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Principiante en access (pasar una bd de excel a access)


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Buenas tardes a todos, 

Lo primero de todo gracias por esta gran herramienta que nos ayuda a los novatos avanzar en nuestro aprendizaje.

Os comento brevemente.

Tengo una base de datos en excel en el cual voy introduciendo datos pero el otro día se ve vino a la mente el utilizar access para depurar la BD y ser mas accesible. Después de ver muchos videos, leer manuales, foros ... Me vinieron las primeras preguntas y dudas: ¿Cómo creo las tablas? ¿Estarán bien relacionadas para lo que necesito? ¿Qué clave pongo como principal?

Mi base de datos recogen las personas que hacen cursos. Esas personas pueden ser instructores, directores o personas que lo hacen. También recogen celebraciones de las personas para felicitarles por sus cumpleaños, aniversarios, ... En otro lado tendríamos los datos del curso, fecha que se hacen, lugar, quien imparte ese curso... Y finalmente si esas personas una vez finalizadas ese curso si continúan recibiendo una formación, asisten a reuniones y en que parte de municipio, si se forman por internet,.....

 

A continuación os pongo las tablas y los campos que creo que deberían llevar:

DATOS_PERSONALES (recogidos los datos de todas las personas que están inscritas)

                                       Nombre, apellido, dirección, telefono, correo ... (y unos cuantos campos mas que creo que dan información de la persona pero que no son relevantes para relacionarlos)

CURSILLO (cuando se hacen esos curos)

                                      Nº de cursillo, fechas,  localidad

OTROS DATOS DEL CURSILLO (información detallada del curso y de la persona)

                                     Grupo dentro del cursillo, Función que tiene la persona en el curso (instructor, director, hace el curso..)

SI PARTICIPA DESPUÉS DEL CURSO

                                      Forman en otras sedes, participa en reuniones externas, ....

 

Espero haberme explicado bien y me podais ayudar en esta aventura que me adentrado del access.

Cualquier aclaración o cosa, estaré a vuestra disposición para lograr tal fin.

Muchas gracias,

Un saludo

        Víctor

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Busca información sobre SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS RELACIONALES, Asi de pronto no encontre una adecuada pero esta información te ayudara, enfocate más en las tablas muestra.

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gestión_de_bases_de_datos_relacionales#Regla_4:_diccionario_dinámico_en_línea_basado_en_el_modelo_relacional

https://www.ibm.com/developerworks/ssa/data/library/tipos_bases_de_datos/index.html

La mitad del trabajo es organizar tus tablas y relacionarlas entre si. Algo importante es mejor tener varias tablas Únicas y que por medio de un campo se relaciones con otra u otras tablas.

Saludos.

 

Sin título.png

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Una cosas que yo agregaría es: Olvídate de Excel; es decir, imagínate que estás en algo realmente nuevo, no "pienses" en factor Excel o cosas como "si e Excel se hace así, en Access entonces...", deja eso de lado, y ya verás, para bases de datos (gestor), Access es sin duda superior a Excel.

Abraham Valencia

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Buenos días,

He realizado las tablas y sus posibles campos. Tengo varias preguntas, la clave principal es un campo único que no se puede repetir ¿es correcto?

En el caso de la tabla Persona-Cursillo, he puesto dos claves principales, ¿se puede hacer? En el caso negativo, ¿Qué posible campo puedo poner como clave principal?

A la hora de hacer las relaciones, no tengo ni idea… me lía mucho el tema de 1:1 o 1:n …. Con las tablas que tengo y las líneas (que creo que serán las relaciones) ¿cómo lo puedo hacer?

 

Muchas gracias por vuestra ayuda,

Un saludo

Posibles tablas.png

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Hace 6 horas, vic91am dijo:

He realizado las tablas y sus posibles campos. Tengo varias preguntas, la clave principal es un campo único que no se puede repetir ¿es correcto?

Es correcto.

Hace 6 horas, vic91am dijo:

En el caso de la tabla Persona-Cursillo, he puesto dos claves principales, ¿se puede hacer? En el caso negativo, ¿Qué posible campo puedo poner como clave principal?

