Buenos días,

Tengo una duda sobre el funcionamiento de una futura aplicación. Actualmente en uno de los departamentos vienen utilizando, para guardar el mismo tipo de datos, varios ficheros excel. Un fichero para cada zona o destino.

Esos ficheros están conectado a uno "global" y mediante una macro genero una hoja con todos los datos de TODOS los ficheros, para luego hacer una dinámica, un par de gráficos, etc.

Mi idea es migrar todo eso a un fichero access y utilizar excel con formularios para manejar esos datos y extraerlos cuando sea necesario. Pero no tengo claro cómo hacerlo.

Supongo que deberé crear un excel para cada uno de los usuarios ¿verdad?, por aquello de que no se bloqueen unos a otros. Y ya desde estos excel conectar con el fichero access.

¿Qué ocurre si hay varios usuarios accediendo o insertando datos el mismo tiempo?

¿Es necesario tener instalado access para poder conectarlo con excel?

Muchas gracias.

Hola!, yo hice un proyecto así

Te comento, muy buena tu idea al hacer una BD en Access en común para todos, es mucho mejor que manejar varias pequeñas BD en Excel, ahora te comento las limitaciones:

- La velocidad de procesamiento se mantendrá constante hasta que la BD supere los 2GB, a partir de ahí verás que la velocidad de procesamiento se vuelve más lenta

- No es necesario que tengas a Access instalado

- Access solo acepta que hasta 10 usuarios puedan trabajar al mismo tiempo, es decir si tienes 11 o más trabajadores ingresando información a una misma tabla en Access no se guardarán algunos registros

Lo recomendable es que crees un Excel y que al inicio le coloques un usuario y contraseña, de ahí solo copias el archivo y le cambias esa información, también puedes hacer que solo exista un archivo Excel (en una carpeta compartida) el cual pueda ser abierto por varios usuarios al mismo tiempo, pero lo tendrías que hacer con libros compartidos, y no te recomiendo usarlos ya que un libro compartido pierde muchas propiedades, como que el proyecto se bloquea y ya no puedes editarlo a menos que lo descompartas, no te permite generar tablas dinámicas, entre otros

Por último te recomiendo que le coloques una contraseña a tu BD en Access

Muchas gracias,

No creo que el fichero access vaya a llegar nunca a esos 2 GB... Espero que ni se acerque al giga. De hecho mi idea es utilizar un fichero por año por lo que el tamaño no será un problema.

El tema de los usuarios veo que tampoco será un problema, cómo mucho serán seis o siete los que tengan acceso y no creo que todos vayan a conectarse al mismo tiempo (sería mucha casualidad) pero no está de más saberlo.

Los excel compartidos nunca han sido mis preferidos. En determinados casos si que son muy útiles pero para ésto creo que mejor un excel por usuario. Mi idea es añadir uno o dos campos en la tabla de la bbdd para registrar el usuario que guarda/modifica datos y la fecha.

Lo de la contraseña lo tengo pensado, si. No me gusta que toqueteen sin saber qué están haciendo.

Muchas gracias por los consejos