Control de Producción y Facturación

Xander1924 · el 8 de enero

Buenas,

Me gustaría tener su ayuda u orientación en algo que estoy intentado hacer desde hace tiempo. Necesito crear un archivo en Excel que me permita llevar un control de la producción y de la facturación de una serie de pequeños servicios que tengo a cargo. La producción esta en una pestaña y la facturación en otra, pero deben de poder interactuar entre ambos. En el caso de la producción tengo una serie de columnas donde registro los proyectos o tareas y distribuyo en los meses de acuerdo a como se va avanzando. En la pestaña de facturación se deberán crear y ordenar de forma automática a medida que vaya creando filas en la pestaña de producción, siempre debe estar ordenado de la misma forma como lo tengo en producción. Los campos que deberá reflejar son : Centro de Costos, Cliente, Nombre del Proyecto, Monto Aceptado. Los campos de Peco, Posición, Factura, Datos para facturación, Observaciones son llenados de forma manual. Importante que cuando un proyecto este facturado, osea tenga contenido en la columna de factura, o si también tiene peco, contenido en la columna Peco, esto se debe reflejar también en la pestaña de producción, en caso tambien no se tenga contenido en la columna Peco o en factura esto se debe reflejar en la pestaña de producción como una alerta. Finalmente, cuando en producción un servicio este completo, es decir que se ha distribuido el total de lo ganado en los meses y aun no se ha facturado, debera generar una alerta en el registro en la pestaña facturación.

Muchas gracias por su ayuda

Roger

Control_Produccion_Facturacion.xlsx

Israel Cassales · el 8 de enero

Hace 1 hora, Xander1924 dijo:

Los campos que deberá reflejar son : Centro de Costos, Cliente, Nombre del Proyecto, Monto Aceptado.

Bueno, si estas dispuesto a crear una columna en ambas hojas no sería muy complicado. Una columna que anteceda los datos en ambos rangos que se llame tal vez, folio o registro debería bastar.

Posteriormente, con un BUSCARV() traes los datos de una hoja a otra.

Si quieres controlar errores y eso, podrías anteponer SI.ERROR() y decides qué hacer si no encuentra nada o está en blanco. ¡Ah! y Deberías considerar evitar duplicados, además la numeración de esos folios también podría ser automática, una forma de hacerlo sería usar el número de FILA()

Israel Cassales · el 8 de enero

Control_Produccion_Facturacion.xlsx

Israel Cassales · el 8 de enero

Lo anterior podría resolver la primera parte de la consulta.

Ahora sobre la segunda:

Hace 1 hora, Xander1924 dijo:

Importante que cuando un proyecto este facturado, osea tenga contenido en la columna de factura, o si también tiene peco, contenido en la columna Peco, esto se debe reflejar también en la pestaña de producción

En el libro no encontré algún ejemplo de cómo necesitas eso, podrías mostrarlo. Sí la idea ahí está, mencionas una alerta ¿pero una alerta cómo? En una celda, un mensaje, algo en VBA, un color en la misma fila de la hoja producción... y un largo etcétera que podría uno pensar.

Editado el el 8 de enero por Israel Cassales

Israel Cassales · el 8 de enero

Para la tercera:

Hace 1 hora, Xander1924 dijo:

Finalmente, cuando en producción un servicio este completo, es decir que se ha distribuido el total de lo ganado en los meses y aun no se ha facturado, debera generar una alerta en el registro en la pestaña facturación.

Me parece que si las columnas no cambian, puedes usar CONTAR() o alguna de sus variantes para validar cuando las celdas estén llenas y de ser así con la función SI() le regresas a la fila que corresponda en la hoja de facturación un texto en la última fila con algún "OK" o algo así.

Saludines.

Israel Cassales · el 8 de enero

Recomendación: Si secciona sus consultas en base a sus avances es probable que la ayuda sea más precisa, evita ambigüedades y es factible que participen más miembros del foro o algún Maestro.

Xander1924 · el 9 de enero

Agradezco mucho tu respuesta y paso a hacerte unas consultas y precisar el detalle

hace 4 horas, Israel Cassales dijo:

Lo anterior podría resolver la primera parte de la consulta.

