Una vez descifradas las necesidades del usuario, y con lápiz y papel en la mano, le propongo al cliente la macro o aplicación que necesita para cubrirla. Es un paso bastante delicado ya que, dependiendo de la planificación que haga, obtendré un tipo de aplicación u otra.
Al igual que con la fase de recopilación de datos del correo anterior, para planificar cada macro o aplicación, me valgo de un sencillo esquema:
Cómo planificar la macro
- Estructura de archivos. Dependiendo de cada necesidad, sería posible utilizar un libro con muchas hojas, varios libros con menos páginas o un archivo de plantilla.
- Estructura de los datos. Es importante pensar dónde se van a almacenar los datos (en la misma hoja, en otras hojas, en otros libros o en bases de datos externas). Cuanto más volumen de datos, más me decanto por las bases de datos Access.
- ¿Fórmulas o VBA? Dependiendo de la complejidad de los cálculos, puede que no sea necesario utilizar VBA para desarrollar la aplicación.
- ¿Complemento o libro? Si la macro o aplicación a desarrollar no depende de una plantilla alojada en un libro, me inclino más por utilizar un complemento. Se pueden instalar fácilmente y estarán disponibles paa cualquier libro que se utilice en el equipo.
- Versión de Excel. Cada nueva versión de Excel añade funciones que no se pueden utilizar en versiones anteriores. Dependiendo del equipo o equipos donde se vaya a ejecutar la macro o aplicación, adapto la programación a una versión u otra (o varias).
- Control de errores. Saber gestionar los errores y ocultar los posibles mensajes de error es una parte muy importante del desarrollo de una macro o aplicación. Al usuario final le resulta muy molesto tener que pelearse con mensajes que no entiende.
- Uso de herramientas de Excel. Dependiendo del objetivo de la macro o aplicación puede que sea necesario utilizar herramientas como tablas dinámicas, validación de datos, Solver, conexiones con bases de datos, etc.
- Problemas de rendimiento. Este es el momento de analizar posibles problemas de rendimiento de la macro. Normalmente busco la forma más rápida de ejecutar las macros de la aplicación aunque deba escribir más código para ello.
- Seguridad. Aunque ya cuento con las herramientas de protección de celdas, hojas y libros que ofrece Excel, evito mediante algunos procedimientos de VBA usos inadecuados de la aplicación. Si accidentalmente un usuario no autorizado hace alguna modificación o elimina una fórmula, se pueden obtener errores o resultados equivocados.
Es muy importante que tengas en cuenta las posibles modificaciones posteriores que pueda tener la aplicación, para adaptar los procedimientos antes de que se produzca ese cambio.
En el próximo artículo te hablaré de la interfaz de usuario más adecuada para cada aplicación.
Nos vemos…
