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Excel + access para entorno multiusuario


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Buenos días,

Tengo una duda sobre el funcionamiento de una futura aplicación. Actualmente en uno de los departamentos vienen utilizando, para guardar el mismo tipo de datos, varios ficheros excel. Un fichero para cada zona o destino.

Esos ficheros están conectado a uno "global" y mediante una macro genero una hoja con todos los datos de TODOS los ficheros, para luego hacer una dinámica, un par de gráficos, etc.

Mi idea es migrar todo eso a un fichero access y utilizar excel con formularios para manejar esos datos y extraerlos cuando sea necesario. Pero no tengo claro cómo hacerlo.

Supongo que deberé crear un excel para cada uno de los usuarios ¿verdad?, por aquello de que no se bloqueen unos a otros. Y ya desde estos excel conectar con el fichero access.

¿Qué ocurre si hay varios usuarios accediendo o insertando datos el mismo tiempo?

¿Es necesario tener instalado access para poder conectarlo con excel?

Muchas gracias.

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Hola!, yo hice un proyecto así

Te comento, muy buena tu idea al hacer una BD en Access en común para todos, es mucho mejor que manejar varias pequeñas BD en Excel, ahora te comento las limitaciones:

- La velocidad de procesamiento se mantendrá constante hasta que la BD supere los 2GB, a partir de ahí verás que la velocidad de procesamiento se vuelve más lenta

- No es necesario que tengas a Access instalado

- Access solo acepta que hasta 10 usuarios puedan trabajar al mismo tiempo, es decir si tienes 11 o más trabajadores ingresando información a una misma tabla en Access no se guardarán algunos registros

Lo recomendable es que crees un Excel y que al inicio le coloques un usuario y contraseña, de ahí solo copias el archivo y le cambias esa información, también puedes hacer que solo exista un archivo Excel (en una carpeta compartida) el cual pueda ser abierto por varios usuarios al mismo tiempo, pero lo tendrías que hacer con libros compartidos, y no te recomiendo usarlos ya que un libro compartido pierde muchas propiedades, como que el proyecto se bloquea y ya no puedes editarlo a menos que lo descompartas, no te permite generar tablas dinámicas, entre otros

Por último te recomiendo que le coloques una contraseña a tu BD en Access

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Muchas gracias,

No creo que el fichero access vaya a llegar nunca a esos 2 GB... Espero que ni se acerque al giga. De hecho mi idea es utilizar un fichero por año por lo que el tamaño no será un problema.

El tema de los usuarios veo que tampoco será un problema, cómo mucho serán seis o siete los que tengan acceso y no creo que todos vayan a conectarse al mismo tiempo (sería mucha casualidad) pero no está de más saberlo.

Los excel compartidos nunca han sido mis preferidos. En determinados casos si que son muy útiles pero para ésto creo que mejor un excel por usuario. Mi idea es añadir uno o dos campos en la tabla de la bbdd para registrar el usuario que guarda/modifica datos y la fecha.

Lo de la contraseña lo tengo pensado, si. No me gusta que toqueteen sin saber qué están haciendo.

Muchas gracias por los consejos :)

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  • 96 ¿Te parecen útiles los tips de las funciones? (ver tema completo)