Ahora sobre la segunda:

En el libro no encontré algún ejemplo de cómo necesitas eso, podrías mostrarlo. Sí la idea ahí está, mencionas una alerta ¿pero una alerta cómo? En una celda, un mensaje, algo en VBA, un color en la misma fila de la hoja producción... y un largo etcétera que podría uno pensar.

En el adjunto nuevo creo que queda un poco mas claro lo que intento hacer, ya probé lo de BUSCARV y funciona para lo primero que necesito . Para esto segundo si el campo Factura o Peco de la pestaña de Facturación tiene algún contenido, deberá marcarse en la Pestaña Producción en las ultimas columnas como un Si o como un No, a eso me refiero con un aviso.

hace 4 horas, Israel Cassales dijo:

Para la tercera:

Me parece que si las columnas no cambian, puedes usar CONTAR() o alguna de sus variantes para validar cuando las celdas estén llenas y de ser así con la función SI() le regresas a la fila que corresponda en la hoja de facturación un texto en la última fila con algún "OK" o algo así.

Saludines.

Es correcto, es lo que me gustaría tener. Una columna en la pestaña facturación que mi diga OK o NOK cuando ya se realizo el llenado por completo de los montos distribuidos de Enero a Dic. Se me ocurre quizas cuando tengamos contenigo en la columna que dice "Producción Total"

Desde ya muchas gracias!

Roger

Control_Produccion_Facturacion_v2.xlsx

Israel Cassales · el 9 de enero

hace 14 horas, Xander1924 dijo:

Para esto segundo si el campo Factura o Peco de la pestaña de Facturación tiene algún contenido, deberá marcarse en la Pestaña Producción en las ultimas columnas como un Si o como un No, a eso me refiero con un aviso.

También puedes usar un BUSCARV()

=SI.ERROR(SI(BUSCARV($A3,Facturación!$A$2:$H$13,6,FALSO)<>"","SI","NO"),"")

hace 14 horas, Xander1924 dijo:

Una columna en la pestaña facturación que mi diga OK o NOK cuando ya se realizo el llenado por completo de los montos distribuidos de Enero a Dic.

Como te comentaba, un CONTAR() en producción

=CONTAR(I3:T3)

Y en facturación otro BUSCARV()

=SI.ERROR(SI(BUSCARV(A2,Producción!$A$3:$X$16,24,FALSO)=12,"OK","NOK"),"")

Con eso deberías poder cumplir con las expectativas de la consulta.

¡Saludines!

Control_Produccion_Facturacion_v2.xlsx

Editado el el 9 de enero por Israel Cassales

Xander1924 · el 10 de enero

hace 6 horas, Israel Cassales dijo:

Con eso deberías poder cumplir con las expectativas de la consulta.

Hola Israel,

Funciona, pero justo acabo de encontrar un inconveniente y es que por un tema de orden se debe mantener en la pestaña de producción siempre los centros de costos ordenados numéricamente, en el archivo que te adjunto se puede ver mas claro, en la pestaña "Producción" hay 2 registros con centro de costo 1222 y 1 registro con centro de costos 1223, que pasa si quiero agregar un nuevo registro con centro de costo 1222, me voy al ultimo registro con CC 1222 y agrego una fila debajo y lleno los datos, lo que ocurre en la pestaña facturación es que los campos que se llenan de forma manual van a quedar en su respectiva fila ocasionando que los registros se corran y no sean congruentes a su fila. Desde ya muchas gracias por tu orientación y ayuda.

Un saludo

Roger

Control_Produccion_Facturacion_v3.xlsx

Israel Cassales · el 10 de enero

Bueno, tenemos una 4ta variante en tu consulta.

Este inconveniente me parece que la forma sencilla de resolverlo sería que entonces el BUSCARV() sea sobre los registros en el centro de costos, es decir; en la hoja de producción los vas anotando según los eventos y en la hoja de facturación que se vayan ordenando. Entonces...

La primer recomendación de la columna de folio no la necesitas, la reemplazaras por la de CC
En la hoja de facturación usarás la función ORDENAR()
Las demás fórmulas te deberían servir igual.

Haz un intento, te dejo los argumentos de la función ORDENAR(), verás que cumplirá con esto que necesitas. Una vez que lo realices si te es posible, comparte aquí tus avances o dificultades.

