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Minicurso “Crea macros eficientes” Fase 2: Planificación de la macro

Una vez descifradas las necesidades del usuario, y con lápiz y papel en la mano, le propongo al cliente la macro o aplicación que necesita para cubrirla. Es un paso bastante delicado ya que, dependiendo de la planificación que haga, obtendré un tipo de aplicación u otra.

Al igual que con la fase de recopilación de datos del correo anterior, para planificar cada macro o aplicación, me valgo de un sencillo esquema:

Cómo planificar la macro

  • Estructura de archivos. Dependiendo de cada necesidad, sería posible utilizar un libro con muchas hojas, varios libros con menos páginas o un archivo de plantilla.
  • Estructura de los datos. Es importante pensar dónde se van a almacenar los datos (en la misma hoja, en otras hojas, en otros libros o en bases de datos externas). Cuanto más volumen de datos, más me decanto por las bases de datos Access.
  • ¿Fórmulas o VBA? Dependiendo de la complejidad de los cálculos, puede que no sea necesario utilizar VBA para desarrollar la aplicación.
  • ¿Complemento o libro? Si la macro o aplicación a desarrollar no depende de una plantilla alojada en un libro, me inclino más por utilizar un complemento. Se pueden instalar fácilmente y estarán disponibles paa cualquier libro que se utilice en el equipo.

libro-complemento

  • Versión de Excel. Cada nueva versión de Excel añade funciones que no se pueden utilizar en versiones anteriores. Dependiendo del equipo o equipos donde se vaya a ejecutar la macro o aplicación, adapto la programación a una versión u otra (o varias).
  • Control de errores. Saber gestionar los errores y ocultar los posibles mensajes de error es una parte muy importante del desarrollo de una macro o aplicación. Al usuario final le resulta muy molesto tener que pelearse con mensajes que no entiende.
  • Uso de herramientas de Excel. Dependiendo del objetivo de la macro o aplicación puede que sea necesario utilizar herramientas como tablas dinámicas, validación de datos, Solver, conexiones con bases de datos, etc.
  • Problemas de rendimiento. Este es el momento de analizar posibles problemas de rendimiento de la macro. Normalmente busco la forma más rápida de ejecutar las macros de la aplicación aunque deba escribir más código para ello.
  • Seguridad. Aunque ya cuento con las herramientas de protección de celdas, hojas y libros que ofrece Excel, evito mediante algunos procedimientos de VBA usos inadecuados de la aplicación. Si accidentalmente un usuario no autorizado hace alguna modificación o elimina una fórmula, se pueden obtener errores o resultados equivocados.

vba candado

Es muy importante que tengas en cuenta las posibles modificaciones posteriores que pueda tener la aplicación, para adaptar los procedimientos antes de que se produzca ese cambio.

En el próximo artículo te hablaré de la interfaz de usuario más adecuada para cada aplicación.

Nos vemos…

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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Alex

Muy buena, esta interesante

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Jimenez Rony

Me gustaría aprender un poco mas de los complementos, no sabia que hablarías esa parte aquí, y me parece genial.
Éxitos.

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Francisco

Sergio
Eso quiere decir, que antes de realizar cualquier intento de programar, es necesario realizar “pruebas de escritorio” para ver por donde nos pueda fallar nuestra aplicación..?

Y ya posteriormente empezar a programar?

Muy interesante. Y EXCELENTE!!!

Saludos.

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    Sergio

    Francisco, necesario no es, pero si quieres que la macro funcione en todos los escenarios que puedan darse ahora o en el futuro, hay que estudiarlo más detenidamente…

    Responder
Eduardo

Hola Sergio, en “Estructura de los Datos” mencionas Acces. Yo solo lo conozco superficialmente, pero al mencionarlo quieres decir, hacer todo en Acces o solo la base de datos en Acces y vincular a excel, quedé con la duda, ya que justamente trabajo con más de 30.000 artículos, pero cambiar el habitual Excel que todos usamos en la oficina a Acces suena complejo, a no ser que te refieras a solo la base de datos.

Saludos.
Eduardo Duarte

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    Sergio

    Eduardo, puedes integrar Excel y Access de muchas formas. En la que estaba pensando al escribir el artículo, que además es la más se suele pedir, es la de utilizar Access solamente para almacenar los datos. Excel se usaría para el resto: gestión de los datos y extracción de consultas.

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