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¿Te atreves a crear listas de validación dependientes?

Hoy tenemos en AyudaExcel a Miguel Antúnez que nos trae un interesante artículo sobre creación de validación de datos dependiente. ¡Adelante, Miguel!

Crear listas de validación simples, es relativamente sencillo.

Ya sabes, esos desplegables que nos facilitaban la vida pudiendo seleccionar los datos de una lista, permitiéndonos que los datos sean homogéneos, sin tener que depurarlos para por ejemplo hacer una tabla dinámica, pero…

¿Cómo haríamos si quisiéramos crear varias listas de validación y que dependieran unas de otras?

Puede sonar un poco complejo, pero no sabes lo fácil que va a ser y la cantidad de usos que le vas a poder dar.

Lo vemos con un caso práctico a modo de ejemplo, te lo dejo en este videotutorial, y abajo tienes el detalle completo en el post, donde te dejare el fichero también para que lo puedas descargar y practicar ahora mismo.

Supongamos que tenemos estos datos:

validación datos excel

Con los cuales queremos realizar el siguiente formulario para que otros usuarios o compañeros, al completar la ciudad y las tiendas, tengamos las ventas de forma automática, por ponerle un ejemplo, pero para presentar datos, importar cifras para dashboards, ¡los limites los pones tú!

datos validación excel

Entrando en detalle lo que queremos hacer es que podamos desplegar un combo para las ciudades, y en función de que ciudad seleccionemos, solo nos aparezca las tiendas de esa ciudad.

No sé si habías pensado en ello, pero esta idea es brutal, ya que como siempre estos ejemplos son sencillos para facilitar su explicación y que puedas entenderlo rápidamente, pero imagina que tuviéramos un listado considerable de tiendas, tener que buscar en todas ellas cuando yo previamente he seleccionado una ciudad.

Bueno pues nos ponemos manos a la obra, para ello seleccionaremos la columna de las ciudades y la copiaremos en otra columna.

Vamos a datos quitar duplicados, dejándonos registros únicos, tan sencillo como ir a Datos > Quitar duplicados, y darle a aceptar para que nos elimine las ciudades duplicadas y nos deje solo valores únicos. Muy sencillo.

Tendríamos el siguiente aspecto en nuestra hoja:

hoja validación datos

A esta lista más reducida de ciudades le vamos a poner un nombre de rango, y dirás ¿y esto que es? Muy fácil, como sabes cada celda tiene un nombre, que consta de la letra de la columna y el nº de fila, celdas A2, B5…

Bien pues donde nos indica este nombre de celda, también podemos indicarle un nombre de un rango para poder hacer cosas con él muy interesantes.

Para ello seleccionaremos este listado único y le pondremos un nombre, en este caso CIUDADES

¿Ves? ahora nos aparece el nombre en la esquina superior izquierda:

hoja validación datos

Muy importante pulsar Intro después de escribir ciudades para que coja el rango de datos.

Ahora nos iremos al formulario anterior y crearemos la lista de validación de datos con las ciudades.

Para ello nos iremos a Datos > Crear lista de validación, y en el asistente, en vez de escribir las ciudades de forma manual o hacer referencia a ellas simplemente escribiremos un =CIUDADES.

cuadro validación datos

Y como puedes ver ya tienes el listado creado de ciudades para poder pinchar y seleccionar la que consideres.

resultado validación

Vamos a dejar seleccionada una cualquiera, en este caso por ejemplo Madrid.

Ahora queremos crear otra lista desplegable, que solo me ofrezca en este caso las tiendas de Madrid, no todo el listado completo.

Para ello asignaremos en primer lugar el nombre de la ciudad a cada rango de tiendas bajo el método anterior, simplemente seleccionando el grupo de tiendas de Madrid y poniendo el nombre correspondiente MADRID.

Y lo repetiremos con todos los grupos de tiendas, recuerda pulsar el intro después de indicar el nombre de cada rango para que se quede correcto, sino no cogerá el registro.

Ahora nos vamos de nuevo a nuestro formulario y crearemos otra lista de validación de datos aplicando la fórmula =INDIRECTO($A$2)

Quedando el asistente de la siguiente forma:

cuadro datos validación excel

Como ves ahora en función de que ciudad tengamos seleccionada solo nos mostrará las tiendas que pertenezcan a esa ciudad:

validación dependiente

Un resultado brutal y una herramienta que nos va a ser muy útil, para poder crear formularios homogéneos y que además tengan un aspecto profesional.

Teniendo en cuenta lo sencillo que ha sido es una herramienta para tener en cuenta ¿verdad?

Bueno si quisiéramos rematar el trabajo, aunque ya no tiene que ver con cómo crear una lista de validación desplegable, tan sencillo como incorporar un BUSCARV a la celda de las ventas para buscar la tienda dentro del listado origen, quedando de la siguiente forma:

BUSCARV validación

Ya lo tenemos completo, ya podemos seleccionar la ciudad, y en función de ella seleccionar la tienda solo de su listado correspondiente y las ventas aparecerán automáticamente.

No pierdas de vista esta herramienta, importar datos para un dashboard, un formulario de presentación de datos, para obtener información… las utilidades son miles y lo tienes al alcance de tu mano.

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Descárgate el archivo del ejemplo para practicar.

Listas-Validacion-Datos-Dependientes

¡Compartir es vivir!
Miguel Antúnez
 

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Rafa

Un método alternativo, que no requiere quitar duplicados ni asignar nombres detalladamente:

https://m.youtube.com/watch?v=AmE7JfpS4bM

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