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curanilahue

CORRESPONDENCIA EN EXCEL Y WORD

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Estimados amigos:

Entiendo que es posible sistematizar una correspondencia uniendo excel con word mediante una macro.

Con el sistema tradicional, tengo la mala suerte que la traslado de PC y tengo que hacer todo el proceso de unir la base de datos y el word nuevamente o a veces por cualquier motivo la hoja de word pierde la conexión con la de excel.

Se me ocurre que mediante el modelo que adjunto (que es solo una idea no hay nada desarrollado) pudiera realizarse sin problemas.

En el excel que subí van los posibles datos y como iría la base de datos de quienes reciben las cartas y el word como modelo de lo que podría ser la carta final.

Al pulsar en botón de creación de cartas debieran salir tantos ejemplares como receptores habrá.

Agradezco su gentileza, como siempre.

 

BaseDatos.xlsx

CartaModelo.docx

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@curanilahue , te dejo una solución. En la carta he insertado unas tablas, para que el pasar los datos sea más fácil (sin bordes). El código está comentado para que puedas ver los pasos. Ambos ficheros deben estar en el mismo directorio.

En el código están las líneas para imprimir o guardar. la de imprimir está comentada para que no tenga efecto. Si en vez de guardar las cartas, prefieres imprimirlas directamente, descomenta la de guardar y comenta la de imprimir, o descomenta las 2 si quieres guardar e imprimir.

Prueba y comenta

 

Copia de BaseDatos.xlsm

CartaModelo.docx

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Hola curanilahue ( y Haplox)

 

En lo personal, creo que realizar un ejercicio de correspondencia con macros de Excel, es complicarse la existencia.  Si se usa la herramienta "Correspondencia" de Word, se podrá hacer mucho más fácil, sin macros, y configurando los campos para que se presenten tal y como los deseamos. Usando esta herramienta en Word, se puede conectar con otro Word (con una base de datos 'Tabla'), Excel, Access y con casi cualquier otra base de datos.

Hay que aclarar que con esta herramienta de Word a los campos tipo "Fecha" y "Número" se les tiene que asignar el formato deseado.

Pero si solo se va a trabajar texto como es en este caso, el proceso es simple y no requiere de configurar los campos.

En Word, se crea la "Carta Modelo" con todos los datos que no cambian, y luego se hace la conexión con Excel usando la herramienta "Correspondencia" e indicando donde se requiere cada campo.

Te recomiendo ver el siguiente enlace de "Correspondencia combinada"

 

Saludos

Servando Villalón

 

 

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@ServandoV, yo hace años tuve la necesidad de hacerlo desde Excel, ya que ya tenia un programa hecho y solo tenia que mandar felicitaciones de Fin de Año a Clientes, y como lo indicas yo también estaba acostumbrado a usar Word y me iba de maravilla, pero como ese programa no lo utilizaba yo directamente a ellos no entendían la mecánica de Enviar Correspondencia de Word y mejor les hice una macro que lo hiciera desde Excel.

Saludos.

P.D.: Y si es complicarse la existencia, por eso cada programa se especializa en cierta tarea.

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Funciona bien,

Hace 22 minutos , ServandoV dijo:

Hola curanilahue ( y Haplox)

 

En lo personal, creo que realizar un ejercicio de correspondencia con macros de Excel, es complicarse la existencia.  Si se usa la herramienta "Correspondencia" de Word, se podrá hacer mucho más fácil, sin macros, y configurando los campos para que se presenten tal y como los deseamos. Usando esta herramienta en Word, se puede conectar con otro Word (con una base de datos 'Tabla'), Excel, Access y con casi cualquier otra base de datos.

Hay que aclarar que con esta herramienta de Word a los campos tipo "Fecha" y "Número" se les tiene que asignar el formato deseado.

Pero si solo se va a trabajar texto como es en este caso, el proceso es simple y no requiere de configurar los campos.

En Word, se crea la "Carta Modelo" con todos los datos que no cambian, y luego se hace la conexión con Excel usando la herramienta "Correspondencia" e indicando donde se requiere cada campo.

Te recomiendo ver el siguiente enlace de "Correspondencia combinada"

 

Saludos

Servando Villalón

 

 

Servando:

Voy a leer cada uno de los ejemplos que me recomiendas.

Agradecido de tu preocupación.

Igual para Leopoldo, que siempre está atento.

