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Validación de datos para principiantes

Hoy te voy a hablar de una herramienta que te ayudará a evitar introducir información incorrecta en tu libro de Excel. Te estoy hablando de la Validación de datos.

En el 100% de las plantillas que creo para otras personas, me aseguro de que los datos que introducen en ellas no son incorrectos o cumplen unos determinados requisitos. Puede que el usuario sólo deba introducir números o fechas comprendidas entre un intervalo de tiempo determinado. Imagina qué pasaría si en vez de introducir un número, lo que se introduce es una letra o símbolo… Todos los cálculos matemáticos darían error, ya que no se pueden sumar letras. Pero eso no es lo peor. Si el usuario debe introducir un número comprendido entre 1 y 10 e introduce el número 11, es posible que ni se dé cuenta de que los cálculos son erróneos…

Para solucionar estos posibles errores de introducción de datos, utilizo la herramienta de Validación de datos.

Con ella puedo controlar el tipo de contenido que se introduce en una celda y establecer restricciones sobre los datos que se pueden introducir.

¿Qué tipo de validaciones se admiten?

Con estas cinco opciones puedes alcanzar cualquier tipo de datos que un usuario  sea capaz de introducir:

  • Números: Puedes especificar que sólo se pueda introducir en la celda un número entero o decimal, comprendido entre un máximo y un mínimo o una fórmula que calcule estos límites. Yo utilizo este tipo de validación cuando no quiero que se introduzcan valores mayores o menores a un rango de números específicos.
  • Fechas y horas: Puedes establecer un intervalo de fechas u horas definiendo también valores máximos y mínimos. Esta validación la utilizo normalmente en plantillas de control horario de empresas para impedir que se introduzcan fechas que caen en fin de semana u horas que no correspondan al horario laboral.
  • Longitud: Puedes limitar la cantidad de caracteres introducidos, por ejemplo, en celdas donde se deben escribir códigos postales, números de teléfono, referencias de artículos o matrículas de vehículos.
  • Listas: Puedes elaborar una lista de opciones para una celda, de forma que sólo se pueda seleccionar uno de los valores definidos. Ideal para introducir categorías o referencias de artículos, siempre que las opciones no sean muy numerosas.
  • Personalizada: Es la opción con más posibilidades, ya que puedes crear una fórmula o función para determinar el tipo de valor que se puede introducir.

Crear una validación de datos

Te pongo un ejemplo sencillo:

  1. Observa el listado. En la columna A aparece el nombre de los empleados de una empresa y en la columna B se deben introducir los departamentos a los que pertenecen. Estos departamentos figuran en la columna E.

02 validación datos principiantes

  1. Para aplicar la validación de datos a todo el rango de celdas donde se deben introducir los departamentos, selecciónalo entero.

03 Validación datos principiantes

  1. Pulsa el botón Validación de datos, que se encuentra en la ficha Datos.

01 Validación datos principiantes

  1. Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos.

04 Cuadro validación dedatos

  1. En la pestaña Configuración, selecciona Lista del desplegable que aparece, y asegúrate de que la opción Celda con lista desplegable está marcada.

05 Lista validación de datos

  1. Haz clic dentro del cuadro Origen y a continuación selecciona las celdas que contienen los diferentes departamentos de la empresa.

06 Seleccion datos validación

  1. A continuación pulsa en la pestaña Mensaje de entrada e introduce el título y el texto que quieres que aparezca cuando se selecciona la celda.

07 Mensaje entrada validación de datos

  1. Pulsa en la pestaña Mensaje de error. Aquí debes introducir el titulo y el mensaje que se mostrará si el usuario intenta escribir manualmente un valor que no se encuentra en la lista de departamentos.

08 Mensaje error validacion datos

  1. Haz clic en Aceptar y comprueba que funciona correctamente.

09 desplegable validación datos

 

Resumiendo…

Tanto si creas una hoja de cálculo para tu propio uso personal o para que la utilice otra persona, es conveniente que restrinjas los datos a introducir para evitar que se muestren errores en las celdas o que se realicen cálculos no correctos. Estos últimos son más difíciles de detectar ya que se dan por buenos datos que no lo son. Por eso  te recomiendo que en todas tus plantillas incluyas una validación de datos.

 

Es mejor prevenir que curar, ¿no crees?

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¡Compartir es vivir!
Sergio
 

La destreza y el perfeccionismo quizá sean las dos virtudes que me permiten ayudar a mis clientes a facilitar las tareas administrativas de sus negocios.

Haz clic aquí para dejar un comentario 7 comentarios
iñaki esteban morales - 18/09/2016

Son bastante buenos todos los articulos y ayudan mucho a realizar hojas a los no expertos

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Enric - 18/09/2016

Genial

Responder
DANILO - 18/09/2016

Excelente información
Saludos!!!!!!
Danilo

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jose Rafael - 20/09/2016

Sergio. Profesionalisima información la que nos provees cada vez que elaboras los temas. Es invaluable tu generosidad al guiarnos en el aprendizaje de excel. Éxitos.

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JOSE ALBERTO - 20/09/2016

Muchas Gracias, valiosa información, te comento ya estoy dedicándole tiempo suficiente a excel, te comento ya pague mi carrera de excel y vamos avanzando a partir de hoy, Dios te bendiga y seguiremos adelante.

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MAVECA - 05/10/2016

Me encantan los ejemplos, simples, concretos y prácticos.
Entiendo que la mejor manera de sacar partido a una enseñanza es ésta.
Una vez que te vas enterando de lo que tienes entre manos, ya vas queriendo más y más.
Es de agradecer estos apartados de “principiantes”, porque aunque ya estemos manejando Excel, echar un vistazo atrás y “repasar” cosas que creías que ya sabías te sorprende que algo todavía no sabías, o cuanto menos vas a mejorar.
Gracias

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Yunior - 10/10/2016

muy útil y practico para evitar errores y ahorrar trabajo en la introduccion de datos. algo

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