3

EXCELeINFO add-in y cómo ahorrar tiempo con Excel

Hoy cuento en Ayuda Excel con la colaboración de Sergio Alejandro Campos, MVP Excel y creador de uno de los complementos para Excel más completos. Hoy conoceremos un poco mejor su trabajo.

Adelante, tocayo…

Llevo más de 15 años usando Excel y siempre estoy viendo la manera de cómo hacer las cosas más rápido, ya sea con combinaciones de teclas o incluso desarrollando macros. Es por eso que en el año 2010 me decidí a crear un complemento para Excel donde pudiera plasmar aquellas herramientas que me han facilitado el uso de Excel y manipulación de datos.

EXCELeINFO add-in es un complemento el cual tiene más de 40 herramientas con un único objetivo: ahorrar tiempo con Excel. He elegido las 8 herramientas que me ayudan en el día a día  y sin las cuales ya no imagino mi trabajo administrando datos.

Guardar hojas en archivos separados

Cuando majemos muchas hojas en nuestros archivos, en más de alguna ocasión hemos necesitado que cada una de esas hojas se un archivo independiente. Con esta herramienta tendrás la facilidad de elegir aquellas hojas que requieras guardar individualmente, así como tener la opción de elegir el tipo de archivo en que se guardarán. Las opciones de tipo de archivo son:

  • Libro de Excel (.xlsx).
  • Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).
  • Libro de Excel 97-2003 (.xls).
  • Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt).
  • CSV (delimitado por comas) (.csv).
Ahorrar tiempo con Excel 1

Guardar hojas en archivos separados

 

Enviar hoja activa por email

En lo personal espero que sea de las herramientas más utilizadas, sobre todo en ámbitos laborales. La pregunta es, ¿cuántas veces has tenido la necesidad de enviar sólo la hoja activa por correo electrónico, pero además con cierto formato?

Ahorrar tiempo con Excel 2

Enviar la hoja activa por email requiere que tengamos un cliente de correo configurado en nuestra PC

 

Insertar filas y columnas

Esta herramienta nos da la facilidad de insertar n cantidad de filas o columnas, ya que tiene un formulario que nos permitirá introducir dichas cantidades. La ventaja de esta herramienta sobre el comando Insertar de Excel, es que si nos toca administrar bases de datos, llega el momento en que necesitamos insertar la cantidad exacta de filas o columnas, y de manera manual se vuelve tedioso y se pierde mucho.

Ahorrar tiempo en Excel 3

Insertar filas y columnas ahora es más ágil

 

Depurar texto

De todas las herramientas, este conjunto para depurar textos es de lo mejor. Es de lo más común que tengamos que manipular celdas con texto sucio o “dirty data” como se le conoce en inglés. Estas herramientas nos permitirán depurar texto mediante:

  • Convertir texto a MAYÚSCULAS, minúsculas, Nombre Propio y Tipo oración.
  • Convertir números provenientes de páginas Web a datos que Excel reconozca y pueda realizar cálculos.
  • Eliminar espacios excesivos.
  • Eliminar caracteres acentuados.
Ahorrar tiempo con Excel

Con las herramientas de texto es más sencillo depurar nuestras bases de datos

 

Crear índice con links

Esta herramienta será útil sobre todo cuando tenemos un archivo con muchas hojas de cálculo. Al usarla se crear una lista con los nombres de cada hoja y en cada nombre hay un hipervínculo que te dirige a dicha hoja.

Ahorrar tiempo con Excel

Crear índice con links

 

Eliminar filas o columnas vacías

Uno de los problemas comunes a los que nos enfrentamos en Excel es que de repente nuestro archivo sube de tamaño y muchas veces no sabemos el motivo. Las razones por las que un archivo de Excel aumente su tamaño inexplicablemente pueden ser diversas, desde tener muchos formatos en las celdas hasta tener celdas sin uso. En una de las pruebas realizadas, EXCELeINFO add-in logró reducir el tamaño de un archivo de 38 MB a solo 363 KB.

Ahorrar tiempo con Excel

Reduce el tamaño de tus archivos de manera considerable

 

Actualizar todas las Tablas Dinámicas

Si eres de los que acostumbran tener varias Tablas dinámicas en un archivo de Excel, ésta herramienta es para ti. Para no tener que elegir la opción Actualizar en cada de tus Tablas, puedes actualizar todas desde un mismo lugar, además de tener la opción de que las mismas Tablas queden configuradas para que se actualicen al abrir el archivo.

ahorrar tiempo con Excel

Ahorra tiempo con Excel actualizando todas las Tablas dinámicas en un solo paso

 

Normalizar / unifcar bases de datos

Cuando trabajamos con bases de datos, siempre nos topamos con registros que vienen escritos de manera diferente, pero que muchas veces se refieren a la misma cosa, tal es el caso de apellidos, departamentos. Dicha diferencia en captura provoca que nuestros filtros o tablas dinámicas no sean efectivas.

La herramienta que se incluye en esa versión del add-in intenta resolver el tema de las bases ‘sucias’, permitiendo filtrar todos los datos únicos e identificarlos para unificar los nombres y así normalizar/unificar nuestras bases para un mejor manejo en las distintas herramientas que nos ofrece Excel para manejo de bases de datos.

El primer paso que realiza la herramienta es un filtro avanzado sobre la columna elegida, para después llenar el ListBox del formulario y hacer el conteo de cada uno de los registros únicos. Al final podemos elegir los registros a unificar y asignarles la captura que deseemos.

Ahorrar tiempo con Excel

Esta herramienta nos permitirá unificar registros en nuestras bases de datos

 

 

Si estás interesado en Optimizar tu tiempo en Excel, no dudes en descargar EXCELeINFO add-in y en dar tu opinión en los Comentarios.

¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

Haz clic aquí para dejar un comentario 3 comentarios
francesc pahissa matas - 07/08/2016

Bueno he leído esto y creo que si me puede ir bien , no dice lo que cuesta el curso ó no lo he sabido ver ya me dice lo que vale.

gracias

Responder
    Sergio - 07/08/2016

    Francesc, es gratis. Lo puedes bajar desde la página de Sergio Campos

    Responder
    RafaelOl - 27/08/2016

    Pero cada programa tiene claras ventajas, segun el tipo de datos que administre y lo que desee hacer con esos datos. Por ejemplo, si el objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder multiples usuarios, Access es la mejor opcion, mientras que Excel resulta mas adecuado para datos numericos complejos que desea analizar en profundidad.

    Responder

Escribe una respuesta: