CĆ³mo usar la funciĆ³n SUBTOTALES en Excel
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DescripciĆ³n
La funciĆ³n SUBTOTALES en Excel calcula subtotales para una lista o base de datos, aplicando diferentes funciones de agregaciĆ³n como suma, promedio, conteo, entre otras, sobre datos filtrados o visibles. SUBTOTALES es especialmente Ćŗtil en conjuntos de datos extensos que requieren anĆ”lisis segmentados, ya que permite generar resĆŗmenes dinĆ”micos que se ajustan automĆ”ticamente cuando se aplican filtros o se modifican los datos. AdemĆ”s, SUBTOTALES ignora las filas ocultas por filtros automĆ”ticos, proporcionando resultados precisos y relevantes segĆŗn la vista actual de los datos.
Por ejemplo, al aplicar SUBTOTALES(9; A2) en una columna filtrada, Excel calcularĆ” la suma de los valores visibles en el rango especificado, ignorando las filas que no cumplen con los criterios del filtro.
Sintaxis
SUBTOTALES(funciĆ³n_num; ref1; [ref2]; ā¦)
- funciĆ³n_num: Obligatorio. Es un nĆŗmero que especifica quĆ© funciĆ³n de agregaciĆ³n se utilizarĆ” para calcular el subtotal. Los nĆŗmeros varĆan entre 1 y 11, y de 101 a 111, donde los primeros ignoran las filas ocultas manualmente, y los segundos ignoran tambiĆ©n las filas ocultas por filtros.
- ref1, ref2, ā¦: Obligatorio. Son las referencias a los rangos de celdas para los cuales se desea calcular el subtotal. Se pueden incluir hasta 255 referencias.
Notas adicionales
Requisitos de los argumentos
Para que la funciĆ³n SUBTOTALES funcione correctamente, es esencial que:
- funciĆ³n_num sea un nĆŗmero vĆ”lido entre 1 y 11, o entre 101 y 111.
- Las referencias (ref1, ref2, ā¦) deben ser rangos de celdas numĆ©ricas o datos compatibles con la funciĆ³n de agregaciĆ³n seleccionada.
Si alguno de estos requisitos no se cumple, la funciĆ³n devolverĆ” un error correspondiente.
Tipos de funciones de agregaciĆ³n
El valor de funciĆ³n_num determina quĆ© tipo de funciĆ³n de agregaciĆ³n se aplicarĆ”. A continuaciĆ³n, se enumeran las opciones disponibles:
| funciĆ³n_num | FunciĆ³n de agregaciĆ³n | Ignora filas ocultas por filtro |
|---|---|---|
| 1 | PROMEDIO | No |
| 2 | CONTAR | No |
| 3 | CONTARA | No |
| 4 | MAX | No |
| 5 | MIN | No |
| 6 | PRODUCTO | No |
| 7 | DESVEST | No |
| 8 | DESVESTP | No |
| 9 | SUMA | No |
| 10 | VAR | No |
| 11 | VARP | No |
| 101 | PROMEDIO | SĆ |
| 102 | CONTAR | SĆ |
| 103 | CONTARA | SĆ |
| 104 | MAX | SĆ |
| 105 | MIN | SĆ |
| 106 | PRODUCTO | SĆ |
| 107 | DESVEST | SĆ |
| 108 | DESVESTP | SĆ |
| 109 | SUMA | SĆ |
| 110 | VAR | SĆ |
| 111 | VARP | SĆ |
Manejo de filas ocultas y filtros
- Filas ocultas manualmente: Las funciones con funciĆ³n_num entre 1 y 11 incluyen las filas ocultas manualmente en el cĆ”lculo.
- Filas ocultas por filtros: Las funciones con funciĆ³n_num entre 101 y 111 excluyen las filas ocultas por filtros automĆ”ticos, proporcionando resultados que reflejan Ćŗnicamente los datos visibles.
Errores comunes
- Error
#Ā”VALOR!: Se produce si funciĆ³n_num no estĆ” dentro del rango permitido (1-11, 101-111) o si alguna referencia no es vĆ”lida. - Error
#Ā”REF!: Aparece si alguna de las referencias es invĆ”lida, como cuando se elimina una fila o columna referenciada. - Error
#Ā”NUM!: Se genera si la funciĆ³n de agregaciĆ³n no puede procesar los datos debido a valores no numĆ©ricos o excesivamente grandes.
Uso con referencias y rangos
La funciĆ³n SUBTOTALES puede trabajar con mĆŗltiples rangos de celdas, permitiendo calcular subtotales sobre diferentes conjuntos de datos simultĆ”neamente. Por ejemplo:
- SUBTOTALES(9; A2
; B2
): Calcula la suma de los rangos A2
y B2
, ignorando las filas ocultas por filtros si se usa un nĆŗmero entre 101 y 111.
Compatibilidad con formatos numƩricos
El resultado de la funciĆ³n SUBTOTALES puede formatearse segĆŗn las necesidades del usuario, utilizando formatos de nĆŗmero estĆ”ndar de Excel, como moneda, porcentaje, decimal, entre otros.
Limitaciones
- SUBTOTALES no puede utilizarse en tablas dinƔmicas directamente, ya que estas ya gestionan sus propios cƔlculos de subtotales.
- SUBTOTALES no puede manejar funciones de agregaciĆ³n personalizadas que no estĆ©n listadas en la tabla de funciĆ³n_num.
RelaciĆ³n con otras funciones
La funciĆ³n SUBTOTALES se relaciona con varias otras funciones en Excel, facilitando operaciones avanzadas en el anĆ”lisis y manipulaciĆ³n de datos:
- FILTRAR: Puede utilizarse en conjunto con SUBTOTALES para calcular agregaciones sobre conjuntos de datos filtrados dinƔmicamente.
- SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO: Permiten realizar sumas condicionadas que complementan los cƔlculos de SUBTOTALES.
- PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Ofrecen cƔlculos de promedios condicionados, complementando las capacidades de SUBTOTALES.
- AGREGAR: Similar a SUBTOTALES, pero con opciones adicionales para manejar errores y otros tipos de cƔlculos.
- SI: Permite aplicar condiciones especĆficas en fĆ³rmulas que incluyen SUBTOTALES, como calcular subtotales solo si se cumple una determinada condiciĆ³n.
- CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO: Permiten contar celdas que cumplen ciertos criterios, complementando las capacidades de conteo de SUBTOTALES.
Tipo de uso
La funciĆ³n SUBTOTALES se utiliza en diversas aplicaciones prĆ”cticas, incluyendo:
- AnĆ”lisis de Datos: Para generar resĆŗmenes y agregaciones de grandes conjuntos de datos, facilitando la identificaciĆ³n de tendencias y patrones.
- Informes Financieros: Para calcular subtotales de ingresos, gastos, ganancias y otros indicadores financieros, ajustƔndose automƔticamente a los filtros aplicados.
- GestiĆ³n de Inventarios: Para sumar cantidades de productos, calcular promedios de stock y analizar variaciones en inventarios filtrados por categorĆas.
- EstadĆstica: Para calcular promedios, conteos y otros estadĆsticos sobre subconjuntos de datos seleccionados.
- IngenierĆa: En el anĆ”lisis de proyectos y recursos, calculando subtotales de costos, tiempos y materiales.
- EducaciĆ³n: Como herramienta para enseƱar conceptos de agregaciĆ³n y anĆ”lisis de datos en cursos de matemĆ”ticas, estadĆsticas e informĆ”tica.
- LogĆstica y DistribuciĆ³n: Para sumar cantidades de envĆos, calcular promedios de tiempos de entrega y analizar datos de rutas filtradas por criterios especĆficos.
Ćndice de ejemplos
- Ejemplo simple de la funciĆ³n SUBTOTALES
- SUBTOTALES con validaciĆ³n de datos
- Usando AGREGAR o SUBTOTALES dependiendo de la versiĆ³n de Excel
Archivos de ejemplo
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