en Colombia, es claro que las herramientas de Microsoft no han tenido la suficiente promoción para cambiar los métodos tradicionales y del día a día como se desenvuelven los analistas colombianos.

Precisamente la cultura colombiana suele ser reacia a los cambios, prefiere trabajar con los métodos anteriormente establecidos, también hay una clara desactualización en las temáticas de los programas de capacitación, revisando las temáticas de los diferentes centros de capacitación, nos encontramos con que ninguno de ellos ofrece en sus planes de estudio estas nuevas herramientas.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

Personalmente, hace muy poco tiempo estoy empezando a experimentar con este tipo de herramientas y complementos. Estoy tomando documentación y modificando los diferentes cursos y seminarios que dicto para poder llevar nuevas alternativas a los alumnos en la solución de problemas cotidianos con el Excel.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Pienso que para que puedan verse las facilidades de este tipo de herramientas, no deberían ser consideradas unos complementos sino de una sola vez incluirlos directamente en alguna ficha y en la cinta de opciones, de esta manera los usuarios sentirán mayor curiosidad y podrá llegar a más personas. Pienso que en Suramérica estas herramientas aún tienen mucho camino por explorar y las mejoras que pueden realizarse llegarán precisamente de esa interacción con los usuarios.

Yolanda Cuesta (España)

http://hojasdecalculo.about.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Creo que no se da la suficiente promoción a estos nuevos complementos recién  estrenados y cuyas utilidades son interesantísimas, pero es que además opino que no se le da tampoco mucha difusión a otros recursos y herramientas a nivel usuario avanzado y en la empresa aun se desconoce mucho del potencial de Excel desde siempre.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

En mi día a día de momento no me ha sido necesario utilizarlos, si acaso el Power Map para realizar mapas para representar geográficamente algunos de los datos de la actividad de la empresa en la que trabajo.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Hacerlos aun mas intuitivos si cabe y como comentabas al principio del cuestionario acercar al publico estas herramientas a los usuarios finales para que puedan exprimir al máximo sus hojas de cálculo Excel.

Víctor Román (México)

https://www.youtube.com/channel/UCh7H5QEvSVPmzwGBI_y8jBA

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Si bien son complementos destinados a  las actividades relacionadas con Inteligencia de Negocios, lo cierto es que el cúmulo de información que generan las empresas en la actualidad es tanta que no necesariamente solo quienes nos dedicamos a la inteligencia de negocios estaríamos interesados en dichas herramientas. Sin embargo, en más de una ocasión me he encontrado a los colegas sufriendo con bases de datos elaboradas en Excel con más de 200,000 registros que hacen extremadamente lento un libro de Excel considerando que estamos hablando de la quinta parte de la capacidad de Microsoft Excel. En el mismo caso a usuarios que considero que tienen conocimientos avanzados de Excel.

En ambos escenarios, en la mayoría de los casos no conocen los complementos Power de Excel. Considero que Microsoft no promueve de manera masiva dichas herramientas ya que van dirigidas a un segmento específico (Business Intelligence) pero tarde o temprano la evolución del Big Data llevará a promocionar las herramientas para el público en general.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

En mi experiencia personal, durante los último cuatro años en las áreas de Auditoría y Finanzas, Powerpivot ha jugado un papel muy importante en la creación de nuevas alternativas para la toma de decisiones, tomando mucha fuerza con el paso del tiempo ya que la generación de información de los lugares en los que me he encontrado trabajando es cada vez mayor.

En menor medida pero sin dejar de ser importante Power Query me ha permitido extraer información desde prácticamente cualquier fuente de datos como una base de datos. Ambas herramientas trabajando en conjunto crean una experiencia intuitiva y con ahorros muy importantes de tiempo en mi vida laboral, lo que me ha permitido disfrutar más de mi familia y amigos.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Hablando de Powerpivot específicamente, me queda la impresión de que se puede mejorar la velocidad con que se ejecutan determinadas tareas dentro de la interface. Considerando que también trabajo frecuentemente con conexiones de datos dentro de Excel con Access por ejemplo; dejándome un mejor sabor de boca la experiencia y la velocidad de una conexión de datos a una base externa que conservándola en Powerpivot si de millones de registros se trata.

En cuanto a Power Query, no podría a criticar de manera objetiva y sugerir mejoras y cambios puesto que lo que conozco de la herramienta de acuerdo a mi criterio no es suficiente. Son más las características a adular que las características deficientes de Power Query.

Moises Ortiz (México)

http://www.exceltotal.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

El esfuerzo de Microsoft por desarrollar y promover las herramientas BI ha sido enorme, pero no necesariamente suficiente para llegar a todo su público objetivo. Los complementos son relativamente nuevos y aún existe gran desconocimiento de muchos usuarios de Excel sobre su existencia.

Creo que la adopción de estas herramientas será paulatina e impulsada fuertemente por la comunidad de expertos en Excel y con eventos como el Microsoft Data Insights Summit.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

Utilizo PowerQuery, PowerPivot y PowerView.

PowerQuery es excelente para extraer información de diversas fuentes de datos,  PowerPivot es “el cerebro” que nos permite crear los modelos de datos y PowerView facilita en gran medida el análisis interactivo de los datos.

He impulsado el uso de estos complementos en empresas que tienen una gran cantidad de datos por analizar y su uso se hace cotidiano.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

En general los complementos son excelentes y solo podría sugerir una mejor integración con fuentes externas como Teradata o SAP, especialmente en los tipos de datos reconocidos.

Pero la mejora más importante que podría haber es la disponibilidad de estos complementos para todos los usuarios de Excel ya que solo están disponibles para ciertas versiones de Office. Tal vez eso ha limitado, de cierta manera, el crecimiento y adopción de estos complementos.

