Minicurso «Crea macros eficientes» Fase 1: Recopilación de datos

El principio de todo. Si no sabes lo que necesita el cliente (no lo confundas con el usuario final), poco le vas a poder ayudar a automatizar las tareas con Excel.

Hace algún tiempo me creé una serie de pautas, que sigo una a una, para averiguar qué es exactamente lo que necesita el cliente y así poder adaptar mi trabajo a su forma de hacer las cosas.

Pautas para recopilar datos

  • Ponerme en la piel del cliente. Intentar averiguar por mí mismo qué es lo que necesita, sin ninguna pista, casi siempre trae problemas en el futuro.

Empatía

  • Hablar con el usuario final. Si tengo la opción intento hablar con las personas que van a tratar día a día con mi macro. Los directores o supervisores me dan ideas generales, pero ellos no serán los que se peleen con la aplicación, sino los usuarios finales.
  • Observar la forma de trabajar del usuario final.Este paso suele ahorrarme bastante tiempo, ya que puedo aprovechar los archivos de Excel del usuario para crear la aplicación. En caso de que no pueda hacer esta integración, por lo menos tengo una idea con qué tipo de datos trabajan y las acciones que realizan.
  • Averiguar los recursos con los que trabaja. Normalmente me fijo en el hardware y el sofware con el que suele trabajar el cliente, prestando atención a la arquitectura de los equipos y a las versiones de los sistemas operativos y de Office. De esta forma, se puede adaptar todavía más la futura macro.
  • Identificar la versión de Excel que utilizan los equipos. Indispensable. Aunque Microsoft intenta por todos los medios que todos los usuarios tengan instalada la última versión de Excel, más de la mitad de los usuario no tienen Office actualizado. Aunque no suele plantear problemas, conviene conocer la versión de Excel que utiliza la empresa para poder adaptar mejor las macros.

logos excel

  • Conocer los conocimientos informáticos del usuario final. Esta información me ayuda a diseñar cada macro de forma adecuada, adaptando la interfaz a la destreza o conocimientos de la persona que la utilizará.
  • Conocer la vida útil del libro que contendrá la macro. ¿Se esperan cambios durante el tiempo que durará el proyecto? Dependiendo de la respuesta puedo invertir más o menos tiempo en la planificación. Si se necesita una macro para importar una serie de artículos a la base de datos de una tienda online, cuando termine la importación, se termina la vida de la macro. Si por el contrario, se trata de un proyecto más largo, planifico las cosas con otra perspectiva.

Algo que siempre doy por sentado a la hora de comenzar un nuevo proyecto es que las características de los libros de Excel cambiarán cuando termine mi trabajo. Es algo que casi siempre ocurre, así que debes preverlo antes de lanzarte manos al teclado.

Una vez recopilados todos estos datos, ya estoy listo para dar el siguiente paso.

En la siguiente fase te desvelaré los elementos que tengo en cuenta a la hora de elegir el tipo de aplicación que necesita el cliente.

 

¡Nos vemos!

 

Sergio

Sergio

Sergio

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.
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