Xander1924 · el 10 de enero

hace 2 horas, Israel Cassales dijo:

La primer recomendación de la columna de folio no la necesitas, la reemplazaras por la de CC

En la hoja de facturación usarás la función ORDENAR()

Las demás fórmulas te deberían servir igual.

Hola Israel, gracias por contestar

Quizás mi inexperiencia no me deja completar la tarea :

1) Para este punto estoy intentando cambiar en la pestaña facturación a la referencia a la columna C (CC) e ir cambiando la referencia a su respectiva columna, pero no me esta jalando nada

=SI.ERROR(BUSCARV($A2;Producción!$A$3:$F$103;3;FALSO);"")

2) E intentado usar ORDENAR sobre la misma columna CC pero no me esta funcionando , o es que es necesario crear una nueva columna?

Por favor si me puedes orientar con ello o adjuntarme el archivo y ver en que me estoy equivocando

Israel Cassales · el 10 de enero

Entiendo.

Salvo lo que algún miembro adicional o Maestro del foro puedan aportar sigo considerando lo mismo, que en la hoja producción no hay que insertar o eliminar ninguna fila cuando se repita algún centro de costo, sino mejor que la función ORDENAR() lo haga por ti en la hoja facturación.

Lo que modifique un poco fue el folio para volverlo "único" contando las veces que se pueda escribir y después usarlo con el BUSCARV(), por lo demás si la idea te convence se puede quedar igual a como te he venido proponiendo.

Saludines.

Ayuda Excel.xlsx

Editado el el 10 de enero por Israel Cassales

Xander1924 · el 11 de enero

En 10/1/2024 at 14:04 , Israel Cassales dijo:

Salvo lo que algún miembro adicional o Maestro del foro puedan aportar sigo considerando lo mismo, que en la hoja producción no hay que insertar o eliminar ninguna fila cuando se repita algún centro de costo, sino mejor que la función ORDENAR() lo haga por ti en la hoja facturación.

Hola Israel, nuevamente gracias por tu aguante, pero estoy notando que en el caso de los campos Peco hacia la derecha no se ordenan automáticamente sino que cuando agrego una fila mas en producción estos se mantienen en su misma fila en producción, causando que los registros no estén correctos.

Espero explicarme bien con este ejemplo :

Si revisamos la pestaña facturación el Folio 11223 tiene la factura 1002
En producción agregare una nueva fila con CC 1222
En Facturación se agrega el nuevo registro, pero lo que previamente había llenado para el Folio 11223 (Peco, Factura, Detalles, etc) ahora lo tiene el 31222

Un saludo!

Ayuda Excel v4.xlsx

Israel Cassales · el 11 de enero

No entendí muy bien, creo lo que esta pasando es que esos datos {Peco, Factura, Detalles...} son escritura libre y no el resultado de una fórmula como lo son los folios que se arman más el ordenamiento, entonces hay que definir qué datos son fijos y cuáles hay que devolver. Si insertas una fila hay que tener cuidado con recorrer las fórmulas.

Puedo ayudarte pero debes tener bien identificado la secuencia de los datos, es decir; origen y destino porque sino, avanzamos un paso pero retrocedemos dos.

¿Cómo logras lo anterior? Empieza por el diseño, por los datos que estás manejando tal vez te convenga una sola hoja y no dos, discriminas factura de producción con columnas y optimizas las fórmulas. Porque eso de estar insertando filas para acomodar no es una buena práctica para el fin que se está buscando, lo mejor es usar una sola hoja como base de datos con todo lo que debe contener y después para informes, resúmenes, etc. ya le agregas otra hoja.

Si es indispensable el diseño como está, entonces tienes que decidir qué pasa con los valores fijos mencionados porque éstos no se mueven de forma dinámica, porque en origen son de escritura. Con gusto (si lo sé, verdad) te ayudo a formular. Por otro lado, si consideras un diseño nuevo también puedo acompañarte en el proceso.

Xander1924 · el 11 de enero

hace 29 minutos , Israel Cassales dijo:

Si es indispensable el diseño como está, entonces tienes que decidir qué pasa con los valores fijos mencionados porque éstos no se mueven de forma dinámica, porque en origen son de escritura. Con gusto (si lo sé, verdad) te ayudo a formular. Por otro lado, si consideras un diseño nuevo también puedo acompañarte en el proceso.

