Minicurso «Crea macros eficientes» Fase 1: Recopilación de datos

El principio de todo. Si no sabes lo que necesita el cliente (no lo confundas con el usuario final), poco le vas a poder ayudar a automatizar las tareas con Excel.

Hace algún tiempo me creé una serie de pautas, que sigo una a una, para averiguar qué es exactamente lo que necesita el cliente y así poder adaptar mi trabajo a su forma de hacer las cosas.

Pautas para recopilar datos

  • Ponerme en la piel del cliente. Intentar averiguar por mí mismo qué es lo que necesita, sin ninguna pista, casi siempre trae problemas en el futuro.

Empatía

  • Hablar con el usuario final. Si tengo la opción intento hablar con las personas que van a tratar día a día con mi macro. Los directores o supervisores me dan ideas generales, pero ellos no serán los que se peleen con la aplicación, sino los usuarios finales.
  • Observar la forma de trabajar del usuario final.Este paso suele ahorrarme bastante tiempo, ya que puedo aprovechar los archivos de Excel del usuario para crear la aplicación. En caso de que no pueda hacer esta integración, por lo menos tengo una idea con qué tipo de datos trabajan y las acciones que realizan.
  • Averiguar los recursos con los que trabaja. Normalmente me fijo en el hardware y el sofware con el que suele trabajar el cliente, prestando atención a la arquitectura de los equipos y a las versiones de los sistemas operativos y de Office. De esta forma, se puede adaptar todavía más la futura macro.
  • Identificar la versión de Excel que utilizan los equipos. Indispensable. Aunque Microsoft intenta por todos los medios que todos los usuarios tengan instalada la última versión de Excel, más de la mitad de los usuario no tienen Office actualizado. Aunque no suele plantear problemas, conviene conocer la versión de Excel que utiliza la empresa para poder adaptar mejor las macros.

logos excel

  • Conocer los conocimientos informáticos del usuario final. Esta información me ayuda a diseñar cada macro de forma adecuada, adaptando la interfaz a la destreza o conocimientos de la persona que la utilizará.
  • Conocer la vida útil del libro que contendrá la macro. ¿Se esperan cambios durante el tiempo que durará el proyecto? Dependiendo de la respuesta puedo invertir más o menos tiempo en la planificación. Si se necesita una macro para importar una serie de artículos a la base de datos de una tienda online, cuando termine la importación, se termina la vida de la macro. Si por el contrario, se trata de un proyecto más largo, planifico las cosas con otra perspectiva.

Algo que siempre doy por sentado a la hora de comenzar un nuevo proyecto es que las características de los libros de Excel cambiarán cuando termine mi trabajo. Es algo que casi siempre ocurre, así que debes preverlo antes de lanzarte manos al teclado.

Una vez recopilados todos estos datos, ya estoy listo para dar el siguiente paso.

En la siguiente fase te desvelaré los elementos que tengo en cuenta a la hora de elegir el tipo de aplicación que necesita el cliente.

 

¡Nos vemos!

 

Sergio

21 comentarios en “Minicurso «Crea macros eficientes» Fase 1: Recopilación de datos”

  1. Gabriel Bonilla

    Hola Sergio. Como introducción, estos pasos que mencionas son muy importantes para el desarrollo de las hojas….
    Gracias por darte un tiempo para instruir a la gente que tenemos deseos de aprender.
    Saludos.

  2. !!!Excelente inicio del mini curso, ansioso de recibir las siguientes lecciones.!!!

  3. Hola Sergio

    Muchas gracias por la primera lección, excel me sirve de mucho para los diseños y mis clases de docente

    saludos

  4. Jorge Luis Perez J.

    Sergio, que buen comienzo.

    Asi es que se deben sentar las bases : con solidez.

    Muchas gracias por esa deferencia tan especial y por tú tiempo para todos nosotros,estaremos pendientes.

    Cordial saludo,

  5. Gracias por recordar que para una adecuada gestión del tiempo, lo primero es frenar el ímpetu de ponerse al teclado, para establecer bien las bases de lo que necesitamos crear.
    Saludos

    1. Hay veces que ese ímpetu te ayuda a salir de una situación urgente, pero no es lo normal. Si al comenzar ya te pones delante del teclado, seguramente tendrás que hacer modificaciones en el futuro porque no has tenido en cuenta algo importante…

  6. Gracias para darte un tiempo para instruirnos, excelente que DIOS te bendiga…

  7. Felicitaciones Sergio por esta iniciativa interesante que ayudara a muchos con tus conocimientos y las maravillosas herramientas que posee integradas en este gran programa a facilitar sus actividades cotidianas a traves de la automatizacion con las macros y el entorno de programaciln vbproject.

  8. Muchas gracias, efectivamente hay que centrar la atención en los que verdaderamente van a utilizar las hojas.

  9. Muchas gracias por tus aportaciones Sergio, la verdad es que se ve desde otro punto de vista las hojas de calculo y su potentes herramientas que nunca llegamos a descubrir.
    sinceramente muchas gracias.

    1. Fede, eso creo que nos pasa a todos. Puede que yo tenga una visión que a ti ni se te ha pasado por la cabeza y tú puedes tener otro enfoque al que yo nunca llegaría…

  10. Buenas tardes.
    Entiendo perfectamente. La base de todo son lo cimientos..!
    Ansioso por las siguientes lecciones.
    Agradecemos tu esfuerzo para transmitir tus conocimientos tan valiosos.
    Saludos.

  11. Edgar Santoyo

    Gracias Sergio;
    Es importante recordarnos esas pautas, que a veces por el afan no tenemos en mente, felicitciones y muchas gracias por dedicar parte de tu tiempo a transmitir conocimientos, son meritos que la humanidad te reconocera

Los comentarios están cerrados.

Sergio

Sergio

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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