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Explorando el mundo de los Slicers de las Tablas dinámicas

Hoy cuento en Ayuda Excel con la colaboración de Miguel Caballero, al que considero un gran experto en Tablas dinámicas y he aprendido muchos trucos sobre ellas en su blog.

Hoy viene a ofrecer a Ayuda Excel el segundo de los tres artículos que ha preparado para mostrar todos los secretos sobre Tablas dinámicas y cómo pueden ayudarnos a analizar cualquier tipo de datos en tu trabajo diario.

Hoy nos hablará de la segmentación de datos o Slicers.

Adelante, Miguel…

 

Los filtros son una de las funcionalidad de Excel que permite encontrar un sub conjunto de datos dentro de un rango siguiendo una característica en particular, ocultando los datos en la columna que no cumplan esa restricción, los filtros se pueden aplicar en rangos, tablas de Excel y tablas dinámicas, sin embargo, contamos con una formas más amigable para que un tercero tenga un experiencia más agradable, por eso el día de hoy quiero compartir con ustedes una entrada dedicada a una característica de Excel no muy antigua que sorprendió a todos a partir de la versión 2010 “Los Slicers”.

 

¿Qué son los Slicers?

Los Slicers o también denominados segmentación de datos, son un objeto de Excel que permite insertar filtros de una manera interactiva. En esencia cumplen con la misma función que un filtro normal, no obstante, ofrecen muchas más ventajas y son realmente útiles, además, de contar con una apariencia muy llamativa particularmente atractivas para diseñar Dashboards. Pero para tener un concepto más claro sobre los Slicer vamos a trabajar con ellos.

[box type=”info”] Los Slicer en la versión de Excel 2010 solo están disponibles para tablas dinámicas. A partir de la versión 2013, se pueden insertar con Tablas de Excel.[/box]

Ejemplo

Tomemos la tabla de datos que utilizamos en la entrada anterior:

 

Imagen 01

 

Recordemos que la tabla muestra el registro de unidades vendidas de las partes de una bicicleta y su serie.

Los campos representan:

  • Año: Año de registro.
  • Tipo Serie: Tipo de bicicleta y que serie correspondiente.
  • Parte: Parte que fue vendida.
  • Cantidad: Número de unidades vendidas.
  • Tipo: Cual es el tipo de bicicleta.

Se quiere dejar un reporte interactivo para poder analizar las unidades vendidas sin importar el filtro seleccionado.

Solución

Si eres nuevo en la temática de tablas dinámicas te recomiendo que le des un vistazo a la entrada anterior: Guía de Introducción a las Tablas Dinámicas o que estudies este vídeo que cubre lo básico. Continuando, ubicamos en el Área de filas el campo Parte, en el Área de valores el campo Cantidad y en el Área de columnas el campo Tipo. De esta manera la tabla dinámica queda con el siguiente aspecto:

 

Imagen 02

 

Ahora bien, podríamos ubicar en el Área de filtros el campo Año para poder hacer el respectivo análisis, sin embargo, vamos a utilizar la funcionalidad de segmentación de datos para obtener un aspecto más llamativo en el reporte.

 

Creando un slicer

Para crear un slicer, ubicamos la celda activa en algún lugar de la tabla dinámica y nos dirigimos a la pestaña Analizar , grupo Filtrar y seleccionamos la opción Insertar Segmentación de Datos, mira la imagen debajo:

 

Imagen 03

 

Cuando elegimos esta opción aparece el cuadro de dialogo Insertar Segmentación de Datos:

 

Imagen 04

 

Aquí debemos seleccionar los campos de la tabla dinámica que serán utilizados como filtro para crear uno o varios slicers. Para este caso solo seleccionaremos el campo año y, posteriormente presionamos el botón Aceptar.