Un abrazo

 

 

Edited by curanilahue

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Hace 59 minutos , curanilahue dijo:

Funciona tal como quería solo dos detalles, como especificar que sea una, varias o todas las que se van a guardar o imprimir???

No entiendo :huh:. La macro crea una carta por cada nombre en el Excel (Clientes?). Antes de pasar al siguiente cliente, como te dije, puedes bien:

  • Guardarla
  • Imprimirla
  • Guardarla e imprimirla

 

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Reitero, la carta funciona excelente. Dentro de lo que había pensado. Me agrada el diseño.

El problema está en que cuando anoto un solo destinatario igual crea cuatro cartas, lo mismo si coloco dos o tres, siempre crea las cuatro que actualmente tengo allí y si coloco un directorio más grande, siempre son todas.

Para eso te envío dos capturas de pantalla en la foto uno, marco un solo destinatario

5a2rk5.jpg

Resultado, cuatro cartas, debiera hacer solo una.

Esto aparte, ¿existe la posibilidad que sea un solo archivo para que sea más fácil imprimir?

y alguna posibilidad de distinguir entre hombres y mujeres, creo haber visto en alguna parte que si colocaba una letra M (mujer) en la columna antes del nombre la identificaba automáticamente como Sra o Srta., en todo caso es solo una consulta.

Gracias por su amabilidad.

2cd95bp.jpg

 

 

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Hace 6 horas, curanilahue dijo:

Resultado, cuatro cartas, debiera hacer solo una.

Esto aparte, ¿existe la posibilidad que sea un solo archivo para que sea más fácil imprimir?

Entonces hay que cabiar la filosofía de la macro. Te dejouna nueva solución con formulario. En él puedes elegir a quién quieres enviarles las cartas. Une los ficheros y guarda esa carta "total" con el nombre "todos".

He creado un nuevo directorio llamado "cartas". En él se guardan las cartas individuales y la total. En el formulario, cuando usas el botón "Imprimir", te imprime la carta total y BORRA TODOS LOS FICHEROS del directorio "cartas".

De esta manera cada vez que crees cartas E IMPRIMAS, el directorio se vacía pra las siguientes cartas que crees.

En el formulario puedes introducir la fecha, el párrafo1 y el párrafo2. prueba y comenta. Lo que no he llegado a entender es lo de hombre/mujer :huh:

Crear Cartas.zip

Edited by Haplox

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Consulta, es para 32 o 64 bits (yo tengo ambos) ahora lo he probado en 32 y me da los siguientes mensajes:

20johl3.jpg

219owo2.jpg

Respecto a lo del sexo en los clientes que reciben la carta:

Encontré un proyecto exactamente igual a lo que yo quiero; (pero tiene problemas), en este mismo foro y que tiene esa función a través de una fórmula concatenada en la cual no hay que colocar los vocativos (en este caso es reemplazada por estimado y estimada, yo prefiero señor y señora).

Espero ser claro y lamento las molestias.

Un abrazo.

Edited by curanilahue

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Hace 4 horas, curanilahue dijo:

es para 32 o 64 bits

Debería ser igual, no se declara ninguna función. A mí no me ha dado en nigún momento ese error. Prueba lo siguiente:

  • extrae la carpeta del  ZIP en el escritorio
  • Abre todos los ficheros word y excel uno por uno. Si te pregunta por habilitar las macros, hazlo y guardalo tal cuál
  • Haz esto con el excel y el word principales
  • si hay algún fichero en la carpeta "cartas" (no creo), bórralas

 

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Disculpa, tienes razón funciona excelente.

¿Te puedo pedir un último esfuerzo?  Podrías separar la palabra Sr. y el nombre y dejar el encabezado así:

Sr.
Juan Pérez C
Abogado

y acortar la distancia entre este encabezado y el primer párrafo. Es por un asunto de pretensión estética mía.

No me atrevo a meterme en la macro. Gracias

Un abrazo.

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Hace 6 horas, curanilahue dijo:

No me atrevo a meterme en la macro. Gracias

Modifica el fichero Word a tu gusto y súbelo, no tiene nada que ver con la macro (bueno, algo sí :rolleyes:). Son tablas, así que se pueden mover, insertar o eliminar filas, etc.

Súbela tal cuál la quieras y se modifica la macro. Una vez creada, solo sería cambiar algo en el código

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