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Plantilla check list para no olvidarte de nada nunca más

Hacía algún tiempo que llevaba buscando una plantilla para comprobar las tareas diarias que me quedaban por hacer. Para este tipo de plantillas no soy muy exigente pero ninguna de las que encontraba me gustaba porque si quería dar por finalizada una tarea tenía que cambiar el formato de varios elementos (color de la fuente, tachado del texto, etc.). Así que he decidido crear mi propia plantilla para comprobar tareas (CheckList).

¿Qué requerimientos busco?

Igual de importante que fijar un objetivo (facilitar el “tachado” de tareas finalizadas) es el de crear unos hitos o requerimientos que debe cumplir la plantilla. Estos son los que he pensado:

  • No quiero utilizar ni una sola función de hoja (solo usaré VBA).
  • Posibilidad de agrupar varias tareas en temas. Estos temas funcionarán como contenedores de dichas tareas, es decir que si se finaliza un tema, se finalizarán todas las tareas que contenga.
  • El manejo debe ser sencillo. Nada de teclado. Solo se empleará el ratón haciendo doble clic.
  • Al hacer doble clic en una casilla de verificación de una tarea, ésta se marcará y el texto se sombreará dando a entender que se ha finalizado. Al hacer de nuevo doble clic, la casilla se desmarca y el texto de la tarea volverá a su estado inicial.
  • Al hacer doble clic en la casilla de verificación de un tema (contenedor), todas las tareas que contiene se marcarán como finalizadas. Si se hace de nuevo doble clic, volverán a su estado inicial.
  • Si se finalizan varias tareas del mismo tema (no todas), el estado del tema se convierte en “Mixto”.
  • Para ir observando el estado global de todas las tareas de la hoja se hace necesario un marcador donde se irá reflejando el porcentaje completado.

Además de resolver estos puntos también quiero que trabajar con listas grandes no sea muy aburrido, que no tenga que darle a la rueda del ratón para desplazarme arriba y abajo.

¿Cómo está hecha la plantilla de comprobación de tareas?

Si no te apetece leer cómo he llegado a crear la plantilla y las herramientas que he utilizado, puedes pasar directamente a la siguiente parte donde te explico cómo utilizarla. Sin tener en cuenta el formato condicional que cambia la fuente de color cuando se finaliza una tarea, el trabajo principal se desarrolla en poco más de 100 líneas de código VBA. Este código está dividido en dos zonas:

  • Un módulo estándar donde alojo las funciones definidas por el usuario (UDF) y un par de macros que colapsan/expanden los temas y marcan/desmarcan todas las tareas de un mismo tema.
  • Un módulo de hoja que contiene el evento que al hacer doble clic en cualquiera de las zonas correctas, llama a las macros del módulo estándar.

Como me he propuesto que el usuario solo utilice el ratón para manejar la plantilla, he dividido la zona de datos en cuatro zonas para que al hacer doble clic en cada una de ellas, se ejecute un código u otro. checklist ayuda excel Como puedes ver en la imagen, solamente tres zonas ejecutan las macros.

  • Al hacer doble clic en la zona “Títulos” se identifica el valor que contiene la columna B en esa misma línea. Si se trata de un valor de un solo carácter, el código del evento buscará en las celdas no vacías de la columna B otros valores que comiencen por ese carácter. Todas las filas que se encuentren que comiencen con el caracter de la columna B se ocultarán automáticamente.
  • Si haces doble clic en la zona “Tareas del tema”, (columna E) todas las celdas de la columna E que comiencen por el mismo carácter en el que se ha hecho clic cambiarán el estado de “Desactivado” a “Activado”, lo que hará que se cumpla la condición dada en el formato condicional (la fuente se vuelve gris y se tacha). Si se vuelve a hacer doble clic, se vuelve al estado anterior.
  • En caso de que se haga doble clic en una celda de la columna E de una tarea individual, se cambiará el estado de dicha tarea.

 

¿Cómo se utiliza la plantilla de comprobación de tareas?

