Mis buenas prácticas en Excel

Desde hace unas semanas vengo leyendo en blogs y páginas dedicadas a Microsoft Excel, algunos artículos (cada vez más frecuentes) sobre usabilidad, buenas prácticas y estandarización de hojas de cálculo.

Son tres conceptos que vengo implementando en las plantillas y modelos de Ayuda Excel desde hace bastante tiempo, que me están facilitando enormemente, tanto el trabajo como la asistencia técnica a los usuarios.

Mediante la usabilidad pretendo hacer que los archivos sean accesibles por la mayoría de los usuarios y en todos los entornos, evaluando y probando cada plantilla en varias versiones de Excel y en distintos sistemas operativos. De esta forma se evitan problemas futuros cuando se actualizan los programas de Office o se cambia de sistema operativo. Además de esto, y para que el usuario se sienta familiarizado con las hojas de Excel, utilizo formularios estándar con botones y controles situados siempre en las mismas posiciones, aumentando así la “navegavilidad” de la aplicación

Las buenas prácticas o, como lo llamo yo, “Estilos de trabajo”, son un conjunto de normas de comportamiento que utilizo para dotar a las plantillas de consistencia:

• Diseño previo en papel de la estructura, fórmulas herramientas a utilizar, estructura de macros (si proceden).
• Separación de hojas con cálculos de informes finales.
• Instrucciones visibles de la utilización del archivo.
• Utilización de nombres de rangos y tablas para facilitar la lectura de las fórmulas.
• Identificación del tipo de contenido de cada celda sin tener que situarse en ella.

Tanto las buenas practicas como la usabilidad deben presentarse en hojas de cálculo con una estructura adecuada. Existen muchos tipos de estructuras dependiendo de la finalidad del modelo de Excel. En la web de Spreadsheet Standards Review Board se puede ver el tipo de estructura que utilizo en los archivos. Se trata de una estructura muy completa que se adapta a la mayoría de los casos.

Siguiendo estas reglas básicas he conseguido que la intuición de los usuarios a la hora de utilizar otras aplicaciones, me sirva para minimizar las consultas sobre la utilización de los modelos.