No puede existir 2 Claves Principales. En Persona-Cursillo puede ser el ID que sea simplemente consecutivo, ya que aquí hay una relación muchos a muchos, ya que:

  1. La persona puede haber cursado varios cursos, osea vas a controlar por persona.
  2. Los Cursillos esta compuesto de Varias Personas. 

Esto lo controlas con diferentes indices, en la misma tabla. Y lo que queda después son generar las consultas.

Aquí es hacer una tabla que vaya registrando un Curso en cuestión y los participantes, con los demás datos que creas conveniente.

NOTA: En Cursillo falta el nombre del curso y Descripción si así lo deseas.

NOTA: Es bueno hacer las tablas con ejemplos de sus campos, para que veas que tipo de ID va a llevar y el tipo de dato de los campos, si es Numérico, Texto, Fecha, Lógico...etc.

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Hace 15 horas, Leopoldo Blancas dijo:

Es correcto.

No puede existir 2 Claves Principales. En Persona-Cursillo puede ser el ID que sea simplemente consecutivo, ya que aquí hay una relación muchos a muchos, ya que:

  1. La persona puede haber cursado varios cursos, osea vas a controlar por persona.
  2. Los Cursillos esta compuesto de Varias Personas. 

Esto lo controlas con diferentes indices, en la misma tabla. Y lo que queda después son generar las consultas.

Aquí es hacer una tabla que vaya registrando un Curso en cuestión y los participantes, con los demás datos que creas conveniente.

NOTA: En Cursillo falta el nombre del curso y Descripción si así lo deseas.

NOTA: Es bueno hacer las tablas con ejemplos de sus campos, para que veas que tipo de ID va a llevar y el tipo de dato de los campos, si es Numérico, Texto, Fecha, Lógico...etc.

Muchas gracias Leopoldo,

Adjunto un enlace para poder descargar el fichero para ver que tal pinta tiene

https://www.dropbox.com/s/89xag4p8pxbml7j/BD-Cur.accdb?dl=0 

Me cuentas que te parece si puedes,

Muchas gracias nuevamente

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Bien, vas avanzando, pero fíjate en el tipo de dato que va a guardar cada campo, por ejemplo... en teléfono lo pones numérico y no debe de ser numérico, ya que no vas a sumar o restar por el campo Teléfono, ya que en el número telefónico puede haber espacios u algún carácter de separación, un numero telefónico con puros dígitos juntos es difícil de leer.

Y en Cursillo Falta Nombre del Curso por lo menos.

Investiga al respecto..

Saludos.

NOTA: AL PARECER TE FALTA O FALTA REDISEÑAR EL CURSO, POR EJEMPLO... ESTA PROGRAMADO UN CURSO Y EN ESE CURSO VAN A ASISTIR PERSONAS, ENTONCES HACE FALTA UNA TABLA QUE TENGA EL CURSO COMO CLAVE PRINCIPAL Y LAS PERSONAS COMO UN CAMPO MAS. YA DESPUÉS EN CONSULTAS PUEDES FILTRAR POR PERSONAS LOS CURSOS QUE HAYA TOMADO.

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Hace 18 horas, Leopoldo Blancas dijo:

Bien, vas avanzando, pero fíjate en el tipo de dato que va a guardar cada campo, por ejemplo... en teléfono lo pones numérico y no debe de ser numérico, ya que no vas a sumar o restar por el campo Teléfono, ya que en el número telefónico puede haber espacios u algún carácter de separación, un numero telefónico con puros dígitos juntos es difícil de leer.

Y en Cursillo Falta Nombre del Curso por lo menos.

Investiga al respecto..

Saludos.

NOTA: AL PARECER TE FALTA O FALTA REDISEÑAR EL CURSO, POR EJEMPLO... ESTA PROGRAMADO UN CURSO Y EN ESE CURSO VAN A ASISTIR PERSONAS, ENTONCES HACE FALTA UNA TABLA QUE TENGA EL CURSO COMO CLAVE PRINCIPAL Y LAS PERSONAS COMO UN CAMPO MAS. YA DESPUÉS EN CONSULTAS PUEDES FILTRAR POR PERSONAS LOS CURSOS QUE HAYA TOMADO.

Gracias Nuevamente!!!

Los tipos de datos de cada campo lo tengo que revisar, lo hice rápido sin fijarme. Lo tendré en cuenta!!!