Automáticamente aparece este objeto,  así es como luce:

 

Imagen 05

Así es como aparece en la hoja de calculo:

Imagen 06

 

Sin embargo, al mover el cursor sobre sus bordes, aparece la opción para moverlo como cualquier forma y para ubicarlo donde deseemos:

 

Imagen 07

 

Para seleccionar un filtro basta solo con llevar el cursor a cualquiera de los botones que aparecen al interior de los Slicers y seleccionarlo. Para este ejemplo, escogeremos el año 2009:

 

Imagen 08

 

Una vez presionado el botón o el filtro de nuestra preferencia, como se ve en la imagen, se resalta solo la selección y los demás botones pierden su color, para indicar que se está filtrando el año 2009, además en la parte superior derecha del Slicer el icono de filtro, asegura que se ha seleccionado un filtro.
Imagen 09

 

Para hacer la selección de dos filtros o más, basta solo con tener presionada la tecla Ctrl al hacer clic sobre los botones del Slicer:

 

Imagen 10

 

De esta manera, la tabla dinámica muestra en conjunto la información para los años 2009 y 2010.

[box type=”info”] Los Slicers son un objeto independiente de la tabla dinámica, es decir que no pertenecen al conjunto de elemento de un reporte.[/box]

 

Opciones de los slicers

Al seleccionar algún Slicer aparece una nueva pestaña en la Cinta de opciones denominada Opciones, en la cual se pueden hacer cambios de configuración o de apariencia:

  • Tamaño: Aquí podemos ajustar el tamaño del Slicer, indicando las medidas que queremos que tenga el slicer, pero, ajustar el tamaño también se puede hacer con el cursor presionando el borde del slicer y manteniendo el botón izquierdo se pueden reajustar las medidas.

 

Imagen 11

 

  • Botones: en estas opciones podemos definir cuántas columnas de botones tendrá el Slicer, así como el tamaño de cada botón.

 

Imagen 12

 

  • Estilos de segmentación de datos: Aquí podemos personalizar el Slicer escogiendo un diseño predeterminado. Además, existe la posibilidad de crear un diseño propio de Slicer que nosotros deseemos.

Imagen 13

 

Imagen 14

 

Imagen 15

 

  • Segmentación de datos: Aquí podemos modificar la configuración del Slicer, cambiar el nombre del objeto, además de las conexiones de informe.

 

Imagen 16

 

Al presionar la opción Configuración de Segmentación de datos, aparece el siguiente cuadro de dialogo, que permite hacer configuraciones avanzadas sobre el Slicer, según las necesidades que se tengan:

 

Imagen 17

 

Ahora bien, aquí hay una opción bastante útil. Se trata de la opción Conexiones de Informe, cuya ventaja radica en que podemos manipular varias tablas dinámicas con un solo Slicer. Verás que esto es muy útil para personalizar cada vez más un informe.

 

Controlar varias tablas dinámicas con un Slicer

Para que dos o mas tablas dinámicas sean controladas con un Slicer lo primero que debemos hacer es seleccionar el Slicer presionar la opción Conexiones de Informe:

 

Imagen 18

 

Ahora, aparece el siguiente cuadro de dialogo:

 

Imagen 19

 

Como podemos apreciar, aquí se muestran los reportes de tabla dinámica que esta conectado al Slicer año, para vincularlo a la otra tabla, basta con seleccionar la tabla dinámica 2 y presionar aceptar.

 

Imagen 20

 

Ahora, podemos manipular ambas tablas con el mismo Slicer.