José Manuel Pomares (España)

http://temporaexcel.blogspot.co.at

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Microsoft está promocionando esas herramientas en función de su demanda, que a día de hoy es muy limitada. La inmensa mayoría de usuarios no las conoce y no las necesita. Aunque es cierto que sí hay una cierta cantidad de usuarios que necesitan esas herramientas, pero hay varios factores como  su complejidad y la complejidad de los conceptos relacionados con el manejo de grandes bases de datos (relaciones, cubos OLAP, etc.) que hacen de barrera de entrada a la utilización.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

PowerPivot lo he utilizado, pero no con asiduidad puesto que en los dos ámbitos en los que me muevo en mi trabajo no es necesario. Por un lado,  la formación que imparto va dirigida a usuarios de muchos niveles distintos… pero en rarísimas ocasiones se me ha demandado PowerPivot y nunca se me ha demandado PowerQuery. Por otro lado, las empresas para las que trabajo son pymes y en ese rango de tamaño de empresas el manejo de tablas con varios millones de registros es muy raro, aunque no imposible, claro.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Nada en particular.

Obed Cruz (México)

http://www.exceltrabajaporti.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Me parece que aunque Microsoft le ha dado publicidad a estas nuevas herramientas no ha sido suficiente, Microsoft le ha dado un papel mucho más importante a los usuarios de negocio para que ellos mismo sean capaces de crear escenarios que son relevantes para la toma de decisiones.

El Business Intelligence tradicional se basa completamente en los departamentos de TI para crear todos los tipos de informes, mientras que con los nuevos complementos desarrollado por Microsoft (Power Pivot, Power View, etc. ) empodera al usuario final para crear sus propios informes sin depender totalmente de los departamentos de TI, pero creo que aún muchos de estos usuarios finales a los que van dirigidas estas herramientas las desconocen.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

Si, utilizo ocasionalmente los complementos Power Pivot y Power Query.

Los utilizo cuando requiero analizar grandes volúmenes de datos, me permiten conectar varias tablas de datos y crear relaciones entre ellas evitándome la necesidad de utilizar funciones de Excel que es poco práctico utilizarlas con gran escala de datos.

Me parece que estas herramientas se están convirtiendo en un requisito indispensable a conocer para cualquier persona que se dedique a analizar datos.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

Para el caso de Power Pivot, que es el complemento que utilizo con más frecuencia a mi parecer pudiera mejorar o desearía que mejorara en los siguientes aspectos:

1. Guardar archivos Power Pivot suele causar problemas cuando el tamaño es grande.
   Que se le pueda agregar seguridad a nivel de datos.
2. Power Pivot se ejecuta en la memoria, asi que si se manejan grandes cantidades de datos se necesita un gran memora RAM.
3. Trabajar con diferentes fuentes de datos requiere altos conocimientos técnicos, me parece que aquí también pudiera haber una oportunidad de mejora.

Alejandro Quiceno (Colombia)

http://alejandroquiceno.blogspot.com

• Microsoft ha mejorado mucho sus herramientas para analizar datos con la creación de nuevos complementos. ¿Crees que se están promocionando lo suficiente como para llegar al tipo de público al que están dirigidos?

Es difícil pues los nuevos complementos son de corte gerencial, y los gerentes por lo general son adultos mayores, en donde ya no se tiene la misma facilidad que un niño para aprender. Por otra parte pareciera que son muchos los interesados en querer esconder este tema para explotarlo convenientemente. La powerpivot está con nosotros desde el 2010. En Internet han armado cursos de powerpivot muy costosos, de 400 y 500 dólares, sin embargo en YouTube ya comienzan a aparecer tips y videos muy cortos que están corroyendo esa supuesta ventaja competitiva de los profesores onerosos. Por otra parte los usuarios nisiquiera conocen todas las bondades de la tabla dinámica, esa labor parece que le está quedando a los influenciadores reconocidos como MVP’s, que tambien son muy pocos.

• ¿Utilizas alguno de estos complementos? ¿En qué medida?

En Excel para Contadores, en lo que a mi respecta, hasta ahora no he tenido necesidad de echar mano de la PowerPivot, ya que en el negocio de las PYMES, que es el 98% de las empresas, el millón de filas que trae Excel es mucho mas que suficiente. Una pyme puede tener una contabilidad total de tan solo cien mil registros. Sin embargo, la powerpivot es excelente por la combinación simultanea de varias fuentes de información, hasta externas. Allí la powerpivot tiene un potencial increible para ofrecer a los contadores . Era un complemento que esperabamos, pues practicamente diseñamos reportes con tecnología de punta. Ni hablar de las animaciones en PowerView, y PowerMap. Era lo que la inteligencia de negocios necesitaba.

• ¿Qué piensas que se podría mejorar de PowerPivot o PowerQuery?

De por si son complementos muy poderosos, depronto aumentar la variedad de la formulación que se pueda implementar en la powerpivot.

Conclusión

Tras las respuestas de estos 9 colegas (influyentes cada uno en su ámbito de Excel), he llegado a la conclusión de que Microsoft ha hecho un buen trabajo en el desarrollo de estos complementos, ya que satisface por completo las exigencias de quién los utiliza.

Todavía se utilizan poco, aunque Powerpivot cada día va ganando más terreno a las tablas dinámicas, porque parece que los clientes potenciales tienen todavía la idea de que Excel es solamente una hoja de cálculo y tiene las limitaciones propias de ese tipo de programa.

Sin duda alguna, cada día aumenta el número de usuarios de herramientas de análisis de datos.

Y a ti… ¿qué te impide comenzar atrabajar con estas herramientas? ¡Comenta!