En Cursillo lo identifico por  Nº_Cursillo que es la clave principal. Cada Curso tiene un nº y no un nombre. 

A lo último que me comentas tengo una tabla intermedia que es Persona-Cursillo que lo tengo relacioanado con Cursillo y Datos Personales. No sé si es a eso a lo que te refieres.

De todas formas dejo de nuevo el fichero. 

https://www.dropbox.com/s/89xag4p8pxbml7j/BD-Cur.accdb?dl=0

image.thumb.png.9b58f8e27052ccb62d1949f29eaaf40f.png

 

GRACIAS nuevamente!!

 

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    • Hola de nuevo a ambos, @daren, tu archivo lleva excesivos datos, que creo no son necesarios para la información final que buscas. Te subo otro archivo, simplificado al máximo, que, si lo he entendido bien, con esta fórmula simplificada: =CONTAR.SI('Casos de Prueba'!I:I;"OK")*('Casos de Prueba'!I1="Resultados Ciclo "&COLUMNA(A5)) se calcularía el primer dato, que se encuentra en la columna I. Copiando la fórmula a la derecha las celdas que necesites, se completaría el rango.  Tu fórmula la coloco en D7, y esta nueva en D9, que como ves (si, repito, he interpretado bien lo que buscas), da los mismos resultados. ---------------------------------------------------------------- En cuanto a: Aquí tienes, en el mismo archivo (Hoja 3) lo que devuelve tu fórmula cuando hay un determinado dato en A1 y en B2. No llego a entender qué es lo que quieres exactamente.  Tal vez con una pequeña explicación de lo que esperas obtener, sea suficiente para poner el hilo a la aguja. ? ----------------------------------------------------------------- En el caso de que falte por añadir o evaluar alguna otra variable o parámetro (en tu primer post hablabas sólo de 'OK' y ahora veo que en el archivo figuran además 'KO' y 'BLOCK'), por favor, intenta emular el ejemplo del archivo que estoy subiendo; añade EXCLUSIVAMENTE esos datos en la hoja allá donde proceda, explicando dónde o cómo deben contarse o sumarse. Mejor trabajar siempre con datos anónimos y reducidos. Desconozco si en tu archivo alguno de esos datos puede considerarse confidencial, pero seguro que no interesan a nadie. Mucho mejor obviarlos. Saludos, Plantilla V3 (B).xlsx
    • buenas noches, quisiera saber si puedo mejorar mi macros que se encuentra en el evento change de la hoja de calculo de Excel, son códigos de cálculos básicos, además si me pudieran ayudar a reducir el código o darme algún tip para reducirlo yo mismo estaría muy agradecido.  de ante mano muchas gracias     Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)     Application.ScreenUpdating = False     Application.Calculation = xlManual     Application.EnableEvents = False              If Not Intersect(Target, Range("$L$5:$Y$9")) Is Nothing Then             Sub todo()          Range("E22") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E21"))     Range("E23") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E19"))     Range("E24") = WorksheetFunction.Sum(Range("E23") - WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I7")))     Range("i22") = WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I21"))     Range("I4") = Range("E23") * 0.1     Range("I6") = Range("E23") * 0.0127     Range("I5") = Range("EN10") * Range("EN11")     Range("I7") = Range("E23") * 0.006     Range("I25") = Range("E22") - Range("I22")     Range("I12") = Range("E24") * 0.03     Range("C7") = WorksheetFunction.Sum(Range("EQ8") - (Range("EQ9"))) + Range("EN13") + Range("EN14") + Range("EN15") + Range("EN16")     'Range("E7") = WorksheetFunction.Sum(Range("C7") * ((Range("E4") * 0.0077777)))     Range("C9") = Range("EQ9") + Range("EN17") + Range("EN18") + Range("EN19")     'Range("E9") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 45) * 1.3) * 1.5) * Range("C9")     'Range("E8") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 45) * 0.3)) * (Range("C8"))     Range("E9") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 1.3) * 1.5) * Range("C9")     Range("E8") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 0.3)) * (Range("C8"))     Range("E7") = WorksheetFunction.Sum((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 1.5) * Range("C7")          End Sub              End If                  Application.Calculation = xlAutomatic     Application.ScreenUpdating = True     Application.EnableEvents = True     End Sub