Israel, te agradecería mucho que me puedas ayudar a reformularlo, quizás como dices estoy haciendo algo no optimo que a la larga me perjudique, lo que quiero que prime es :

1) Producción y Facturación tienen vistas diferentes, pero siempre Facturación depende de varios campos que llena Producción

2) A Facturación le interesa estos datos para llenar Peco, Numero de Factura, Observaciones, etc. Y también le interesa enterarse cuando un servicio esta listo para facturar (Esto lo intenté hacer con ese conteo que te comente)

3) A producción le interesa enterarse cuando estos servicios ya cuentan con Peco y Facturación y de alguna forma verlo reflejado en su Pestaña..

4) Por un tema de orden siempre en la pestaña producción se mantiene un orden por CC, es por eso que hay mucha posibilidad que alguien agregue una fila debajo de un CC para agregar un nuevo registro..

Un abrazo

Roger

Israel Cassales · el 11 de enero

Entiendo.

El punto sobre el que tienes tomar una decisión es cuál es el mandante entre las indicaciones. Espero darme a explicar, Facturación escribe Peco y Número de factura, literal llena ese campo en base a los datos que se le devuelven con fórmula de la hoja producción. Es decir; que si se pone una fórmula en esas celdas el usuario las va a borrar. Luego producción si encuentra un consecutivo entre filas, en lugar de ordenar la tabla le inserta una fila, pero necesita ver los datos que le puso Facturación, pero con esta idea ya no los ve porque los cambia de lugar. Esos movimientos que hacen los usuarios y no sé si sean personas distintas mueven las referencias. Entonces lo que tienes dinámico te lo mueven, y luego algo fijo se requiere volver dinámico. Alguna de las dos tendrá que adaptarse, esa es la decisión...

Sobre el diseño ¿Son dos hojas en un mismo libro para facilitar el tema aquí en el foro? ¿Son dos o más personas las que trabajan sobre el libro? ¿Facturación puede estar en desorden en los CC? ¿Producción podría llenar el registro siguiente en la fila que sigue y por orden usar el ordenar nativo de Excel?

Xander1924 · el 11 de enero

Hace 1 hora, Israel Cassales dijo:

Sobre el diseño ¿Son dos hojas en un mismo libro para facilitar el tema aquí en el foro? ¿Son dos o más personas las que trabajan sobre el libro? ¿Facturación puede estar en desorden en los CC? ¿Producción podría llenar el registro siguiente en la fila que sigue y por orden usar el ordenar nativo de Excel?

Hola Israel,

He grabado un video para poder explicarte lo que necesito y puedas ayudarme, te dejo el enlace al video :

Respondiendo a tus consultas ultimas, de preferencia mantener el mismo orden en Producción y en Facturación, siempre ordenado por CC. Sobre usar el orden nativo de excel, puede ser siempre que cuando agregue una nueva fila se mantengan los registros en Facturación (Peco, Factura, etc)

Un abrazo

Roger

Israel Cassales · el 13 de enero

Hola.

Lamentablemente el video no he podido verlo, no por no querer, sino porque no me carga, ademas en este momento cuento con algo de tiempo porque ando en un traslado y estoy con mi portátil consumiendo el tiempo así que estaría genial.

Las respuestas a mis consultas tal vez el video las respondía pero lo explicado al pie me queda ambiguo, y al menos necesito entender las respuestas que pueda darme:

En 11/1/2024 at 16:52 , Israel Cassales dijo:

Sobre el diseño ¿Son dos hojas en un mismo libro para facilitar el tema aquí en el foro? ¿Son dos o más personas las que trabajan sobre el libro? ¿Facturación puede estar en desorden en los CC? ¿Producción podría llenar el registro siguiente en la fila que sigue y por orden usar el ordenar nativo de Excel?

Le reitero mi ayuda, aunque se está alargando un poco el tema. Le recomiendo seccionar en dos o tres temas donde es posible recibir más ayuda. Por mí puedo continuar aquí, del mismo modo lo vamos a seccionar y apelo a su paciencia en los tiempos de respuesta.