Su utilización es bastante sencilla. Solamente debes agrupar las tareas escribiéndolas en la plantilla. Una vez rellena, tan solo debes hacer doble clic en la casilla de verificación en la celda de la derecha de la tarea y listo. Dicha tarea quedará finalizada. También puedes finalizar un grupo completo de tareas haciendo doble clic en la casilla de verificación de la fila que contiene el título del Tema. Si estás trabajando con una larga lista de tareas puedes colapsar cada grupo haciendo doble clic en el título. Otro doble clic, expandirá de nuevo las tareas. A medida que vayas finalizando tareas, verás que la celda E2 va cambiando tanto el porcentaje de tareas terminadas como el color para que vayas analizando en todo momento el estado total de tareas terminadas.

“¿Qué ocurre si quiero agregar más columnas para introducir datos?”

Puedes agregar tantas columnas como quieras entre la columna B y la columna con las casillas de verificación, ya que el código seguirá funcionando igualmente. Lo mismo ocurre si quieres elimina alguna columna. Mientras sea una de las que se encuentran entre la columna B y la columna con las casillas de verificación, no hay ningún problema.

“¿Y si quiero agregar o eliminar tareas?”

Si no te hacen falta todas las tareas que he incluido en la plantilla simplemente elimina las filas correspondientes. En caso de que quieras agregar más tareas a un grupo de tareas, copia una fila de las que ya están listas y la insertas donde desees. Asegúrate de modificar el código de la tarea (1.1, 2.1, 2.2,…) para que puedas colapsar correctamente las tareas. También puedes agregar nuevos temas de la misma forma. Asegúrate de que el número de la izquierda es diferente a los demás temas para que se colapse correctamente. En caso contrario, al hacer doble clic en un tema se colapsarían dos o más temas completos.

“No me gusta el diseño, ¿Puedo cambiarlo?”

¡Claro que sí! Puedes cambiar colores, bordes, rellenos, las alturas de las filas. Lo único que no debes cambiar es el tipo de fuente de la columna con las casillas de verificación. Podrás ver que he puesto Wingdings2 como fuente, lo que hace que el símbolo de la libra esterlina y la R, se conviertan en casillas desactivadas y activadas. No me enrollo más. Ya sabes que el movimiento se demuestra andando, así que descárgate la plantilla y úsala para ver cómo funciona.  

Plantilla Checklist
Título: Plantilla Checklist (8660 clics)
Tamaño: 40 KB

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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Luis Villalobos - 04/05/2015

Muchas gracias, sus archivos son una ayuda extraordinaria!

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danilo - 05/05/2015

Gracias por compartir tus conocimientos.
Saludos.
Danilo

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Antonio - 05/05/2015

Muchas gracias, creo que me será de gran ayuda.
Un gran saludo amigo.

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Sebastián Encina - 05/05/2015

Excelente, de mi autoría tenía una planilla muy parecida…… pero ni ahí que se le acerca a tu TREMENDO APORTE.
GRACIAS

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Yury Villarruel - 05/05/2015

Como siempre un gran aporte, muchas gracias por compartir su conocimiento. Éxitos para usted.

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Guillermo - 05/05/2015

Excelente archivo, lo descargaré para mirar y subir un escalon mas en mi proceso evolutivo en el mundo exceliano.

Gracias.

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Wilmer Rivas - 05/05/2015

Que DIOS lo bendiga muchas gracias por compartir su conocimiento, me a sido de mucha ayuda….

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Rodrigo - 06/05/2015

Muy buen archivo, muchas gracias por compartir todo su conocimiento, es de mucha ayuda……gracias

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Sergio - 06/05/2015

Gracias por descargarlo y utilizarlo. Me gustaría que me dijeseis para qué tipo de tareas lo habéis utilizado.

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Guillermo - 07/05/2015

Sergio esta muy bueno el archivo, pero, no se si es muy atrevido pedirte que nos dieras unos tips de control de calidad para ver si nuestras herramientas cumplen con un requerimiento que está expuesto por un experto, en este caso tu criterio que eres un MVP.