    • Buenas perdonad la espera adjunto el fichero Excel y explico mas detallado lo que me solicitan: Lo que me solicitan es que esos CP de la pestaña Casos de prueba los cuales tienen formulas para que cuando se copien y peguen junto a sus pasos el CP se va autoincrementando a 1,2,3 etc...., pero si copias ese CP bien solo con el primer paso o con todos sus  pasos y lo insertas entre dos CP no continua con la numeración, como se ve en la foto al hacer eso el CP insertado continua con la numeración CP2 y el de abajo pone también CP2 no se incrementa ni ese ni el valor de CU que hay a la derecha que también es incremental. Necesitaría que continuara con esa numeración aun insertándolo entre medio de 2 tanto el CP como el CU de la derecha. También me solicitan que el campo Ciclo 1 de la pestaña Resumen es auto incremental cuando copias y pegas va sumando 1, pero en las formulas referentes a Ok KO Y bloqueo al copiar y pegar se mantiene la misma formula , la idea es que cuando copies y pegues la fila donde están los ciclos se autoincremente Ciclo a 1,2,3,4 etc... y la formula de los campos OK,KO y Bloqueos se incremente también pasando de la columna I a la J  luego a la k etc... y que en Resultados Ciclo el numero de la formula también se incremente Resultados Ciclo 1 , 2 ,3 etc... que cambie la columna a la vez que el numero de Resultados Ciclo. Gracias por adelantado un saludo. Plantilla v3 Pruebas.xlsx  
    • Saludos amigos espero estén bien Estoy intentando hacer un formulario que me convierta unidades de masa sin embargo  en el mejor de los casos solo he podido lograr la conversión de una unidad a la vez en los TextBox 1, 3, 5, 7, 9, 11 y 13 y cuando lo logro el resultado que se copia  en la celda no se corresponde con el obtenido originalmente en el Textbox del Formulario (frmconv)  ejemplo al convertir 1900 Kg a Lb el resultado en el TextBox1 =4188,78298142 sin embargo al guardar el resultado lo que se copia en la Celda  "F11" es  418.878.298.142,00, adicionalmente el resultado de la conversión no se visualiza inmediatamente por lo que debo de hacer click en los TextBox 1, 3, 5, 7, 9, 11 y 13  para ver el resultado. Mucho les sabre agradecer la ayuda que me puedan brindar. PRUEBA.xlsm
    • Saludos a ambos. Copiar y pegar por sí solas, no tengo el conocimiento de que sirvan como "evento" para actualizar las referencias que buscas hacer, en la forma que lo quieres hacer, ó la fórmula como la quieres hacer. Te recomiendo abrir un tema similar en Macros, es posible que algún Maestro te de alguna idea. Por otro lado, si debe ser con funciones, entonces tendías que interactuar con COLUMNA() y FILA() para que al pegar el destino "sepa" donde está ubicado e intentar cambiar la referencia. =INDIRECTO(CARACTER(COLUMNA()+64)&FILA()) Algo como eso se podría usar para obtener el código ASCII de la letra de la columna (donde 65 es el código para “A”), y FILA() devuelve el número de la fila. La función CARACTER() convierte el código ASCII en una letra. Luego, INDIRECTO() toma la cadena resultante (por ejemplo, “A1”, “B2”, etc.) y la usa como una referencia de celda. En ese caso, una posible idea de editar tu ejemplo sería: =SI(INDIRECTO("'Casos de Prueba'!"&CARACTER(COLUMNA()+64)&"1")="Resultados Ciclo 1"; SI(CONTAR.SI(INDIRECTO("'Casos de Prueba'!"&CARACTER(COLUMNA()+64)&":"&CARACTER(COLUMNA()+64)); "OK")=0; 0; CONTAR.SI(INDIRECTO("'Casos de Prueba'!"&CARACTER(COLUMNA()+64)&":"&CARACTER(COLUMNA()+64)); "OK")); 0)   Enfatizo que es una idea, es muy probable que haya que editar. Así como esta su tema, la recomendación del maestro toma relevancia porque especular o deducir no es lo adecuado para intentar ayudar en este tipo de consultas. Por esta causa de mi parte por ejemplo no puedo aportar algo adicional.
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