Para finalizar, te quiero contar que existe otro tipo de Slicer denominando Escala de Tiempo. Te aseguro que vas a quedar cautivado por ellos, pero este post ha terminado, si quieres saber más sobre este tipo de segmentación de datos, puedes ver el siguiente vídeo tutorial: https://youtu.be/bFUnMX8n6Ag

Además, si quieres aprender a potencializar aún más tus informes de tablas dinámicas no olvides leer el libro Tablas Dinámicas, La Quinta Dimensión, el cual te brindara una nueva perspectiva sobre lo que puedes hacer con Excel y en específico con Tablas Dinámicas

 

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

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Alfonso

Es un gusto que un Profesional pueda, a los que a èsta altura (edad) cuando iniciamos los MANUALES de Agua Potable, Alcantarillado, Bovedas, Puentes, Tanques Reguladores Superficiales y Elevados, las formulas y nuestros calculos eran a mano, en base a las tablas de varillas, resistencias, y se proponian las resistencias de los concretos Armados, Ciclopeos, Mamposterìas, etc. manejamos un poco la informatica y la maquina de escribir, cuando nuestros Planos los empezamos a Mano, Tablas, y apoyo de informaciòn, Gracias porque hay Alguien pueda iniciarnos, con nuestra poca informaciòn de INFORMATICA, solo cursitos de introducciòn YA TOMAREMOS UN CURSO FORMAL, gracias.

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Jesus martinez

gracias

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Moises Guzman

muy bueno, conocimientos nuevos adquiridos gracias a su excelente informacion, es de admirable su dedicacion

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Aura Reyes

Hola!
Mi Excel está en español. Necesito un código VBA que me muestre en una celda lo que se ha seleccionado en un segmentador de datos.

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Martin

Buenos días te queria hacer una consulta tengo una planilla de la que surgen varias tablas dinamicas, ahora queria generar unos slicer y para eso la queria convertir en una tabla pero al intentarlo me sale un mensaje de error que me dice “una tabla no se puede superponer sobre un rango que contenga un informe de tablas dinamicas, los resultados de una consulta, celdas protegidas u otra tabla” te agradezco si me podes ayudar a solucionar este problema, saludos.

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    Sergio

    Martín, ese mensaje aparece porque al actualizar la tabla dinámica, machaca otros datos que puedas tener en la hoja.

    Asegúrate de que no existen datos en la parte de abajo o a la derecha de la tabla que vayas a actualizar.

    Espero que te sirva.

    Responder
Marce

Excelente post! solo tengo una duda y no encuentro como resolverla: si uso slicers, ¿cómo hago para proteger la hoja y que no se bloqueen los mismos?

Responder
    Sergio

    Hola marce. Cuando la hoja está bloqueada es posible utilizar una macro para desbloquear la segmentación de datos. En concreto debes utilizar la propiedad slicer.locked.

    Saludos

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      Octavio

      Como hago la macro “Slicer.locked”? Gracias

      Responder
        Sergio

        Octavio, Locked es una propiedad de Slicer ¿qué deseas obtener con ella?

        Responder
Carmen

Gracias!

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Manuel

Hola Muy buena tu explicación, excelente información y ayuda, mi pregunta es: ¿se pueden realizar esta segmentacion de datos o slices en las hojas de google drive? o que otra forma se puede realizar en la hoja de calculo de drive, gracias

Responder
    Sergio

    Manuel, según el blog de Ben Collins, es una característica recien implementada y sí es posible utilizarlos. Yo todavía no he tenido oportunidad de trabajar con ellos.

    Responder
Antonio

Hola Sergio, muy útil la información gracias. Tengo una pregunta: ¿Cual es el maximo de conexiones soportadas por los slicers?

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    Sergio

    Hola, Antonio!

    Microsoft no dice nada al respecto (por lo menos en la página de límites de Excel), pero supongo que serán 256 las conexiones máximas, ya que también es el número máximo de filtros que se pueden establecer y, los slicers, no dejan de ser un filtro.

    Responder
Matias

Hola. Muy buena exposición. Te planteo un problema que me surgio: tengo una hoja con dos tablas dinámicas que tienen igual origen de datos y compartes campos Filtro. Cuando creo el slicer y quiero establecer la conexión entre las dos tablas dinámicas, el menú de conexiones solo me muestra una de las tablas (la que está vinculada al slicer). La otra no aparece. A qué se debe??

