Curva de avance de un proyecto o curva s

[cottavi]

Buenos días/tardes/noches al foro.

Gracias por las ayudas recibidas anteriormente, espero que sepan disculpar mis pocos conocimientos de Excel, aunque confieso que con cada ayuda aprendo más.

Mi consulta se debe a que estoy desarrollando una HDC para mi proyecto de fin de máster y deseo automatizar algunas cosas muy laboriosas que son fuentes de errores recurrentes. En este caso, el dibujo de la curva S para medir el avance del proyecto.

En el archivo anexo, encontraran una hoja llamada Proyecto, donde se colocan los entregables de un proyecto y en las celdas de color azul: sus duraciones, % de avance, etc. Adicionalmente, en la columna % Completado, se colocan las cantidades de trabajo realizado para medir el avance del documento y reflejarlo en la hoja Cronograma.

Una vez colocados los % Completados, se pasa a la hoja Cronograma, donde se dibuja la curva S, que, por medio de los valores SV, SPI, CV y CPI nos dice como está el proyecto (adelantado, atrasado, con sobrecosto, etc.)

El caso es que deseo llenar la hoja Cronograma de forma automática, tomando las fechas de corte del proyecto, los % completados para cada fecha de corte para llenar la columna % de Avance Planificado (PV). Con ello, completo lo que se llama línea base del cronograma (en color azul). Posteriormente y a medida que avanza el proyecto, se colocan en la hoja Proyecto, los avances reales de cada entregable, que pasan a la columna % Avance Ejecutado (EV) de la hoja Cronograma para dibujar la curva de avance real (en color rojo).

Lo cierto es que no he podido encontrar la manera de hacer una macro que me ayude y he decidido irme “a pie”, aquí es donde esta la fuente de los errores recurrentes y por esta razón, solicito su apoyo.

El procedimiento de irse “a pie” en realmente laborioso y se realiza en dos pasos que describo a continuación, para varias fechas de “corte” o fechas de medición del avance del proyecto:

Paso 1.

1. En la fila 12, de la hoja Cronograma, desde la celda B12, coloco todas las fechas de corte de la hoja Proyecto, que están en la fila 10, a partir de la celda M10. Las columnas marcadas en color amarillo, representas las fechas “corte”.

2. En la hoja Proyecto, cada vez que se coloca en la columna H (color azul), el % completado correspondiente a la actividad, se cambia el color de la celda, de gris a azul. Se coloca el % completado de forma tal, que el color azul coincida con la fila amarilla, que representa la fecha de corte. Por ejemplo, para la fecha 05-ene-15, si colocamos en las celdas H13 y H14 un % completado de 60%, el color azul alcanza la fila de color amarillo en la fecha de corte correspondiente (05-ene-15).

3. Luego, se lee en la celda H10, el % completado del Proyecto. En este caso, 1%. Que se escribe en la celda C13, de la hoja Cronograma.

4. Para la fecha de corte 12-ene-15, se coloca en las celdas H13 Y H14, el 100% de la actividad, pues para esa fecha, ya se completo. En las celdas H16 y H17, colocamos el 30% de la actividad completada (para alcanzar la línea amarilla). En las celdas H33, H34, H 35 y H36, colocamos el 30% de la actividad completada. En la celda H11, se observa que él % completado del proyecto es 4% que se escribe en la celda D13 de la hoja Cronograma.

5. Para la fecha de corte, 19-ene-15, se coloca en las celdas H16 y H17, el 80% de la actividad completada. En las celdas H18, H19, H20, H21 y H22, se escribe el 100% en cada actividad. Se observa que las filas cambian de gris a azul y en la celda H11, se lee que él % completado del proyecto es 6%. Que se escribe en la celda E14 de la hoja Cronograma.

6. Se sigue este mismo proceso, fila a fila, en cada fecha de corte, hasta alcanzar en la celda H11 el 100% completado del proyecto.

Ahora bien, esto es para obtener la línea base del cronograma del proyecto, es lo “ideal”, tal como si ninguna actividad programada se adelanta o se atrasa. Estos valores son los que se observan en la fila 13 de la hoja Cronograma. Estos valores son fijos y no cambian nunca.

Paso 2.

Lo que pasa en la realidad, es que los proyectos se atrasan (o se adelantan) y para ello hay que estarlos monitoreando constantemente.

Para obtener el valor “real” del cronograma del proyecto, desde el inicio, se coloca en 0%, todos los avances anteriores y basta con colocar los %´s de avances reales ejecutados a cada fecha de corte y en función de ellos, ver como el proyecto se adelanta o atrasa en relación a la línea base del cronograma (linea azul). Estos valores se reflejan en la celda H11 de la hoja Proyecto y se escriben en la hoja Cronograma, en la fila 14, a partir de la celda C14.

He tratado de explicar el proceso de cálculo lo mas descriptivo y sencillo posible.

Anexo encontraran una versión actualizada del archivo (Rev. 8), con los datos de % de Avance Esperado completos, los valores de % Ejecutado, la curva S de Avance Esperado y la curva S de Avance real a la Fecha, estos valores representan lo que pasa en la vida real, estas diferencias son las que nos permiten estimar la salud del proyecto y tomar las acciones preventivas/correctivas adecuadas, en el momento adecuado.

A partir de estos valores se desprenden otras curvas S relacionadas (costos, alcance, histograma de recursos, desembolsos, etc.), que desarrollare más adelante.

A título informativo, las flechas representan la “ruta critica” que es la secuencia de actividades que, al depender unas de otras, deben iniciarse en la fecha convenida para que el proyecto no sufra variaciones.

Gracias de antemano.

Saludos.

Proyecto Rev 8.rar