Cómo organizar los datos de una plantilla o informe

El 99% de las plantillas de Excel no están diseñadas para durar en el tiempo.

¿Por qué?

Muy sencillo: En cuanto nos encomiendan una tarea donde se debe utilizar Excel, nos lanzamos inmediatamente sin pensar si en el futuro habrá que hacer modificaciones.

En primer lugar piensa si la plantilla que vas a crear, la seguirás utilizando a largo plazo. El esfuerzo que impone este tipo de plantillas es mayor que si vas a utilizarla para un simple cálculo rápido, ¿no crees?

Una súper plantilla tiene varias partes bien diferenciadas, que te aconsejo separar en hojas:

  • Los datos, que es de donde se alimenta.
  • La presentación, que es la parte “bonita” de la plantilla, donde se muestra el resultado.
  • Los cálculos. Se utilizan para transformar los datos en el resultado final. Sólo la utilizo en caso de cálculos muy complejos.
  • La configuración. Si el usuario final debe introducir o seleccionar algún dato (por ejemplo el mes del que desea extraer el informe).

Te muestro un ejemplo muy sencillo que creé para hacer el seguimiento de la facturación de una  empresa de lácteos He modificado la mayoría de los datos para preservar su anonimato:

datos

Como ves, la hoja datos contiene la información relativa a las ventas, que es introducida a mano.

En la hoja informe, he creado una tabla de doble entrada donde se resumen las ventas mensuales por producto (también podría haberlo hecho con una tabla dinámica…).

informe

En la hoja Configuración puedes ver una celda donde hay que introducir el año del que se quiere ver el informe.

configuracion

Al cambiar el año, también cambia el mismo informe. De esa forma no tendrías que crear un informe para cada año.

 

Descarga la plantilla y juega con ella. Si tienes alguna duda, plantéala en los comentarios.

empresa-lacteos
Título: empresa-lacteos (211 clics)
Tamaño: 424 KB

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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