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    • Si  no me he liado con los paréntesis: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Application.ScreenUpdating = False Application.Calculation = xlManual Application.EnableEvents = False If Not Intersect(Target, Range("$L$5:$Y$9")) Is Nothing Then Range("E22") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E21")) Range("E23") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E19")) Range("E24") = Range("E23") - WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I7")) Range("I22") = WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I21")) Range("I4") = Range("E23") * 0.1 Range("I5") = Range("EN10") * Range("EN11") Range("I6") = Range("E23") * 0.0127 Range("I7") = Range("E23") * 0.006 Range("I25") = Range("E22") - Range("I22") Range("I12") = Range("E24") * 0.03 Range("C7") = Range("EQ8") - Range("EQ9") + Range("EN13") + Range("EN14") + Range("EN15") + Range("EN16") Range("C9") = Range("EQ9") + Range("EN17") + Range("EN18") + Range("EN19") Range("E7") = Range("E4") / Range("C4") * 7 / 44 * 1.5 * Range("C7") Range("E8") = Range("E4") / Range("C4") * 7 / 44 * 0.3 * Range("C8") Range("E9") = Range("E4") / Range("C4") * 7 / 44 * 1.3 * 1.5 * Range("C9") End If Application.Calculation = xlAutomatic Application.ScreenUpdating = True Application.EnableEvents = True End Sub  
    • Hola de nuevo a ambos, @daren, tu archivo lleva excesivos datos, que creo no son necesarios para la información final que buscas. Te subo otro archivo, simplificado al máximo, que, si lo he entendido bien, con esta fórmula simplificada: =CONTAR.SI('Casos de Prueba'!I:I;"OK")*('Casos de Prueba'!I1="Resultados Ciclo "&COLUMNA(A5)) se calcularía el primer dato, que se encuentra en la columna I. Copiando la fórmula a la derecha las celdas que necesites, se completaría el rango.  Tu fórmula la coloco en D7, y esta nueva en D9, que como ves (si, repito, he interpretado bien lo que buscas), da los mismos resultados. ---------------------------------------------------------------- En cuanto a: Aquí tienes, en el mismo archivo (Hoja 3) lo que devuelve tu fórmula cuando hay un determinado dato en A1 y en B2. No llego a entender qué es lo que quieres exactamente.  Tal vez con una pequeña explicación de lo que esperas obtener, sea suficiente para poner el hilo a la aguja. ? ----------------------------------------------------------------- En el caso de que falte por añadir o evaluar alguna otra variable o parámetro (en tu primer post hablabas sólo de 'OK' y ahora veo que en el archivo figuran además 'KO' y 'BLOCK'), por favor, intenta emular el ejemplo del archivo que estoy subiendo; añade EXCLUSIVAMENTE esos datos en la hoja allá donde proceda, explicando dónde o cómo deben contarse o sumarse. Mejor trabajar siempre con datos anónimos y reducidos. Desconozco si en tu archivo alguno de esos datos puede considerarse confidencial, pero seguro que no interesan a nadie. Mucho mejor obviarlos. Saludos, Plantilla V3 (B).xlsx
    • buenas noches, quisiera saber si puedo mejorar mi macros que se encuentra en el evento change de la hoja de calculo de Excel, son códigos de cálculos básicos, además si me pudieran ayudar a reducir el código o darme algún tip para reducirlo yo mismo estaría muy agradecido.  de ante mano muchas gracias     Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)     Application.ScreenUpdating = False     Application.Calculation = xlManual     Application.EnableEvents = False              If Not Intersect(Target, Range("$L$5:$Y$9")) Is Nothing Then             Sub todo()          Range("E22") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E21"))     Range("E23") = WorksheetFunction.Sum(Range("E4:E19"))     Range("E24") = WorksheetFunction.Sum(Range("E23") - WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I7")))     Range("i22") = WorksheetFunction.Sum(Range("I4:I21"))     Range("I4") = Range("E23") * 0.1     Range("I6") = Range("E23") * 0.0127     Range("I5") = Range("EN10") * Range("EN11")     Range("I7") = Range("E23") * 0.006     Range("I25") = Range("E22") - Range("I22")     Range("I12") = Range("E24") * 0.03     Range("C7") = WorksheetFunction.Sum(Range("EQ8") - (Range("EQ9"))) + Range("EN13") + Range("EN14") + Range("EN15") + Range("EN16")     'Range("E7") = WorksheetFunction.Sum(Range("C7") * ((Range("E4") * 0.0077777)))     Range("C9") = Range("EQ9") + Range("EN17") + Range("EN18") + Range("EN19")     'Range("E9") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 45) * 1.3) * 1.5) * Range("C9")     'Range("E8") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 45) * 0.3)) * (Range("C8"))     Range("E9") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 1.3) * 1.5) * Range("C9")     Range("E8") = WorksheetFunction.Sum(((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 0.3)) * (Range("C8"))     Range("E7") = WorksheetFunction.Sum((((Range("E4") / Range("C4")) * 7) / 44) * 1.5) * Range("C7")          End Sub              End If                  Application.Calculation = xlAutomatic     Application.ScreenUpdating = True     Application.EnableEvents = True     End Sub
    • Buenas perdonad la espera adjunto el fichero Excel y explico mas detallado lo que me solicitan: Lo que me solicitan es que esos CP de la pestaña Casos de prueba los cuales tienen formulas para que cuando se copien y peguen junto a sus pasos el CP se va autoincrementando a 1,2,3 etc...., pero si copias ese CP bien solo con el primer paso o con todos sus  pasos y lo insertas entre dos CP no continua con la numeración, como se ve en la foto al hacer eso el CP insertado continua con la numeración CP2 y el de abajo pone también CP2 no se incrementa ni ese ni el valor de CU que hay a la derecha que también es incremental. Necesitaría que continuara con esa numeración aun insertándolo entre medio de 2 tanto el CP como el CU de la derecha. También me solicitan que el campo Ciclo 1 de la pestaña Resumen es auto incremental cuando copias y pegas va sumando 1, pero en las formulas referentes a Ok KO Y bloqueo al copiar y pegar se mantiene la misma formula , la idea es que cuando copies y pegues la fila donde están los ciclos se autoincremente Ciclo a 1,2,3,4 etc... y la formula de los campos OK,KO y Bloqueos se incremente también pasando de la columna I a la J  luego a la k etc... y que en Resultados Ciclo el numero de la formula también se incremente Resultados Ciclo 1 , 2 ,3 etc... que cambie la columna a la vez que el numero de Resultados Ciclo. Gracias por adelantado un saludo. Plantilla v3 Pruebas.xlsx  
    • Saludos amigos espero estén bien Estoy intentando hacer un formulario que me convierta unidades de masa sin embargo  en el mejor de los casos solo he podido lograr la conversión de una unidad a la vez en los TextBox 1, 3, 5, 7, 9, 11 y 13 y cuando lo logro el resultado que se copia  en la celda no se corresponde con el obtenido originalmente en el Textbox del Formulario (frmconv)  ejemplo al convertir 1900 Kg a Lb el resultado en el TextBox1 =4188,78298142 sin embargo al guardar el resultado lo que se copia en la Celda  "F11" es  418.878.298.142,00, adicionalmente el resultado de la conversión no se visualiza inmediatamente por lo que debo de hacer click en los TextBox 1, 3, 5, 7, 9, 11 y 13  para ver el resultado. Mucho les sabre agradecer la ayuda que me puedan brindar. PRUEBA.xlsm
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