Responder
    Sergio

    Matías, en este tutorial, mi tocayo Sergio Alejandro Campos nos muestra cómo conectar dos tablas dinámicas a una sola segmentación de datos. Comprueba también la versión de Excel que estás utilizando. No recuerdo qué versión fue la primera en poder habilitar esta característica.

    Responder
Susana Hernández

hola, muchas gracias por tu artículo, después de años nos sigue funcinando.
tengo una cosulta, desde hace tiempo he tenido problemas al momento de acutalizar slicers, ya que haciendo nuevas tablas dinámicas en mi hoja, quiero agregar un nuevo slicer y me aparecen en claros (como si no tuviera información el slicer) funcionan, pero me da mucha intriga el no saber qué pasa al momento de que me salgan en claro los botones de selección, es más, si configuro la opción de: “Hide items without no data” se borra el contenido del slicer. No sé sí me esté dando a entender, si tienes algún correo en donde pueda mandarte la imagen te lo agradecería.

¡saludos!

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James

Buenas tardes, tengo una base de datos bastante robusta de la cual generé una tabla dinámica y de ellas diferentes gráficas dinámicas e hice uso de los slicers, pero me gustaría saber si es posible tener un slicer estilo “fecha” pero para un rango de valores, es decir, tengo una lista de valores en porcentaje, posteriormente estos porcentajes los empleo para hacer rangos y de estos rangos sacar promedios de los valores asociados a dicho valor, por lo tanto cree un slicer asociado a estos porcentajes pero me aparece como una lista de botones que son funcionales seleccionando uno o varios de ellos pero si pudiera tenerlos como el formato de fecha donde pueda desplazarme de derecha a izquierda y seleccionar distintos valores continuos podía crear los rangos de porcentajes directamente desde el slicer y se vería mucho mejor, no se si eso sea posible.

Responder
    Sergio

    Hola James!
    Busca información acerca de agregar escalas de tiempo… son perfectas para tu tabla. Podrás segmentar las fechas para obtener los datos que necesitas.

    Responder
      James

      Hola, muchas gracias por la ayuda, exactamente eso hice pero me encontré con un error bastante peculiar, todas mis tablas dinámicas fueron creadas a partir de una tabla de excel que yo construí a partir de una base de datos, de las tablas dinámicas introduje algunos gráficos dinámicos pero al añadir la escala de tiempo me percate que la base de datos tenia errores en las fechas tal vez de los encargados de actualizar dicha tabla, errores como 2190, 2109 o 2029 en lugar de “2019” por lo cual me fui a la tabla original y corregí dichos errores pero ahora al actualizar mis tablas dinámicas y mis gráficos dinámicos la escala de tiempo no se actualiza, ya probé eliminándola y creándola nuevamente pero no se corrige, incluso al presionar sobre alguno de esos valores no me muestra resultados porque esos errores ya no existen, como podré solucionar este error?.
      Saludos y muchas gracias.

      Responder
        Sergio

        James, tienes razón. He simulado tu contexto y, como dices, las fechas no se eliminan de la escala de tiempo. Había pensado que su comportamiento sería similar a la segmentación de datos, pero veo que no tiene opciones de configuración. ¿Probaste a cerrar el archivo y a volverlo a abrir? Con ciertas herramientas que utilizan conexiones de datos, funciona bien.

        Responder
          James

          Lo hice pero no funcionó, probé actualizando tabla por tabla, la tabla de excel, los gráficos, borrando la escala e introduciendo una nueva pero no se borran, creo que los datos mal introducidos en un origen a la hora de crear la tabla de excel se quedaron almacenados en algún lugar específico que a pesar de modificar la base de datos original y actualizar la tabla de excel los slicers retoman los valores originales mal escritos, sería factible omitir este error pero en mi caso la barra de desplazamiento se ve mal porque al tener un año tan alejado como 2190 se volvió demasiado pequeña y la escala se ve muy mal, le quité mejor la barra de desplazamiento aunque me gustaría saber como corregir el problema correctamente.

          Responder

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