Si en dado caso te molestó la solicitud retiro mipetición y te pido mil disculpas.

Saludos

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Rosendo Montañez - 07/05/2015

Excelente tu aporte Sergio, mil gracias

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Rosendo Montañez - 07/05/2015

Esta plantilla puede ser utilizada tambien en el desarrollo de actividades adminutrativas, de auditoría, pagos de los diferentes impuestos, etc.

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Jose Gutierrez Ramirez - 18/07/2015

Excelente Macro… Gracias Compadre por compartir… eres un DURO…

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Francisco Salgado G. - 14/12/2015

Sergio buenos dias, quiero agradecerte por toda la ayuda que has brindado con los archivos que has subido ya que a mi en lo personal me han servido mucho, pra realizar mejor mi trabajo.

Gracias y que Dios te siga bendiciendo mucho.

Saludos desde Mexico

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Rose - 23/03/2017

Muchas gracias!!!

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Rafa416 - 05/04/2017

excelente, la usarè para verificar trabajos en la escuela pendientes

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Esteban - 11/05/2017

Hola gracias por tu archivo, te tengo una consulta rápida, es posible de alguna forma que al realizar la marca del checkbox inmediatamente ingrese la fecha ??????

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    Sergio - 11/05/2017

    Claro que es posible, Esteban. Del siguiente código, busca en la macro la primera y la segunda línea y agrega la última línea debajo (que no existe):

    ' Si la celda está activada, se desactiva
    ActiveCell.Value = C_Marcada
    ActiveCell.Offset(0, 2) = Date

    Responder
XABI - 17/05/2017

Buenas tardes Sergio. Me podrías indicar paso a paso lo que tengo que hacer para añadir más bloques de tareas?, Es que copio y pego pero no consigo que funcionen. Gracias por este gran aporte.

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    Sergio - 17/05/2017

    Xabi, al final del artículo indico lo que puedes hacer en caso de que necesites agregar más tareas. Échale un vistazo.

    Responder
XABI - 17/05/2017

Si lo sé Sergio, lo he mirado pero lo unico que entiendo yo(desde mi corta experiencia en macros) es que lo unico que hay que hacer es copiar y pegar y camibar la numeración de la nueva tarea, ????

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    Sergio - 17/05/2017

    Aunque no lo he llegado a probar, creo que funcionará bien. La macro que ya está incluida en la plantilla trabaja con cualquier número de filas. Prueba y me cuentas.

    Responder
      Alex - 19/05/2017

      Hola Sergio… me pasa igual que a Xabi… al copiar, pegar y cambiar la numeración no la detecta como una tarea del tema… es decir no deja ponerle check ni avanza el porcentaje… que puedo hacer?… gracias por tu invaluable apoyo.

      Responder
        Sergio - 19/05/2017

        En primer lugar, selecciona una o varias filas completas y pulsa Ctrl + C para copiarlas.
        A continuación pulsa con el botón derecho del ratón en el encabezado de la fila donde quieras insertar los nuevos datos.
        Selecciona la opción Insertar celdas copiadas.

        Una vez se hayan copiado los datos, no hace falta ni ponerle numeración.

        Acabo de seguir estos pasos y en mi equipo funciona bien.

        Responder
          Alex - 19/05/2017

          Correcto…. muchas gracias Sergio… lo que estaba haciendo era copias y pegar, por esa razón no funcionaba. pero haciéndolo de esta manera funciona correctamente. Muy agradecido!

          Responder
Esteban - 17/05/2017

Buenas tardes Sergio,
Gracias por tus respuestas, me podrías ayudar solamente como debo modificar la macro para cuando marque la casilla del check NO tache toda la fila con el contenido que se encuentre en ella

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    Sergio - 17/05/2017

    Esteban, el tachado de la fila es un formato condicional. Para eliminarlo ve a la ficha Inicio y haz clic en Formato condicional. A continuación pulsa en Borrar reglas – Borrar reglas de toda la hoja.

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